II. Het geheim van een goede EPD-sprong

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 

Nu het tweede artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-sprong.

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

De EPD-sprong
In een EPD project is de sprong altijd spannend. Het testen zit erop, de opleidingen zijn afgerond, de functionaliteit staat op productie en degenen die ondersteuning moeten verlenen staan klaar voor de vragen en problemen die komen gaan. Kortom, de sprong is het moment waarop de EPD gebruikers daadwerkelijk aan de slag gaan in de praktijk.

Kijk nog eens even terug naar de winnende hink-stap-sprong op het WK. Enorme concentratie, snelheid en kracht zie ik bij de winnaar, Tamgho, vanaf het moment dat hij start, maar helemaal tijdens zijn hink-stap en sprong. Ook bij de EPD sprong zijn die elementen van belang. Het niveau van concentratie, de snelheid die de organisatie kan hanteren en de kracht waarmee de sprong ingezet wordt bepalen het eindresultaat.

  • Concentratie

Net als bij de atleet die wereldkampioen werd, en die maanden voorbereiding heeft gehad voor zijn daadwerkelijke kampioenssprong, is concentratie bij de aanvang erg belangrijk. Aan de EPD sprong gaan maanden van voorbereiding vooraf. Die voorbereiding had met name in het begin een verkennend karakter, maar werd steeds doelgerichter. In feite werkt iedereen toe naar de sprong die de organisatie gaat maken. Toch is en blijft het spannend als het uur U nadert. Zijn we niets vergeten?, hebben we alle gebruikers goed opgeleid?, werkt alle functionaliteit naar behoren? en hebben we alles wel meegenomen? Kortom, kan de knop om?

Concentratie betekent in deze context dat iedereen bezig is met het nieuwe EPD, dat verstorende invloeden, zoals overvolle spreekuren, krappe planningen, ad hoc bellende verwijzers, zo veel mogelijk vermeden worden of anders opgevangen worden. Maar vergeet niet dat allerlei andere projecten of veel nieuwe mensen inwerken ook verstorend kunnen werken.
Dit geldt voor de toekomstige gebruikers, maar ook voor degenen die hen ondersteunen op de werkvloer of op de achtergrond. Dat is belangrijk om te voorkomen dat de EPD sprong een valse start oplevert of gebruikers die niet mee kunnen of erger, niet meer mee willen.

Concentratie betekent ook alert zijn op signalen dat er iets niet loopt zoals verwacht. Een van de EPD helden die gaat mopperen, een key-user die aangeeft dat het echt niet kan of techniek die het laat afweten. De signalen tonen zich in veel vormen en op veel manieren en voor het welslagen is onmiddellijk analyseren en oplossen essentieel.

Hoe kan concentratie gerealiseerd worden?
Daarvoor zijn een aantal manieren, bijvoorbeeld door spreekuren uit te dunnen, waardoor op de poliklinieken minder druk ontstaat. Niet alleen bij de artsen, maar ook bij de poli-medewerkers. Een andere mogelijkheid zit in de strategie, door bijvoorbeeld alleen met nieuwe patiënten te starten, of veel tijd te steken in het voorbereiden van spreekuren door de zorgverleners. Het oppikken van de signalen kan eigenlijk alleen goed als er veel capaciteit beschikbaar is op de plaatsen waar met het EPD gewerkt wordt.

  • Snelheid

Het tweede element is snelheid. Voor de atleet is snelheid direct gerelateerd aan de afstand die hij kan springen. Bij het EPD is het niet anders. Snelheid is gerelateerd aan het eindresultaat.

Snelheid vanuit de (project)organisatie bij het oplossen van problemen, vragen beantwoorden, knelpunten signaleren, complimenten geven en het communiceren van alles, ook alles wat goed gaat.

Snelheid bij gebruikers betekent starten en doorgaan. Snel op zoek naar een goede plek voor het EPD in het dagelijks werk. Loslaten van de oude werkwijze, zodat ruimte ontstaat voor nieuwe manieren van werken en communiceren. Maar het is ook snel doorgeven dat iets niet werkt of niet duidelijk is, hoe lastig dat soms ook is in de waan van de dag.

  • Kracht

​Het laatste element, kracht, draagt ook bij aan het eindresultaat. Dit geldt voor de atleet, maar ook zeker voor de invoering van het EPD.Kracht vanuit de organisatie ondersteunt gebruikers en ondersteuners en draagt bij aan positief eindresultaat. Krachtig inzetten houdt in dat op alle managementniveau’s waarlijk aandacht is voor het project en niet alleen als er problemen zijn. Een EPD invoeren is geen sinecure. Het is feitelijk een grote organisatieverandering en passende belangstelling en begrip vanuit het hoger management maakt verschil.Kracht in de projectorganisatie helpt om scherp te blijven. Het doel voor ogen houden en problemen en issues adequaat oplossen. En communiceren! Wat kan wel, wat niet en waarom, blijf in gesprek en sta de gebruikers bij. Wat niet wil zeggen dat elk verzoek zomaar ingewilligd moet worden, integendeel.Kracht bij gebruikers betekent doorbijten, het is niet allemaal leuk in het begin. Het kan heel lastig zijn om over te schakelen, maar uiteindelijk loont het de moeite. Wat helpt is een doel voor ogen hebben: Waarom doen we dit als organisatie, maar ook als vakgroep of gebruikersgroep? Wat gaat het ons en onze patiënten opleveren?

  • Scenario?

Maakt het nog uit voor welk scenario gekozen wordt? Big-bang, specialisme voor specialisme aanbieden, functionaliteit na functionaliteit aanbieden, het zijn scenario’s die gekozen worden. Voor de bovengenoemde elementen maakt het niet echt uit, concentratie, snelheid en kracht dragen in alle gevallen bij aan het eindresultaat.

 

En dan nog een tip voor startende gebruikers

Wat startende EPD gebruikers kan helpen, is vooraf bedenken hoe het zal zijn als het EPD er is. Voorafgaand aan het spreekuur of de OK even bedenken hoe het nieuwe werken eruit zal zien: wat blijft hetzelfde en wat is veranderd?

Boekenlegger op de permalink.

Reacties gesloten.