I. Het geheim van een goede EPD-aanloop

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 
ID-100125176

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Dit keer het eerste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-aanloop.

De EPD-aanloop
In een EPD project is de aanloop vaak lang, soms jaren. Mijn definitie van de EPD-aanloop is de tijd die verstrijkt tussen de eerste oriëntatie tot en met het zetten van de handtekening. Een goede aanloop is randvoorwaardelijk voor een goede sprong, net als bij de hink-stap-sprong atleet.

De aanloop van de wereldkampioen hink-stap-sprong is het resultaat van heel veel training, wetenschappelijk onderzoek, passen en meten vanaf de lijn en heel veel meer. En de atleet deed het zeker niet alleen. Hij heeft een team van experts om zich heen verzameld die hetzelfde doel hebben: deze atleet naar een topprestatie begeleiden.

Het verschil met de EPD-aanloop is dat die – in de meeste ziekenhuizen – niet heel vaak herhaald zal worden. De overeenkomst is dat een goede aanloop ook hierbij randvoorwaardelijk is voor een mooie sprong. Verder is de EPD-aanloop nodig om heel veel uit te zoeken, te berekenen, te bespreken en voor te bereiden. Het is namelijk belangrijk dat er een goed systeem komt, dat de kosten helder zijn, dat de nodige mensen beschikbaar zijn en nog veel meer. En juist, omdat een EPD-aanloop vaak een incident is voor een ziekenhuis kan ervaring van anderen waardevol zijn.

Welke onderwerpen verdienen de aandacht verdienen in een EPD-aanloop (dit geldt overigens ook voor een aanschaf van een specialisme of discipline specifiek EPD)? Dit zijn: procesverandering, mensen, leverancier, focus,  techniek en financiën.

  • procesverandering
De atleet die wereldkampioen wil worden gaat heel nauwkeurig na welke processen relevant zijn om dat doel te halen en zal ze zo efficiënt mogelijk inrichten. Hij wil bijvoorbeeld niet afgeleid worden door slecht lopende communicatie met trainers of trainingslocaties, dat regelt hij zo snel mogelijk.

Ook bij EPD projecten is zicht op de processen van groot belang. Met de introductie van een EPD gaan de processen en werkwijzen behoorlijk op de schop. Het is dus goed om vooraf inzicht te hebben waar veranderingen knelpunten oplossen en waar ze juist knelpunten introduceren. Zorg dat processen veranderen en verbeteren, maar haal ze niet volledig overhoop. Het EPD gebruik zal sowieso diverse processen veranderen en hoe dat is niet helemaal te voorspellen.

Heeft u zicht op de processen die zullen veranderen?

  • mensen 
Voor de atleet die wereldkampioen wil worden is het van groot belang dat hij begeleiding heeft van de juiste mensen. Een team van mensen die kennis van zaken hebben of misschien zelfs wel expert zijn op hun vakgebied, techniek, voeding, medische kennis, en ga zo maar door.De mensen in de EPD-aanloop moeten kennis inbrengen van:
  • de processen en de organisatie; welke gevolgen heeft de invoering van een EPD systeem voor de zorgprocessen, voor logistieke processen en voor andere processen zoals ondersteuning van eindgebruikers, het oplossen van problemen enz.
  • veranderingen en met name, hoe om te gaan met veranderingen. Wie moet wanneer geïnformeerd worden en wat is dan de beste manier. hoeveel veranderingen kan de organisatie verwerken?
  • de techniek; waarbij het gaat om koppelingen tussen allerlei systemen, hardware, software, medische apparaten, PC’s, netwerken enz.
  • de kosten; wat zijn de financiële mogelijkheden en beperkingen, welke financiële gevolgen verwachten we op langere termijn
Heeft u de juiste mensen in uw EPD-aanloop?
  • leverancier
Voor atleten die bijvoorbeeld een bepaald schoenmerk dragen, is het vertrouwen in de leverancier belangrijk. Dat wordt bepaald door o.a. kennis van zaken bij de leverancier en een prettige manier van samenwerken. Ook in de EPD-aanloop is de (potentiële) leverancier een niet uit te vlakken factor. Hoe goed kent hij de organisatie, hoe zijn de contacten, welke ondersteuning verleent de leverancier, zijn de relaties goed met bestaande klanten?Hoe goed kent u de (toekomstige) leverancier?
  • focus

De atleet die wereldkampioen wil worden heeft maar 1 doel. Alle activiteiten worden afgestemd op het halen van dat doel. Dat kan alleen als hij de focus houdt op zijn doel.

In de EPD-aanloop bepaalt een organisatie het doel met het EPD en regelt hoe de focus gericht blijft op dat doel.

Is in uw organisatie het doel voor iedereen helder? Ligt de focus op het EPD?

  • techniek

Techniek is ook voor een atleet van levensbelang tegenwoordig. Onderzoekers houden zich bezig met kleding en schoeisel waarmee atleten in alle omstandigheden optimaal kunnen presteren, maar ook ondergronden en meetmethodieken worden continu verbeterd.

Ook EPD systemen kunnen alleen optimaal ingezet worden als alle technische randvoorwaarden zijn ingevuld. Dit geldt voor het EPD systeem zelf, want de kwaliteit van een EPD is van groot belang. Maar dat niet alleen, het geldt ook voor  de technische eisen die gesteld worden vanuit de leverancier, zowel wat betreft hardware als software.

Een hulpdocument voor het opstellen van het  programma van eisen (PVE) voor een EPD is inmiddels beschikbaar voor leden van de NVZ  via deze link: uitgangspuntendocument EPD.

  • financiën

Sponsoring, een van de middelen die topatleten inzetten, is voor ziekenhuizen (nog) niet echt een mogelijkheid. Inzicht in investeringskosten en exploitatiekosten is zonder twijfel cruciaal om een goede keuze te kunnen maken uit haalbare alternatieven.

Kosten bestaan niet alleen uit de aanschaf en implementatie van het EPD systeem, maar ook hardware en software die uitgebreid of vernieuwd moet worden, infrastructurele aanpassingen of herinrichting van werkruimtes. Een EPD implementatie en daaropvolgend beheer leidt in de meeste gevallen ook tot extra personele kosten voor bijvoorbeeld bijscholing of omscholing en/of vrijstelling voor projecttaken.

Boekenlegger op de permalink.

Reacties gesloten.