III Het geheim van een goede EPD-landing

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en?

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Het laatste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-landing.

De EPD-landing
In een EPD project krijgt de landing niet altijd de aandacht die het verdient. Na de hectiek van de sprong, de feitelijke GoLive, is het verleidelijk om de landing te laten voor wat die is en over te gaan naar de orde van de dag. Snel door naar nieuwe projecten of nieuwe functionaliteit is begrijpelijk, maar toch niet

Voor de laatste keer, kijk nog eens even terug naar de winnende hink-stap-sprong op het WK. De landing is heel kort. Hij springt op en rent weg, blij, omdat hij weet dat hij een goede prestatie heeft neergezet. En hij is nieuwsgierig naar het resultaat. De landing na een technisch goed uitgevoerde sprong vraagt misschien niet heel veel meer. Wat wel belangrijk is: de atleet zal direct nadenken over zijn volgende doelstelling, wat nu? En de volgende dag gaat hij aan de slag om zijn volgende doel te bereiken. Ook voor het EPD geldt dat na de landing de ogen direct gericht moeten zijn op de toekomst, wat nu? Hoe verder? Immers voor de organisatie begint het feitelijk pas.

  • Basis gelegd

Gedurende de voorgaande periode is een basis gelegd voor – naar ik aanneem – een goed en robuust EPD en een organisatie die daarbij past. De basis bestaat uit een kwalitatief goed EPD, zowel technisch als inhoudelijk, EPD gebruikers die goed voorbereid zijn en zicht op de impact die het EPD gaat hebben.

  • Vaardigheden uitbouwen

De EPD gebruikers en degenen die hen ondersteunen zijn blij dat het eindelijk draait. Ze willen rust en stabiliteit en niet vernieuwing op vernieuwing. Het is dan ook verstandig om niet te veel wijzigingen door te voeren, fouten oplossen uitgezonderd. Laat gebruikers wennen aan de interactie met de computer, in de spreekkamer, tijdens MDOs, overdrachten en visites. Maar ook de plek die het EPD moet innemen in het zorgproces, afstemming tussen arts en poli of secr, wat te doen nu er geen stapel dossiers meer is of geen vehikel om geeltjes op te plakken.  Rust en tijd zijn nodig om te weten wat wel en wat niet werkt, welke functionaliteit wel en welke niet zo handig of nuttig is.

  • Doelen en periodieke toetsing

De basis die gelegd werd, is nodig om de na te streven doelen te  halen die aan de horizon lonken. Doelen zullen tegenwoordig te maken hebben met samenwerking intra en transmuraal,  patiëntveiligheid, optimaliseren EPD kwaliteit, optimaliseren competenties EPD gebruikers, etc. Het stellen van doelen vergt ook periodiek een toetsing of het doel gehaald is of bijgesteld moet worden. Dit vraagt reflectie van de organisatie: wat wilden we bereiken, hoe is het traject verlopen, wat vinden we goed, wat vinden we niet goed. Neem hiervoor ook de tijd.

Tip voor startende gebruikers

Communiceer met uw patiënt over het EPD en hoe het u vergaat. Hij of zij heeft best begrip voor problemen in de opstartfase, zolang u maar in gesprek blijft. Iedereen kent computer-gedoe en snapt irritaties of zoeken naar iets dat niet heel logisch of snel gaat. Tel daarbij op dat het feit dat u met een computer werkt al in uw voordeel werkt.

 

Boekenlegger op de permalink.

Reacties gesloten.