Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Heeft jouw EPD ook zoveel (ongewenste) bijwerkingen?

Vorige keer had ik een aantal voordelen – al dan niet theoretische – benoemd. Er zijn veel redenen om over te gaan tot de aanschaf van een (ander) EPD systeem. De verwachtingen over wat het gaat brengen lopen nogal uiteen. Zo sprak ik ooit een dokter die het EPD zag als een grote bezuinigingsoperatie, maar ik sprak ook een verpleegkundige voor wie haar vak veel interessanter en zichtbaarder werd.

EPD effecten

Deze keer ben ik op zoek ben gegaan naar de effecten van een EPD in de dagelijkse praktijk. In elke organisatie heeft de invoering of vervanging van een EPD systeem grote gevolgen voor elke gebruikersgroep. En veel gevolgen zouden vooraf kunnen worden voorzien op basis van ervaringen van anderen, op basis van onderzoek dat gedaan is, en toch lijkt het in veel gevallen een verassing waar een EPD toe kan leiden.

Impact is niet gelijk aan voordeel

Met name voor eindgebruikers en zeker voor artsen gaat de invoering van een (nieuw) EPD gepaard met grote veranderingen. Deze veranderingen hebben direct impact op het werk van artsen. Elke arts zal direct op zoek gaan naar de voordelen die een EPD biedt, in zijn of haar eigen werk. En het ook zo in willen zetten dat het voor hem of haar voordelen gaat opleveren, het liefst meteen.

EffectenEPD verkleind2 Zo werkt het niet

En zo werkt het niet. De effecten in bovenstaand plaatje maken dat duidelijk. Dit overzicht is niet uitputtend en ik heb het samengesteld op basis van ervaringen in projecten, gesprekken met artsen en literatuur. Helder is dat effecten anders beoordeeld kunnen worden afhankelijk van het perspectief.

Als arts doe je heel veel extra werk met een EPD

Deels gaat het om werkzaamheden die voorheen door een secretaresse, verpleegkundige of poli-assistente gedaan werden. Het voorbeeld van brieven die artsen zelf maken en versturen ken je misschien uit eigen ervaring.

Deels gaat het ook om meer gegevens vastleggen. Een radiologie-onderzoeksaanvraag kan zomaar uitgebreid zijn met een aantal verplichte velden die op papier niet ingevuld hoefden te worden bijvoorbeeld. Of bij de inrichting van het EPD is gekozen om structuur aan te brengen in de vorm van allerlei klikvelden. Dit leidt tot vragen over wat waar vastleggen en terugvinden, maar ook tot gebrek aan overzicht over alle data.

Maar het gaat ook voor een deel om het werken met meer technologie en apparatuur. Printers op de kamer wil lang niet elk ziekenhuis, bijvoorbeeld. Maar zolang de recepten nog niet digitaal naar de apotheek kunnen betekent dit veel geloop naar printers en gedoe met printers. Tijdverlies is het effect net als potentiële gevaren voor de privacy van de patiënt. En tot slot, vernieuwingen vragen tijd en aanpassing. Het is niet mogelijk om de oude manier van werken 1-op-1 over te zetten naar de nieuwe situatie. Dus nieuwe vormen van samenwerking zijn mogelijk, zoals een digitale werklijst met acties en te maken brieven bijvoorbeeld, of opdrachten van arts naar de balie die volledig digitaal ingevoerd en afgehandeld worden.

Positieve effecten

Gelukkig zijn er ook positieve effecten, zoals leesbare data, minder incomplete onderzoeksaanvragen, gegevens altijd en overal bij de hand als je een vraag krijgt of iemand belt.

Succes?

Hoe kan je dan toch een succes maken van je EPD-en? Succes wordt kort samengevat als netto voordelen. Laten we eens kijken de factoren die een rol spelen bij het succes van informatie-systemen. Die factoren zijn de kwaliteit van het systeem, EPD in dit geval, de impact op individu en organisatie, de tevredenheid van gebruikers en het feitelijk gebruik. Hierbij is het zo dat feitelijk gebruik en tevredenheid van gebruikers samen met de mate van impact op het eigen werk de beleving van succes bepaalt. Bovendien is het zo dat de tevredenheid van gebruikers sterk beïnvloed wordt door de verwachtingen vooraf en algemene computervaardigheden. Wat kan je hiervan leren en hoe kom je tot succes als je in je werk met name met negatieve effecten ervaart, zoals hierboven in het plaatje zijn opgesomd. Dit is het tweede artikel in een reeks van 3: lees hier het vorige artikel

EPD voordelen: heb jij ze allemaal binnen?

Alles kan je erbij pakken als iemand belt of mailt, dat is toch wel het grootste voordeel.” Aldus een van de artsen die ik laatst sprak over wat het EPD gebracht had.

Is dat het enige en allergrootste voordeel of is er meer? Voordelen maken dat je eventuele nadelen op de koop toeneemt. Zo simpel is het in de realiteit vaak niet. Realiseer je je eigenlijk wat de voordelen zijn en wat ze voor je betekenen?

Overzicht voordelen
In onderstaand overzicht heb ik een heel aantal voordelen opgesomd. En dat niet alleen, ik heb ook een indeling gemaakt op basis van belanghebbenden.

Dat heb ik gedaan, omdat voordelen die voor de organisatie evident zijn, lang niet altijd een voordeel zijn voor jou als gebruiker. Het succes en de acceptatie hangen echter wel sterk af van jouw gevoel of je voordelen behaald hebt.

Wat bedoel ik daarmee?
Laten we het voorbeeld nemen van standaardisatie van gegevens. Elk EPD heeft wel mogelijkheden om vinkvakjes aan te bieden, zodat je gemakkelijk en snel vastlegt wat je bevindingen zijn. Het grote voordeel is natuurlijk dat het statistieken oplevert, zoals vinkvakje A is bij 1003 patienten ingevuld en vinkvakje B bij 2945.

Fijn voor de organisatie, de prestatie-indicatoren en de wetenschap. Maar in de praktijk past jouw patient niet in vinkvakje A of B. Wat doe je? Je kiest een vinkvakje of je slaat het over en kiest ervoor om in een tekstvak je bevindingen in eigen woorden in te typen.

Een ander voorbeeld, afbakening van taken. Voor de wet, de ICT en de organisatie is het handig dat een EPD zo ingericht kan worden dat alleen de bevoegde gebruiker bepaalde gegevens kan inzien en/of toevoegen. In de praktijk blijkt dan dat artsen zelf allerlei gegevens moeten invoeren die voorheen door poli-assistentes, secretaresses of verpleegkundigen gedaan werden. Voor die gebruikersgroep, artsen, is het niet zo’n groot voordeel dat taken zo strict zijn afgebakend.

Dus, de beleving van het voordeel hangt af van je blik op de voordelen. Een voordeel is daarmee niet absoluut en dat wordt in discussies nog wel eens vergeten.

Voordelen EPD

 

Actief toewerken naar voordelen
En dan is er nog iets. Als je een goed beeld hebt van welke voordelen het EPD je zou kunnen bieden, kan je toewerken naar het behalen van een bepaald voordeel.

Natuurlijk is deze indeling niet absoluut en ik ontvang graag je feedback als het anders moet.

Hoe kan je voordelen gaan behalen?
Daarvoor moet je eerst de effecten en gevolgen van het gebruik van een EPD helder hebben. Op het moment dat je dan de EPD effecten naast de voordelen legt, kan je concrete acties ondernemen om de voordelen te bereiken.

Meer daarover in een volgend artikel.

Kopiëren en Plakken in het EPD zonder risico?

Het is altijd gebruikelijk geweest om gegevens binnen een papieren dossier over te nemen in een samenvatting of decursus notities, zowel van eigen registraties als registraties van anderen. Denk aan de registratie van controles of het overnemen van lab en andere onderzoeksresultaten, maar het kan ook gaan om een samenvatting van een klinische patiënt na een aantal opnamedagen.
Papier vs digitaal
Het kopieren in papieren dossiers is uit allerlei praktische overwegingen goed te verklaren. Maar een van de uitgangspunten bij de overgang naar een EPD is dat gegevens slechts eenmalig vastgelegd hoeven te worden en wel door de bron.
Toch blijkt in de praktijk dat copy/paste alles behalve is uitgebannen. Goed verklaarbaar, in brieven wordt veel data gekopieerd, maar ook binnen het dossier.
Verschil
Maar daar blijft het niet bij. Het blijkt dat bepaalde soorten gegevens niet of nauwelijks gekopieerd worden, zoals anamneses of beleid bijvoorbeeld. Onderzoeksresultaten, voorgeschiedenis, familie anamnese echter, worden wel vaak overgenomen, zowel vanuit eigen registraties als vanuit registraties van collega’s.
Poliklinisch meer dan klinisch
Daarnaast wordt in een klinische periode minder gekopieerd dan in een poliklinische periode, terwijl poliklinisch de contactmomenten verder uiteen liggen.
Niet zonder risico
Kopiëren van data is niet zonder risico. Het hergebruiken van data kan feitelijk alleen als ook geverifieerd is of de data nog klopt. Gebeurt dat altijd? Het risico niveau wordt grotendeels bepaald door een tweetal factoren: kopiëren van eigen vs andermans data en hoe lang het geleden is dat gekopieerde gegevens geregistreerd werden. Logischerwijs leveren gegevens van een andere auteur die heel lang geleden werden geregistreerd potentieel het meeste risico op.
Maar waarom kopiëren en plakken artsen data in medische dossiers?
Grotendeels gissen, maar een aantal factoren lijkt een rol te spelen. De eerste factor zou kunnen zijn, onvoldoende handigheid in het gebruik van het eigen EPD, waardoor het handiger lijkt om alle data maar bij elkaar in een veld of document te zetten.Een tweede mogelijke factor is tijdsdruk, artsen die tijdens patientencontacten ervaren dat ze te weinig tijd hebben om opnieuw gegevens in te voeren. Een mogelijke derde factor is het EPD ontwerp. Als er geen mogelijkheden zijn om te linken nar oudere/ andere gegevens binnen het dossier of als het markeren van data lastig is, zal een gebruiker sneller gegevens opnemen in een eigen registratie. En volledig willen zijn om medico-legale redenen, is nog een mogelijke factor.

Ik ben nieuwsgierig naar redenen om gegevens te kopieren. Wilt u  uw mening of gedachten delen? Laat hieronder een bericht achter.

Het geheim van het EPD als 3e partij in de spreekkamer

Vroeger had de dokter in de spreekkamer een bureau staan met een paar stoelen er omheen en op dat bureau lag de papieren status. Nu ligt er soms nog een papieren status, maar er staat altijd een computer. Ongemerkt heeft die computer een steeds dominanter plek ingenomen in de spreekkamer en het is nu – met het EPD – een derde partij in de spreekkamer. Een partij om rekening mee te houden en te benutten. Allereerst een filmpje (1 min) over EPD-en in de spreekkamer.

Is dit ook uw schrikbeeld bij het gebruik van het EPD?

Dokter, ben ik in beeld? Was getekend, uw patiënt

strip dokter, ben ik in beeld?

“Dokter, ben ik in beeld?” was getekend, uw patiënt

Is dit ook uw schrikbeeld bij het gebruik van het EPD?

In het afgelopen jaar heb ik bij een aantal specialismen het EPD ingevoerd. Veel artsen waren initieel niet erg happig op het EPD. Eén van de belangrijkste argumenten die ik daarbij hoorde was de vrees dat de patiënt letterlijk en figuurlijk achter het beeldscherm zou verdwijnen. Helemaal als ik de gewone schermen ging vervangen door breedbeeld schermen.

Patiënten waarderen EPD gebruik

De computer in de spreekkamer

‘Straks ben ik alleen nog maar aan het typen en zoeken in de computer’ is een veelgehoorde uiting tijdens EPD implementaties. En laten we eerlijk zijn, het is ook niet zo gek. De meeste EPD systemen zijn immers niet zo simpel en overzichtelijk dat gebruikers blind hun weg kunnen vinden. Ik vond een artikel uit 2001 waarin de auteurs ingaan op de plek van het HIS (huisartsinformatiesysteem) in de spreekkamer en in de arts/patient relatie.