Hoe verlies je minder tijd aan je EPD?

Wat zou het voor jou betekenen om per dag 1 uur extra tijd te hebben?

Herkenbaar? Het gevoel dat je wel wat extra tijd zou kunnen gebruiken?

Soms of juist heel vaak?
De aard van je werk, zorg ervoor dat je waarschijnlijk chronisch tijd tekort komt, dat je altijd haast hebt, kortom altijd te veel te doen in te weinig tijd.

Dat op zichzelf is een ongetwijfeld een bron van stress.
Maar een ander gevolg is dat je dossiervoering niet altijd op het niveau is waarop je het zou willen.

Een dossier dat op orde is, is noodzakelijk voor goede kwaliteit van zorg.
Zeker tegenwoordig met multidisciplinaire teams, gespecialiseerde en part-time werkende zorgverleners.

Suboptimale dossiervoering is zeker voor een deel te wijten aan tijdgebrek.
Maar voor een belangrijk deel ontbreken vaardigheden die nodig zijn om EPD systemen (en computers) blindelings te bedienen.

Hoe vaak worstel jij met je computer of EPD systeem, terwijl je een patient voor je hebt zitten?
Hoe vaak vul je je decursus nog in of aan na het consult of spreekuur?
En wat vind je daarvan?

Gelukkig kan je met een paar eenvoudige trucs je vaardigheden aardig verbeteren.

Denk eerst eens aan je computervaardigheden.
Had je de vorige keer de typetest gedaan? (voor het geval je het gemist hebt, klik hier om het nog eens na te lezen)
Hoe ging dat? Was je tevreden over het resultaat?

Ten tweede, consequent je toetsenbord gebruiken om gegevens in te voeren, verhoogt je invoersnelheid aanzienlijk.
Veel artsen vinden een decursus met korte teksten het prettigst lezen, ook in een EPD systeem.
Dat betekent dat alleen een paar velden aanklikken niet volstaat. Dus enige typevaardigheid is vereist.

Navigeren in je EPD met behulp van je toetsenbord is niet zo moeilijk.
Je begint met een aantal toetsen(combinaties), zoals de TAB toets om van veld naar veld te springen, de SHIFT-TAB combinatie om terug te springen, pijltjes toetsen om uit lijstjes te selecteren of de spatiebalk om opties te selecteren.
Welke toets(combinaties) gebruik je nu al als je in het EPD werkt?

Het lijkt een klein beetje idioot om over zulke kleine dingen te schrijven. Omdat het zo’n verschil kan maken voor artsen met chronisch tijdgebrek, verwachtte ik eigenlijk dat elke arts dit toepast.

Niets is minder waar. Ik spreek zo vaak artsen die dit soort trucs of handigheidjes niet kennen en helemaal niet binnen hun EPD. Dus ik maak regelmatig iemand blij met dit soort simpele tips om te voorkomen dat ze veel tijd verliezen met het heen en weer switchen tussen muis en toetsenbord.

En in de discussie over tijdwinst is het goed om je te realiseren dat in onderzoeken blijkt dat artsen hun eigen administratietijd aanzienlijk onderschatten. De inschatting is dat ze 10-15% van hun tijd bezig zijn met adminstratie, maar in werkelijkheid ligt dat tussen de 25 en 40%. Dat hangt een beetje af van het specialisme en of het klinisch of poliklinisch registratie betreft.

Maar goed, ik neem aan dat dat niet voor jou geldt.

Mocht dat wel het geval zijn, dan is dit mogelijk interessant voor je.

Volgende week lanceer ik een nieuwe training ‘Hoe bespaar je kostbare EPD tijd’.
In deze training leer je simpele technieken en methodes, trucs en tips om tijd te besparen op je EPD tijd.

Dus ben jij een arts die EPD tijd wil besparen tijdens consulten, sneller gegevens wil vinden en vastleggen zonder verlies van kwaliteit van dossiervoering?
Houd dan je mailbox in de gaten volgende week, want zodra de training gelanceerd wordt, laat ik het jou als eerste weten.

Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Heeft jouw EPD ook zoveel (ongewenste) bijwerkingen?

Vorige keer had ik een aantal voordelen – al dan niet theoretische – benoemd. Er zijn veel redenen om over te gaan tot de aanschaf van een (ander) EPD systeem. De verwachtingen over wat het gaat brengen lopen nogal uiteen. Zo sprak ik ooit een dokter die het EPD zag als een grote bezuinigingsoperatie, maar ik sprak ook een verpleegkundige voor wie haar vak veel interessanter en zichtbaarder werd.

EPD effecten

Deze keer ben ik op zoek ben gegaan naar de effecten van een EPD in de dagelijkse praktijk. In elke organisatie heeft de invoering of vervanging van een EPD systeem grote gevolgen voor elke gebruikersgroep. En veel gevolgen zouden vooraf kunnen worden voorzien op basis van ervaringen van anderen, op basis van onderzoek dat gedaan is, en toch lijkt het in veel gevallen een verassing waar een EPD toe kan leiden.

Impact is niet gelijk aan voordeel

Met name voor eindgebruikers en zeker voor artsen gaat de invoering van een (nieuw) EPD gepaard met grote veranderingen. Deze veranderingen hebben direct impact op het werk van artsen. Elke arts zal direct op zoek gaan naar de voordelen die een EPD biedt, in zijn of haar eigen werk. En het ook zo in willen zetten dat het voor hem of haar voordelen gaat opleveren, het liefst meteen.

EffectenEPD verkleind2 Zo werkt het niet

En zo werkt het niet. De effecten in bovenstaand plaatje maken dat duidelijk. Dit overzicht is niet uitputtend en ik heb het samengesteld op basis van ervaringen in projecten, gesprekken met artsen en literatuur. Helder is dat effecten anders beoordeeld kunnen worden afhankelijk van het perspectief.

Als arts doe je heel veel extra werk met een EPD

Deels gaat het om werkzaamheden die voorheen door een secretaresse, verpleegkundige of poli-assistente gedaan werden. Het voorbeeld van brieven die artsen zelf maken en versturen ken je misschien uit eigen ervaring.

Deels gaat het ook om meer gegevens vastleggen. Een radiologie-onderzoeksaanvraag kan zomaar uitgebreid zijn met een aantal verplichte velden die op papier niet ingevuld hoefden te worden bijvoorbeeld. Of bij de inrichting van het EPD is gekozen om structuur aan te brengen in de vorm van allerlei klikvelden. Dit leidt tot vragen over wat waar vastleggen en terugvinden, maar ook tot gebrek aan overzicht over alle data.

Maar het gaat ook voor een deel om het werken met meer technologie en apparatuur. Printers op de kamer wil lang niet elk ziekenhuis, bijvoorbeeld. Maar zolang de recepten nog niet digitaal naar de apotheek kunnen betekent dit veel geloop naar printers en gedoe met printers. Tijdverlies is het effect net als potentiële gevaren voor de privacy van de patiënt. En tot slot, vernieuwingen vragen tijd en aanpassing. Het is niet mogelijk om de oude manier van werken 1-op-1 over te zetten naar de nieuwe situatie. Dus nieuwe vormen van samenwerking zijn mogelijk, zoals een digitale werklijst met acties en te maken brieven bijvoorbeeld, of opdrachten van arts naar de balie die volledig digitaal ingevoerd en afgehandeld worden.

Positieve effecten

Gelukkig zijn er ook positieve effecten, zoals leesbare data, minder incomplete onderzoeksaanvragen, gegevens altijd en overal bij de hand als je een vraag krijgt of iemand belt.

Succes?

Hoe kan je dan toch een succes maken van je EPD-en? Succes wordt kort samengevat als netto voordelen. Laten we eens kijken de factoren die een rol spelen bij het succes van informatie-systemen. Die factoren zijn de kwaliteit van het systeem, EPD in dit geval, de impact op individu en organisatie, de tevredenheid van gebruikers en het feitelijk gebruik. Hierbij is het zo dat feitelijk gebruik en tevredenheid van gebruikers samen met de mate van impact op het eigen werk de beleving van succes bepaalt. Bovendien is het zo dat de tevredenheid van gebruikers sterk beïnvloed wordt door de verwachtingen vooraf en algemene computervaardigheden. Wat kan je hiervan leren en hoe kom je tot succes als je in je werk met name met negatieve effecten ervaart, zoals hierboven in het plaatje zijn opgesomd. Dit is het tweede artikel in een reeks van 3: lees hier het vorige artikel

3 tips om je EPDen effectiever in te zetten

Baal je wel eens dat je EPD of HIS zoveel tijd vraagt tijdens je consult?

Zou je graag meer tijd aan je patiënt besteden en niet aan dat systeem?

Bekijk dan deze video van 1 minuut met 3 tips en zet meteen stappen om slimmer te EPD-en.

[wpvp_embed type=youtube video_code=N4tUOS7c0Og width=450 height=253]

Waarom zou een blog altijd een getypte tekst moeten zijn, vroeg ik me af. Vandaar dit keer een ander format dan een tekst. Wat vind je ervan? Laat je het me weten?

II. Het geheim van een goede EPD-sprong

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 

Nu het tweede artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-sprong.

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

De EPD-sprong
In een EPD project is de sprong altijd spannend. Het testen zit erop, de opleidingen zijn afgerond, de functionaliteit staat op productie en degenen die ondersteuning moeten verlenen staan klaar voor de vragen en problemen die komen gaan. Kortom, de sprong is het moment waarop de EPD gebruikers daadwerkelijk aan de slag gaan in de praktijk.

Best of both worlds in uw EPD? 3 voordelen van papier vertaald naar EPD

Het oude vertrouwde papieren dossier heeft zijn langste tijd gehad. In de huisartspraktijk is de kaart al langer verdrongen door de computer, in ziekenhuizen worden de EPD systemen ook in rap tempo ingevoerd als vervanging van de rijen papieren dossiers.

Het papieren dossier had vele nadelen zoals, onleesbaar in veel gevallen, vaak zoek als het nodig was, maar op 1 plek beschikbaar en losse briefjes die eruit vielen. Maar het had ook voordelen. En daar gaat het om. Dokters die een EPD gebruiken missen het papieren dossier om een paar redenen.

Zonder het dossier te openen al veel info
Een van de redenen is dat het dossier al veel zegt, zonder het te openen. Gekleurde blaadjes bijvoorbeeld voor bepaalde onderzoeksuitslagen of andere formulieren, afwijkende formaten van formulieren, hoe beduimeld de kaft is en ook de dikte van het dossier. Allemaal informatie over hoe lang een patient al kwam

Vergeeld boekje Hoe kan je dat nu vertalen naar een digitale variant? Ik dacht aan een icoon met een boekje dat dikker wordt met het aantal contactmomenten en vergeeld en bruin naarmate de patiënt langer bij het specialisme ‘loopt’. Dit icoon opnemen in de spreekuurlijst of andere patientlijsten zou  bijvoorbeeld veel info kunnen opleveren.

Stapels dossiers als reminder
De stapels dossiers die in stafkamers op bureau’s lagen, op secretariaten of op poli’s. Iedereen kent het wel. Lastig als je een dossier nodig had, maar handig als je nog iets met die patiënt/dat dossier moest doen: bellen naar de verwijzer of patiënt, een herhaalrecept schrijven of een brief dicteren. Helemaal handig als de secretaresse of assistente een memoblaadje erop geplakt had met wat te doen.

ToDo.. Hoe gaat dat in een EPD? Alles komt waarschijnlijk netjes op een ToDo lijstje. Reuze handig onder elkaar wat te doen met filter mogelijkheden, wat zou je nog meer willen? Als dokter – en assistente – wil je veel meer. Het visuele effect van twee stapels dossiers met geeltjes is toch anders dan een lijst met namen. Die stapels zijn voor iedereen zichtbaar, weliswaar alleen als je er voorbij loopt, maar de boodschap is ondubbelzinnig: nog veel werk te doen.

Toch weer stapeltjes? Ik kan in mijn pdf documenten geeltjes toevoegen, in diverse kleuren. Waarom dan niet in het EPD? Laten we eens vrijuit filosoferen. Een To Do- pagina, met een lijst die een gebruiker kan omzetten met ‘geeltjes’, gewoon ingetypt en als geeltje gevisualiseerd. Gebruiker kan kiezen of hij de to-do’s op prioriteit sorteert, op datum of op onderwerp en chronologisch of juist anti-chronologisch. Het resultaat is een paar virtuele stapeltjes, bij voorkeur visueel gemaakt of het grote of kleine stapeltjes zijn en met een klik opent een gebruiker het onderwerp. Zoiets vraagt nog wel wat van de EPD bouwer, maar wat vindt u? Zou het kunnen werken?

(Anti-)Chronologisch lezen
Gebeurtenissen, behandelingen en andere registraties volgen elkaar in de tijd op. Chronologie in de papieren dossiers is logisch: we lezen van links naar rechts en van boven naar beneden. Het einde van een papieren document is duidelijk. In digitale varianten van decursus of andere gegevens is het gebruikelijk om het meest recente bovenaan te plaatsten. Logisch, omdat een dokter dan weet dat er geen nieuwere informatie meer is. Toch is dit niet helemaal waar, want gegevens in een EPD zijn veel verder gefragmenteerd gepresenteerd (over het algemeen). Feitelijk vragen we de gebruikers alle mogelijke datasets te controleren op nieuwe gegevens. Veel klikken om alle data bij elkaar te krijgen.

Chronologisch overzicht Zou het nu echt zo lastig of performance vretend zijn om ook een chronologisch overzicht te maken van alle gegevens van een patiënt waarin een dokter alles kan scannen van boven naar beneden? Niet door veel te klikken naar tabbladen of andere pagina’s, maar door te scrollen om het ‘heen en weer’ lezen gemakkelijker te maken en waar u, dokter, zelf kan wisselen tussen chronologische en anti-chronologische weergave.

Tot slot
Dit zijn drie voordelen die relatief gemakkelijk in een EPD opgenomen moeten kunnen worden, heeft u dergelijke functionaliteit? Ik ben heel benieuwd naar de precieze invulling. Heeft u dit niet? Lijkt het u wat? Probeer met collega’s te formuleren wat u wil, welke positieve aspecten van het papieren dossier voor u van grote waarde zijn. Het is dan aan de techneuten om de technische oplossing daarbij te bedenken.

Kopiëren en Plakken in het EPD zonder risico?

Het is altijd gebruikelijk geweest om gegevens binnen een papieren dossier over te nemen in een samenvatting of decursus notities, zowel van eigen registraties als registraties van anderen. Denk aan de registratie van controles of het overnemen van lab en andere onderzoeksresultaten, maar het kan ook gaan om een samenvatting van een klinische patiënt na een aantal opnamedagen.
Papier vs digitaal
Het kopieren in papieren dossiers is uit allerlei praktische overwegingen goed te verklaren. Maar een van de uitgangspunten bij de overgang naar een EPD is dat gegevens slechts eenmalig vastgelegd hoeven te worden en wel door de bron.
Toch blijkt in de praktijk dat copy/paste alles behalve is uitgebannen. Goed verklaarbaar, in brieven wordt veel data gekopieerd, maar ook binnen het dossier.
Verschil
Maar daar blijft het niet bij. Het blijkt dat bepaalde soorten gegevens niet of nauwelijks gekopieerd worden, zoals anamneses of beleid bijvoorbeeld. Onderzoeksresultaten, voorgeschiedenis, familie anamnese echter, worden wel vaak overgenomen, zowel vanuit eigen registraties als vanuit registraties van collega’s.
Poliklinisch meer dan klinisch
Daarnaast wordt in een klinische periode minder gekopieerd dan in een poliklinische periode, terwijl poliklinisch de contactmomenten verder uiteen liggen.
Niet zonder risico
Kopiëren van data is niet zonder risico. Het hergebruiken van data kan feitelijk alleen als ook geverifieerd is of de data nog klopt. Gebeurt dat altijd? Het risico niveau wordt grotendeels bepaald door een tweetal factoren: kopiëren van eigen vs andermans data en hoe lang het geleden is dat gekopieerde gegevens geregistreerd werden. Logischerwijs leveren gegevens van een andere auteur die heel lang geleden werden geregistreerd potentieel het meeste risico op.
Maar waarom kopiëren en plakken artsen data in medische dossiers?
Grotendeels gissen, maar een aantal factoren lijkt een rol te spelen. De eerste factor zou kunnen zijn, onvoldoende handigheid in het gebruik van het eigen EPD, waardoor het handiger lijkt om alle data maar bij elkaar in een veld of document te zetten.Een tweede mogelijke factor is tijdsdruk, artsen die tijdens patientencontacten ervaren dat ze te weinig tijd hebben om opnieuw gegevens in te voeren. Een mogelijke derde factor is het EPD ontwerp. Als er geen mogelijkheden zijn om te linken nar oudere/ andere gegevens binnen het dossier of als het markeren van data lastig is, zal een gebruiker sneller gegevens opnemen in een eigen registratie. En volledig willen zijn om medico-legale redenen, is nog een mogelijke factor.

Ik ben nieuwsgierig naar redenen om gegevens te kopieren. Wilt u  uw mening of gedachten delen? Laat hieronder een bericht achter.

Hoe maakt u werk van beter EPD-en?

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan met om te beginnen een paar eenvoudige en tijdsbesparende stappen.

Werk maken van beter EPD-en

In dit blog richt ik me tot jullie, managers, ICT adviseurs, functioneel beheerders, kortom, zij die die zorgverleners ondersteunen en faciliteren bij het EPD-en. Hoe kunnen jullie de eindgebruikers zodanig ondersteunen, zodat het EPD hen (beter) gaat ondersteunen.

Wel eens iets in een webwinkel aangeschaft? Na iedere aankoop krijg je standaard een korte vragenlijst met vragen als: Wat vond je van de service? Hoe bevalt het product? Wat kunnen we verbeteren?

Hoe staat het EPD ervoor, weet u het?
Implementatie van willekeurig welk systeem dan ook betekent een hele berg werk in de jaren die volgen. Immers, een goed begin is het halve werk, maar de andere helft van het werk moet wel gebeuren. Dat werk, het verder ontwikkelen van het EPD, gebeurt dat nu? Eindgebruikers voelen zich vaak heel alleen als de storm na de invoering is gaan liggen.

Ken je een zorgorganisatie waar ICT toepassingen – niet alleen het EPD – periodiek geëvalueerd worden, zoals de webwinkels hun verkopen evalueren? En hoe zit dat bij jouw organisatie?

Ik denk dat ik veilig kan concluderen dat het implementeren van het EPD of een andere toepassing over het algemeen vrij veel aandacht krijgt, maar dat daarna gebruikersvragen en -verzoeken ad hoc beoordeeld en verwerkt worden (of niet). Van gestructureerd en periodiek nagaan hoe het de gebruikers met het EPD vergaat is geen sprake. Veel toegepast wordt de opvatting: ‘.. als er iets mis is, weten ze ons echt wel te vinden. En we horen niets..’

Meten is weten!
Maar hoe moet het dan anders? Stel dat je periodiek wil meten hoe het EPD met zijn gebruikers ervoor staat, wat meet je dan? Met welke doelstelling? En niet onbelangrijk, hoe pak je dat aan? Hieronder ga ik in op deze vragen.

Allereerst, de doelstelling:
Na de eerste instructie zijn gebruikers aan de slag gegaan. Het leren gebruiken van het systeem in de dagelijkse werkzaamheden is voor hen de eerste uitdaging. Veel van de informatie die in de instructie werd aangereikt beklijft niet. Logisch, want alles is nieuw en niet iedereen voelt zich comfortabel bij het digitaal gaan. In de eerste evaluaties zou het accent moeten liggen op het correct en efficiënt gebruiken van het EPD; m.a.w. het expertise niveau van de gebruikers moet omhoog. In latere evaluaties kan je gaan denken aan vernieuwingen, herschikken van content, verdere ontwikkelingen zoals klinische paden, beslissingsondersteuning, workflow ondersteuning etc.

Dan het wat. Wat wil je precies weten?
Simpel is om, aansluitend bij de doelstelling, te beginnen bij concrete zaken die je ook daadwerkelijk kan oplossen. Functies in het EPD die handig zijn om te gebruiken, zal niet elke gebruiker kennen. Vraag daar naar. Focus ook op de structuur van het EPD: die hebben lang niet alle gebruikers doorgrond, terwijl dat wel nodig is om snel te kunnen navigeren. Kortom, afhankelijk van het niveau van de gebruikers blijf je dicht bij de bediening en de details van de inhoud of ga je verder richting een hoger niveau van EPD-en.

En last but not least, het hoe:
Je kan verschillende methodes kiezen, waarvan de meest simpele is: vragen wat er goed gaat en vragen wat er niet goed gaat. Als je je eindgebruikers kent, weet je wie je deze vragen het beste kan stellen. Niet alleen de meest fervente gebruikers, maar ook diegenen die het lastig vinden. Een andere methode, waarin je vraag en antwoord stuurt, is een vragenlijstje rondsturen (digitaal uiteraard). Bedenk hierbij wel dat de respons vrij laag is (met 30 procent doe je het niet slecht!) en je kan niet doorvragen naar de achterliggende wens of gedachte. Of, ook niet gek, een combinatie van beide methoden.

Net als bij die webwinkels, vraag de gebruikers van uw EPD systeem periodiek en structureel naar ervaringen, meningen en verbetervoorstellen en het EPD gaat leven en groeien.

Grijp de kans om werk te maken van beter EPD-en! Immers, EPD gebruikers in uw organisatie hebben, i.t.t. klanten van webwinkels, niet de keuze om over te stappen…