26 tips voor het selecteren van een EPD of ECD dat bij je praktijk past

selecteren epd of ecdIn no time& zonder zorgen een nieuw EPD of ECD implementeren, begint met het juiste EPD of ECD kiezen voor je praktijk.
Deze 26 tips zijn gebaseerd op 20 jaar praktijkervaring, doe er je voordeel mee.

#1 Pak het aan als een project

Een selectietraject is een project.
Geen groot project in veel gevallen, maar wel een project.
Benader het op die manier en de kans van slagen wordt veel groter.
Maak een planning, stel een projectteam samen en stel een budget vast.

Houd regelmatig overleg en verdeel de taken.
Gebruik sjablonen van allerlei documenten en zorg voor een goed beheer van alle documentatie. Een goed begin….

#2 Benoem een kartrekker

Een persoon die verantwoordelijk is voor het project en de voortgang.
Hij of zij heeft tot taak afspraken te monitoren, overleg te plannen en te zorgen dat eenieder de taken ook uitvoert binnen tijd.
Bij problemen is hij of zij ook aanspreekpunt.

#3 Beschrijf de resultaten die het EPD of ECD moet opleveren.

Het is heel belangrijk om vooraf te bedenken wat een nieuw systeem moet opleveren.
Dit kunnen kwantitatieve en kwalitatieve voordelen zijn. }
Kwantitatieve voordelen zijn winst in tijd of geld.
Een voorbeeld van een groot kwalitatief voordeel is dat gegevens van cliënten altijd beschikbaar zijn, waardoor de zorg of behandeling beter wordt.

#4 Start bij de eigen praktijk en werkwijze

Neem de eigen organisatie of praktijk als uitgangspunt.
Ga altijd uit van de eigen praktijk of organisatie; welke visie en doelen zijn belangrijk, zijn er veel afhankelijkheden van andere instellingen of aanbieders, kunnen cliënten of patiënten gemakkelijk naar andere praktijken uitwijken, etc.

#5 Analyseer alle informatie die wordt vastgelegd en gecommuniceerd

Een ECD of EPD heeft tot doel om gegevens te kunnen vastleggen, raadplegen en communiceren.
Bij aanschaf van een nieuw systeem is het goed om te reviewen wat er precies gedaan wordt.

#6 Analyseer de bestaande manier van werken

In de bestaande processen wordt informatie vastgelegd en gecommuniceerd.
Het is belangrijk om precies te weten welke data door wie wordt vastgelegd en door wie de data wordt geraadpleegd.
Plus welke triggers zorgen dat gegevens worden vastgelegd of geraadpleegd.

#7 Analyseer hoe er binnen de organisatie of praktijk gecommuniceerd wordt

Na de analyse van de bestaande werkwijze is het relevant om de communicatie binnen de organisatie in kaart te brengen.
Gegevens worden gedeeld, er worden opdrachten gegeven om iets op te zoeken, uit te werken, cliënten of anderen te bellen.

#8 Beschrijf de toekomstige situatie

In de bestaande werkwijze gaat een verandering plaatsvinden.
Een nieuw systeem heeft per definitie gevolgen voor de manier van werken.
Als je de nieuwe situatie vooraf beschrijft zorg je voor een referentiekader.
Een referentiekader dat helpt om verschillende EPD of ECD systemen te toetsen.

#9 Betrek de juiste mensen

Niets is zo belangrijk als de juiste mensen op het juiste moment betrekken bij het project.
Wie zijn dat dan?
De juiste mensen zijn degenen die uiteindelijk de invoering van het systeem zullen vormgeven plus de beslissers in de praktijk.

#10 Maak tijd vrij

Tijd vrijmaken is vaak lastig.
Het is heel schaars.
Andere zaken slokken zomaar de tijd op.
Maar zorg dat je minstens 3 mensen voor 4 uur beschikbaar hebt, zodat je de voorbereiding van de selectie goed kan doen.
Gegevens uitwerken, informatie te verzamelen, bespreken hoe de gewenste werkwijze moet zijn.
Daarna komt de informatie van de leveranciers en het selecteren.
Alles kost meer tijd dan je zou willen….
En als je het niet vooraf regelt, komt de dubbele tijd terug om achteraf de problemen op te lossen.

#11 Plan het hele traject zorgvuldig

Zinvol gebruik maken van de gereserveerde tijd is veel gemakkelijker met een goede planning.
Een selectietraject kan volledig vooraf gepland worden, zodat je in een periode van 3 tot 4 maanden de selectie afrondt.
Plan het goed en het resultaat is beter het geeft je veel meer rendement en voortgang.

#12 Beschrijf de eisen die je aan een leverancier stelt

Het doel van een selectietraject is de keuze van een ECD of EPD, een systeem.
Maar je doet zaken met een leverancier, mensen binnen een
En de leverancier is zeker zo belangrijk als het product.
Je gaat immers een jarenlange relatie aan met deze leverancier.

Wat verwacht je van een leverancier?
Dat hij alleen licenties verkoopt of dat hij juist altijd in is voor het uitproberen van nieuwe technologische mogelijkheden?

#13 Een ECD of EPD vraagt onderhoud; denk na over beheer voor je de keuze maakt

Dat kan je uitbesteden, maar een deel zal binnen de eigen praktijk gedaan moeten worden.
Denk aan uitleg aan nieuwe collega’s of het toevoegen van nieuwe collega’s.
Iemand binnen de praktijk moet je verantwoordelijk voor worden gemaakt, bij voorkeur al tijdens de voorbereidingen van de selectie.

#14 Inventariseer welke koppelingen nodig zijn

Functionaliteit van een ECD of EPD is over het algemeen heel compleet.
Maar vaak is er wel een koppeling nodig met bijvoorbeeld een boekhoudpakket verzekeraars, of landelijke systemen om kwaliteitsdata aan te leveren.
Koppelingen zijn duur en het is goed om te weten welke koppeling je echt nodig hebt en welke de leverancier al heeft en welke nog gemaakt moeten worden, speciaal voor jouw praktijk.

#15 Inventariseer welke eisen de wetgever en andere instanties stellen

Maak een overzicht van alle eisen die de buitenwereld stelt aan bijvoorbeeld privacy of aanleveren van gegevens.
Voorbeelden hiervan zijn NEN7510 of de mogelijkheid voor beveiligde communicatie.
Verifieer of de leverancier aan deze eisen voldoet.

#16 Maak een overzicht van alle output die het systeem moet opleveren

Een inventarisatie van alle output, zoals datasets voor kwaliteit, brieven of verslagen, is een goed uitgangspunt om te toetsen of alles in het nieuwe systeem kan worden vastgelegd of eruit geëxtraheerd.

#17 Denk na over toekomstige communicatie met cliënten of patiënten

Een nieuw systeem geeft ongetwijfeld nieuwe mogelijkheden.
En het is niet ondenkbaar dat communicatie met patiënten of cliënten digitaal kan plaatsvinden, of dat hun gegevens gemakkelijker beschikbaar gemaakt kunnen worden.
Dat het kan wil natuurlijk niet zeggen dat het zo ook moet, maar overweeg de nieuwe opties.

#18 Inventariseer de consequenties voor de verschillende samenwerkingspartners

Er zijn maar weinig praktijken die niet met andere organisaties samenwerken.
De communicatie met artsen, paramedici, ouders of soms gemeentes of scholen verloopt in de bestaande situatie op een bepaalde manier.
Heeft een nieuw systeem gevolgen voor die communicatie?

#19 Doe een pre-selectie

Tegenwoordig is het vrij eenvoudig om veel informatie te verzamelen via internet.
Zo is het niet moeilijk om in een dag een hele lijst met relevante leveranciers te verzamelen.
Op basis van die inventarisatie kan al een deel van de aanbieders geschrapt worden.

#20 Raadpleeg klanten van beoogd leveranciers

Niet meteen in een eerste fase, dan blijf je bij je eigen organisatie, maar in een later stadium.
Sommige leveranciers veranderen hun gedrag, nadat je klant bent geworden.

#21 Maak je eigen keuze (en kopieer niet klakkeloos de buren)

De valkuil van datgene kiezen wat de buren hebben, is dat je niet meer nadenkt over je eigen doelstellingen en ambities.

Dus wat onderscheidt je van je collega’s? Niets? Dan kan je gerust hetzelfde systeem nemen.
Toch wel het een en ander?
Overweeg dan om je eigen keuze te maken.

#22 Nodig minimaal 3 leveranciers uit voor een demo

Ik adviseer om minimaal 3 en maximaal 5 leveranciers uit te nodigen voor een demo.
Allereerst niet meer om de eenvoudige reden dat het anders veel te veel tijd kost.
Maar ook niet minder, omdat je dan niets meer kan kiezen en dat weet een leverancier ook.

#23 Leg je beoordelingscriteria vooraf vast

Bepaal vooraf welke criteria belangrijk zijn.
Dat niet alleen, maar bepaal ook welke prioriteit ze hebben.
Immers, een platte lijst met criteria helpt niet veel bij een lastige keuze.
Dus is het handig om de doelstellingen die je als praktijk hebt, mee te wegen in je beoordelingscriteria.
Het is toch belangrijk dat je ECD of EPD past bij de ambities van de praktijk?

Misschien overbodig, maar kosten – zowel eenmalig als jaarlijks- zullen de keuze beïnvloeden.
Zorg dan dat dit opgenomen is in je beoordelingscriteria.
Neem vooral ook additionele kosten mee, zoals een upgrade van Windows, extra WIFI routers of extra licenties voor Zorgmail als dat van toepassing is.

#24 Modelleer standaarden

En vind vooral niet zelf het wiel uit als het niet nodig is.
Heeft een leverancier een blanco boek, vraag je dan af of je dat zelf wil invullen of dat anderen dat mogelijk al hebben.
Gebruik die kennis en ervaring om te fine-tunen naar je eigen situatie.

#25 Bekijk de demo met een breed publiek

Demo’s van leveranciers zijn niet alleen voor de beslisser of manager.
Behandelaren, ondersteunende medewerkers en administratieve krachten zullen hun eigen kijk op de mogelijkheden hebben die net zo relevant is voor de toekomstige situatie.

#26 (Her)organiseer de werkwijze al voor de implementatie

Twee aanpassingen tegelijkertijd doorvoeren is lastig.
Dat is al in legio zorgorganisaties gebleken.
De ICT component vraagt zoveel aandacht dat de aanpassingen in werkwijzes naar achteren schuiven.

En dat terwijl een EPD of ECD wel wordt ingericht met een nieuwe werkwijze in gedachten.
Dus eerst de werkwijze aanpassen en dan de ondersteunende ICT implementeren is de meest ideale volgorde.

Veel succes met het selectieproces!

Wil je hulp bij de selectie? Kijk dan eens naar de gratis video serie ‘Het juiste EPD selecteren doe je zo’

Selecteer in 7 stappen het juiste EPD of ECD

image_7_stappen_epdselectieElke praktijk of zorgorganisatie die ander EPD of ECD gaat selecteren wil de beste software tegen een aantrekkelijke prijs.

Maar welke software het beste past bij de praktijk hangt van een heleboel factoren af.

In dit STAPPENPLAN heb ik stap voor stap een aanpak beschreven, die elke praktijk kan doorlopen.
Doe je dit, dan zul je merken dat je met gemak tot een keuze komt.
Een keuze voor de leverancier en het systeem dat bij je praktijk past.

#1 HET BESLUIT NEMEN

Zo op het eerste gezicht lijkt dit wat overbodig, een besluit nemen.

Maar het is echt van groot belang. Op het moment dat een organisatie of praktijk het besluit neemt om een selectie te doen, worden daarvan ook de consequenties aanvaard.

Het kost tijd, geld en vraagt behoorlijk wat van de praktijk om naast het gewone werk ook een selectie-traject te doorlopen (en daarna de invoering ook nog).

Samenvattend, ik pleit er voor om een FORMEEL en BEWUST besluit te nemen om een nieuw systeem te gaan selecteren.

#2 DE VOORBEREIDING

En ook in de voorbereiding ben je nog niet met het EPD of ECD bezig, maar gedurende een periode van ongeveer 2 weken wordt het project goed opgezet. Heel belangrijk voor een strakke planning en goed verloop.

Tijdens de inrichten van het project wordt een projectteam samengesteld, de projectmanagementtaken moeten verdeeld worden en niet onbelangrijk, het gereedschap van het projectteam wordt ingericht en klaargezet.

Een projectteam bestaat uit mensen uit de organisatie zelf, sommige mensen kunnen dubbele rollen vervullen (maar bij voorkeur niet).
De rollen die ingevuld moeten worden zijn.

  • Project(bege)leider die afspraken maakt en voorzit, planningen maakt en bijhoudt, voortgang bewaakt en rapporteert, escaleert als dat nodig is.
  • Key-users zijn inhoudsdeskundigen die hun deel van de software beoordelen/testen en trainingen geven aan collega’s, ook de nieuwe collega’s die later aangenomen worden.
    Ik adviseer dat er per gebruikersgroep een key-user aangewezen wordt.
  • Een beheerder is op de lange termijn verantwoordelijk voor ondersteuning en communicatie met de leverancier, het testen van nieuwe versies, communicatie naar de praktijk over wijzigingen en beheer van documentatie.
    Afhankelijk van het gekozen pakket en het niveau van ondersteuning is deze taak groter of kleiner.
  • Een financieel deskundige is handig voor de declaratievormen.
    Een vertegenwoordiger van het management kan eventueel toegevoegd worden voor de bewaking van het traject of de inhoudelijke aansturing van de key-users.

In mijn opinie is het management ondersteunend en maakt het geen deel uit van het projectteam.

Mijn advies is om de betrokkenheid van het management goed te regelen met betreffende key-users.
Regulier overleg tussen de key-user(s) en het management over de inhoud is wel noodzakelijk.

Het voordeel van deze constructie is dat het management fungeert als stuurgroep, die in geval van escalatie geraadpleegd wordt.

Ik kan me voorstellen dat een kleine praktijk zich afvraagt of dit allemaal wel zo nodig is.
Het is denkbaar dat alle rollen door 1 persoon ingevuld worden of dat de leverancier de rol van beheerder toebedeeld wordt (alhoewel dat nooit voor 100% kan).
Maar let op, het is echt belangrijk om al deze rollen in te vullen, ook al is het in 1 persoon.

Taken

Taken van het projectteam zijn o.a.:

  • bewaken van de voortgang
  • inhoudelijke toets voor proces en informatie verzorgen
  • trainingen geven of organiseren
  • planning maken en bewaken
  • communicatie intern en extern
  • documentatie bijhouden tijdens het traject
  • criteria en programma van eisen opstellen
  • adviseren management (indien van toepassing)
  • beheer inrichten

Tools

Daarnaast is het handig om gebruik te maken van bepaalde tools om de projectmanagementtaken te vergemakkelijken.
Er zijn allerlei (gratis) online apps en producten, zoals

  • Cacoo voor het vastleggen van proces/informatie analyses
  • Trello of Asana voor het plannen en monitoren
  • Dropbox of GoogleDrive voor het beheren van documenten

#3 RICHT JE BLIK OP JE EIGEN ORGANISATIE

Uhh?? Eigen organisatie, en hoe zit het dan met het systeem?

Ja, je leest het goed.
Ga niet meteen naar de software kijken, maar eerst bepalen hoe de praktijk of organisatie moet werken of wil werken.

Ik zou bijna zeggen dat dit het geheim is van een geslaagde selectie.

Elke praktijk of organisatie heeft doelen gesteld die ze nastreeft.

Doelen zoals bijvoorbeeld efficiënter zorg verlenen, dichtbij mensen zorg verlenen, hoge kwaliteit zorg verlenen, voorop lopen met gebruik van technologische oplossingen en ongetwijfeld nog veel andere doelen die ik hier niet noem.

Maar om te weten wat ik wil, moet ik toch weten wat er kan?

Nee, we gaan eerst heel goed kijken naar hoe er gewerkt wordt.

In mijn aanpak zet je eerst de doelstellingen van de organisatie op een rij. Leid vervolgens de doelstellingen voor het nieuwe systeem af.

En zorg dat ook alle informatiestromen en werkprocessen op een gestructureerde manier geanalyseerd worden. 

Een mooie manier om deze analyses vast te leggen is in stroomschema’s.
Het tool
Cacoo is gratis en gemakkelijk te gebruiken.
Een schema geeft zoveel meer inzichten dan een beschrijving.
En vergeet ook niet over de grenzen van je eigen organisatie te kijken.

#4 VERTEL JE EIGEN VERHAAL

Een gedegen selectie houdt in dat je precies kan vertellen hoe je wil werken binnen je praktijk.
Wat de manier van werken is, welke informatie wordt verzameld, door wie, voor wie en welke informatie doorgegeven wordt aan wie en waarvoor.

Van elke gebruikersgroep beschrijf je een standaardpersoon.
Een korte typering van de mens die een bepaalde rol vervult.

Bijvoorbeeld: De secretaresse, Maya, is altijd zeer punctueel. Ze is overal van op de hoogte, ze weet altijd wie waar te vinden is. Dat komt ook, omdat ze al jaren op de praktijk werkt. Ze is weinig met ICT bezig en houdt niet erg van social media. Wat ze wel leuk vindt is foto’s bewerken en haar hond uitlaten.

En dan komt het allerbelangrijkste, de processtappen met bijbehorende informatie uit stap #3 neem je onder de loep.
Per stap ga je na hoe dat in de toekomst moet functioneren.

Het totaalplaatje dat daaruit komt, beschrijf je in een casus, een blik op de toekomstige manier van werken. Figuranten in dit verhaal, deze casus, zijn de standaardpersonen die je hiervoor beschreven hebt.

#5 EISEN EN WENSEN OP EEN RIJ

Na het voltooien van de vorige stap heb je alle ingrediënten om vooruit te kijken.
In stap #5 maak je het feitelijk programma van eisen (PvE).

Maak waar mogelijk gebruik van een standaard die door een beroepsvereniging is beschreven.

Dat scheelt werk en je voldoet aan de eisen.
Daarna is het zaak om de lijst aan te vullen met eigen specifieke of locale eisen en wensen.

Match elke eis met de doelen die in stap 3 zijn beschreven.
En gebruik vervolgens deze doelen om de eisen en wensen te prioriteren.
Nu weet je wat het meest en het minst belangrijk is.

Vervolgens extraheer je de minimale eisen waaraan voldaan moet zijn.

#6 DE PRE-SELECTIE

In deze stap vraag je een aantal EPD of ECD leveranciers het PvE te beantwoorden.
Ter voorbereiding maak je een lijst van alle mogelijke leveranciers voor jouw domein of domeinen.

Informatie kan je vinden op internet, tijdens beurzen, bij collega’s of misschien wel bij de vakvereniging.
(Deelnemers aan mijn online programma ontvangen een actuele lijst.)

Met die lijst ga je aan de slag en maak je een selectie van 5 of 6 leveranciers die zouden kunnen voldoen aan je eisen.

In deze stap beoordeel je ook of een leverancier bij je past.
Wat is de cultuur, de uitstraling op de website, is het een groot bedrijf of juist niet, dat zijn allemaal factoren die ook relevant zijn.
Na de selectie moet je immers nog vele jaren met elkaar samenwerken.

De gekozen leveranciers nodig je uit om schriftelijk het PvE te beantwoorden en om zichzelf kort te introduceren.
Hierbij is het belangrijk dat je ook een tijdspad meegeeft voor beantwoording en het vervolg daarna.
Het kan handig zijn om nu meteen een indicatie te vragen van de kosten, alhoewel daar ook een gevaar in schuilt.

#7 KIEZEN

De laatste stap is dan het feitelijk kiezen.
De uitgenodigde leveranciers hebben het PvE beantwoord.
Alle antwoorden breng je samen in een groot overzicht.
Met kleurcoderingen kan je aangeven of een eis wel, niet of gepland aanwezig is in de software.
Daarnaast heb je een indruk gekregen van elk bedrijf.

Beide sets resultaten – beantwoording PvE en beschrijving bedrijf – breng je samen en leg je tegen je criteria aan.

Daaruit volgt waarschijnlijk dat 3 of misschien 4 leveranciers goede kansen maken.

Kies er minimaal 3.
Maak ook een gedetailleerde planning van deze laatste selectiefase, zodat intern en extern de agenda’s in elk geval vrijgemaakt kunnen worden.
Verder, vergeet niet zowel de beslissers als de eindgebruikers in het beoordelingsteam op te nemen.

De gekozen leveranciers nodig je vervolgens uit om een demo te geven op basis van je casus uit stap 4. Daarnaast vraag je ze om een eerste offerte uit te brengen, die je zal meewegen in de besluitvorming.

Bespreek de demo’s goed voor en maakt een format voor de beoordeling van elk gesprek (niet te gedetailleerd). Zorg dat je hierin in elk geval de functionaliteit beoordeelt, in hoeverre je je eigen verhaal terugvindt en hoe de leverancier zich presenteert.
Is er aandacht voor jouw praktijk of eigenlijk niet?
Draait de leverancier zijn of haar verhaal af?

Bespreek meteen na iedere demo de resultaten en kom tot 1 eindoordeel.
Plan na afloop van de laatste demo een bijeenkomst om de finale plaatsen te bespreken.

Nummer 1 wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen, MAAR nummers 2 en 3 worden nog niet afgezegd.

Nadat het contract rond is, laat dan de overige leveranciers weten dat zij helaas niet gekozen werden.
Geef bij voorkeur een korte motivatie, zodat zij begrijpen waarom.

Veel succes met het selectieproces!

Wil je graag hulp bij deze stappen of een enorme tempoversnelling?
Overweeg dan mee te doen met het online programma ‘Selecteer met gemak het juiste EPD of ECD”.
Klik hier om meer te lezen.