Wat is de overeenkomst tussen je EPD en het weer?

IMG_0654

Vorige week worstelde ik met de vraag waarom zoveel artsen een EPD gebruiken en dat niet optimaal doen. Waarom staan zij zichzelf toe om een zo’n belangrijk instrument sub-optimaal in te zetten? Ik vind namelijk dat een patiënt feitelijk recht heeft op een dokter die zijn of haar werk goed kan doen. En kan dat als je een van je instrumenten niet tot in de puntjes beheerst?

Afijn, daar worstelde ik mee en kwam er niet uit. Buiten zag het er niet heel aanlokkelijk uit, maar om uit de impasse te komen besloot ik te gaan hardlopen. Voor het eerst in veel te lang overigens, maar dat terzijde. Ik was nog niet weg of de zon brak door. Wat zag de wereld er anders uit!

Alle bomen en weilanden glinsterden en de zon was warempel al lekker warm. Ik werd er helemaal blij van! Gaandeweg mijn rondje vroeg ik me af waarom ik toch zo weinig zin had eerder vanochtend. Het was het weer. De bewolkte, sombere lucht lokte me niet echt, maar nu..heel anders. Gek fenomeen, eigenlijk het weer.

Het overkomt je en je kan het niet beïnvloeden als individu. Met heel veel individuen samen weer wel, zo blijkt uit de signalen van klimaat­veranderingen. En dat kost tijd. Maar ik, als individu, wat kan ik doen?

Ik klagen, wachten tot het vanzelf verandert of me er niks van aantrekken. Maar ik kan zelf ook echt iets doen: ik kan mijn plannen aanpassen, niet met de fiets gaan maar met de auto of mezelf beschermen met zo’n mooi regenpak of een paraplu. Ik kan mijn denken over het weer beïnvloeden en mijn gedrag.

Toen dacht ik weer aan de aanleiding om te gaan hardlopen en vroeg me af  wat de overeenkomst is tussen het weer en het EPD. Het EPD overkomt je ook als dokter, in de meeste gevallen tenminste. En ook bij je EPD kan je je gedrag veranderen en hoe je denkt over het EPD.

Je kan het EPD zien als iets waar je mee moet leren leven, maar ook als iets dat je kan helpen een betere dokter te zijn. In het eerste geval zal je veel klagen, of je wacht tot het vanzelf verbetert.

Maar er zijn ook artsen die zich realiseren dat het echt niet vanzelf beter wordt, zij gaan op zoek naar oplossingen. En net als bij het weer valt niet altijd mee het EPD te veranderen. Daar spelen zoveel factoren een rol. Wat wel prima kan, is je eigen gedrag en vaardigheden waar nodig veranderen.

Hoe ga jij om met het instrument EPD? Als je het leuk vindt, om te testen hoe EPD vaardig je bent en te ontdekken wat je zelf kan doen, vul dan de EPD check in.

Dit blog verschijnt in een reeks waarin ik je meeneem op mijn reis. Mijn reis is de nieuwe koers van EPD op Koers om dokters te helpen hun EPD zo goed mogelijk in te zetten in hun werk. 

III Het geheim van een goede EPD-landing

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en?

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Het laatste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-landing.

Hoe zou het zijn om te kiezen wie het EPD wel en niet mogen gebruiken?

Vanmorgen vroeg ik me ineens af hoe het zou zijn als je de mogelijkheid had om EPD gebruikers uit te kiezen. Het is natuurlijk absurd, maar juist daardoor een leuke exercitie om eens uit te voeren.

Stel je eens voor:
Je bent functioneel beheerder of ICT adviseur en jij mag de EPD gebruikers uitkiezen; jij bepaalt wie het EPD wel en niet mag gebruiken.

WIE zou je zou je dan met het EPD laten werken?

  • Alleen aardige zorgverleners?
  • Alleen mannen of alleen vrouwen?
  • Jong of juiste oude zorgverleners?
  • EPD helden of juist alleen de kneuzen?
  • De verzamelaars van technologische gadgets of de vulpengebruikers?

Dit is wat ik zou doen:

  • Ik zou zorgverleners uitkiezen die communiceren en nadenken over het EPD. Mensen die nadenken en vervolgens bespreken wat ze goed vinden en wat ze minder goed vinden. Zo kunnen we samen tot een verbetering komen en daarna nog een en nog een.
  • Ik zou ook zorgverleners kiezen die iets willen leren. Immers een EPD is geen statisch ding. Integendeel, het is continu in beweging (als het goed is) en blijft nieuwe werkwijzes en mogelijkheden bieden.
  • Tot slot, zorgverleners die ik uitkies, bepalen steeds weer wat ze met het EPD kunnen doen voor hun patiënten, wat ze beter kunnen doen in de zorg en in de samenwerking met anderen.

HOE zou je je selectie maken?

  • Op basis van simpele criteria, zoals leeftijd, kleur haar, kleur ogen, specialisme?
  • Of op basis van relevante opleidingen, zoals een typediploma?
  • Of misschien op basis van te meten criteria zoals hoe vaak de computer gebruikt wordt op het werk: dagelijks, wekelijks of nooit of hoe nuttig ze het EPD vinden?

Zo zou ik mijn keuze maken:

  • Ik zou gaan kijken en praten op elke plek waar gewerkt wordt
  • En ik zou aansluiten bij overlegmomenten
  • Ik zou vragen wat men doet en waarom

En WAAROM zou je je selectie op jouw manier doen?

  • Is dat, omdat je graag zelfredzame EPD gebruikers hebt?
  • Of is dat, omdat het EPD tot een succes wil maken?
  • Of is het misschien, omdat je dan weet wat je van je gebruikers kan verwachten?

Mijn keuze zou ik op deze manier maken, omdat

  • De impact die het EPD heeft op het werk van individuele gebruikers bepaalt de impact die het heeft op de organisatie
  • Allerlei verschillende factoren een cruciale rol spelen bij het succesvol EPD-en en die factoren overstijgen het niveau van de content en de kwaliteit van het EPD systeem zelf
  • De EPD gebruiker die overziet wat het EPD kan betekenen, ook in staat is om mee te gaan met veranderingen

Gek idee?
Hoeveel van de EPD gebruikers zou ik in mijn selectie opnemen? 10%, 50%, 95%? Ik weet het niet precies. Geen 100% in elk geval. Wat moet er gebeuren om dat te realiseren?

Zorgverleners, zou het niet leuk zijn om dit ook eens te doen voor het kiezen van de EPD ondersteuners?

3 Tips om als EPD gebruiker nog effectiever om te gaan met het EPD

Veel patronen in de klinische praktijk blijven hetzelfde na de introductie van het EPD. Tijdens de implementatie wordt (uiteraard) wel gekeken naar werkwijzen die gaan of moeten veranderen. Vanuit de optiek ‘efficiënt werken na invoering is er vrijwel altijd een directe relatie met de vragenlijsten en of formulieren. Logisch, een mens kan nu eenmaal niet alles ineens behappen.

Maar mocht u als EPD gebruiker vinden dat de status quo die bereikt is, wel weer wat opgeschud mag worden. Bekijk dan eens de volgende 3 praktische tips:

Tip 1: Breng het papiergebruik verder terug
Wanneer gebruikt u in het proces nog papier? Soms is dat -zeker in de beginperiode- heel valide, omdat het nu eenmaal lastig is om alles digitaal te doen. Zijn er nog papieren aanvragen in omloop of briefjes die gedeeld worden met secretaresses, poli-assistentes of collega’s of kladjes voor brieven of.. vult u zelf maar in.

Stiekem blijven veel papieren in omloop, omdat het gemakkelijker is of lijkt in het begin. Maar na verloop van tijd kunnen die vaak echt wel teruggebracht worden of aangepast wellicht.

Tip 2: Kijk eens in de spreekkamer: hoe is de opstelling van dokter en patient en PC en bureau
Niet altijd krijgt de opstelling in de spreekkamer voldoende aandacht bij de invoering van een EPD. Bekijk die eens kritisch, nu u weer wat verder bent. Verdwijnt u, dokter, (vanuit patiënt-perspectief) achter het beeldscherm? Zit de dokter helemaal schuin achter het toetsenbord om toch maar patiënt, data en toetsenbord te kunnen zien?

Niets van dat alles? Mooi, maar mocht dat niet zo zijn. Vraag eens wat er mogelijk is met kantelbare schermen, verzonken schermen of een extra scherm, misschien draadloos toetsenbord en muis. In veel gevallen, kunt u met een paar beperkte aanpassingen prettiger en dus effectiever werken.

Tip 3: Brieven maken kan nog efficiënter
De brief is nog steeds een belangrijk middel om gegevens te delen met collega’s. Er zijn grote verschillen in eisen die gesteld worden aan de brief; het varieert van een opsomming van de belangrijke feiten tot een uitgebreid epistel met van alles daar tussen. De meeste EPD systemen maken het genereren van brieven mogelijk.

Nu hangt het uiteraard sterk af van de content die in het EPD werd vastgelegd hoe leesbaar de gegenereerde brief is. Dit betekent dat u, met enige ervaring in het EPD gebruik, ook zou kunnen kiezen om tijdens het registreren van gegevens de brief al in het achterhoofd te hebben.

Een alternatief dat ik in mijn projecten met succes heb aangeboden, is een samenvatting in het EPD die dagelijks of zo nodig bijgewerkt wordt en integraal een verslag voor de brief is. Die samenvatting wordt dan aangevuld met eventuele uitslagen en andere relevante zaken.

De secretaresse kan dan een nette brief genereren, die relatief weinig correctie behoeft. Immers, het genereren van de brief is toch een snellere manier om brieven te maken en verwerken dan dicteren, uittypen, corrigeren en weer accorderen na aanpassingen…

Dokter, bent u al medisch en digitaal professional?

Dokter de Bruin, internist, is blij als hij elke dag weer de digitale dossiers van zijn patiënten bijgewerkt heeft na afloop van het spreekuur. Vervolgens pakt hij de stapel briefjes en mailtjes van het secretariaat om patiënten, verwijzers en apotheken terug te bellen die eerder gebeld hebben. Per patiënt heeft de secr een aantekening gemaakt op papier of in het EPD, afhankelijk van de secretaresse. Hij zoekt de patiënt op voordat hij contact opneemt, maar moet tijdens het telefoongesprek diverse malen klikken en doorklikken om de juiste informatie te verzamelen. En dan nog is hij niet altijd helemaal zeker dat hij alles heeft.

Dokter de Bruin vindt het EPD maar een vervelend ding om gegevens te vinden. Terugvinden van gegevens blijft lastig. Het registreren gaat wel, maar wat waar is niet altijd helder. Typen gaat steeds beter, maar toch was het papier handiger en overzichtelijker.

Nog geen medisch en digitaal professional
Een medisch professional is dokter de Bruin al langer dan vandaag. Meer en meer wordt van hem verwacht dat hij digitaal werkt en gebruik maakt van moderne technologie.Thuis is hij in de weer op de tablet of de smartphone, met email of met webwinkelen. Sociale media gebruikt hij niet, maar heeft wel een profiel op LinkedIn. Dus hij is aardig digitaal, maar in mijn ogen is een medisch en digitaal professional een dokter die technologie optimaal inzet om zijn of haar werk te ondersteunen. Voor de vakinhoudelijke onderzoeksapparatuur gebruikt hij de state-of-the-art. Hoe is dat voor de dossiervoering en administratieve ondersteuning? Pas als hij ook zoekt naar de optimale inzet van het EPD in de zorgprocessen en het optimaliseren van zijn eigen interactie met het EPD dan is hij op weg om ook digitaal professional te worden.

Wat doet zo’n professional anders? 
Papieren werkwijze gedigitaliseerd is dat professioneel digitaal werken? Status quo bereiken en handhaven met EPD gebruik, is dat professioneel digitaal werken? Ik denk van niet. Artsen en andere EPD gebruikers die het EPD optimaal in hun werkprocessen willen inpassen en dit continu optimaliseren, kunnen meer bereiken met de inzet van het EPD. Ze zullen nadenken over wat ze willen bereiken met het EPD en vanuit die gedachte zoeken naar een oplossing waarin het EPD ondersteunend kan zijn. Dat doet zo’n medisch en digitaal professional. Het vraagt een positief kritische houding, tegenover het eigen werken, het zorgproces en de technologie.

Is het nodig dat ik zo’n professional ben?
Laten we deze vraag bekijken, uitgaande van een gedigitaliseerde papieren status en gedigitaliseerde aanvragen voor aanvullend onderzoek. Een digitale variant van papieren dossiers en aanvragen is een grote verbetering in termen van leesbaarheid en beschikbaarheid. Het is al een hele kluif om dat te realiseren en te zorgen dat iedere gebruiker aan de slag gaat. Voor u als gebruikers is het vaak goed als de trucs geleerd zijn, maar echt thuis in het EPD en de gevolgen voor het zorgproces raakt u niet. Bent u daarmee tevreden?

Stel dat ik zo’n professional ben, wat dan?
Als medisch en digitaal professional beschikt u over zeer goede computervaardigheden, u bouwt kennis op van het zorgproces en de mogelijkheden van digitaal werken in uw eigen organisatie. U verwerft inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van het EPD. Bovendien zult u meer vanuit een lange termijn visie het EPD en de mogelijkheden willen inzetten en matchen met het zorgproces. U heeft grip op het gebruik van het EPD en de manier waarop het bijdraagt aan verbeteringen.

Wat denkt u is professioneel digitaal werken een noodzakelijke competentie voor artsen? Laat uw reactie achter op mijn blog, ik ben erg nieuwsgierig.

Kopiëren en Plakken in het EPD zonder risico?

Het is altijd gebruikelijk geweest om gegevens binnen een papieren dossier over te nemen in een samenvatting of decursus notities, zowel van eigen registraties als registraties van anderen. Denk aan de registratie van controles of het overnemen van lab en andere onderzoeksresultaten, maar het kan ook gaan om een samenvatting van een klinische patiënt na een aantal opnamedagen.
Papier vs digitaal
Het kopieren in papieren dossiers is uit allerlei praktische overwegingen goed te verklaren. Maar een van de uitgangspunten bij de overgang naar een EPD is dat gegevens slechts eenmalig vastgelegd hoeven te worden en wel door de bron.
Toch blijkt in de praktijk dat copy/paste alles behalve is uitgebannen. Goed verklaarbaar, in brieven wordt veel data gekopieerd, maar ook binnen het dossier.
Verschil
Maar daar blijft het niet bij. Het blijkt dat bepaalde soorten gegevens niet of nauwelijks gekopieerd worden, zoals anamneses of beleid bijvoorbeeld. Onderzoeksresultaten, voorgeschiedenis, familie anamnese echter, worden wel vaak overgenomen, zowel vanuit eigen registraties als vanuit registraties van collega’s.
Poliklinisch meer dan klinisch
Daarnaast wordt in een klinische periode minder gekopieerd dan in een poliklinische periode, terwijl poliklinisch de contactmomenten verder uiteen liggen.
Niet zonder risico
Kopiëren van data is niet zonder risico. Het hergebruiken van data kan feitelijk alleen als ook geverifieerd is of de data nog klopt. Gebeurt dat altijd? Het risico niveau wordt grotendeels bepaald door een tweetal factoren: kopiëren van eigen vs andermans data en hoe lang het geleden is dat gekopieerde gegevens geregistreerd werden. Logischerwijs leveren gegevens van een andere auteur die heel lang geleden werden geregistreerd potentieel het meeste risico op.
Maar waarom kopiëren en plakken artsen data in medische dossiers?
Grotendeels gissen, maar een aantal factoren lijkt een rol te spelen. De eerste factor zou kunnen zijn, onvoldoende handigheid in het gebruik van het eigen EPD, waardoor het handiger lijkt om alle data maar bij elkaar in een veld of document te zetten.Een tweede mogelijke factor is tijdsdruk, artsen die tijdens patientencontacten ervaren dat ze te weinig tijd hebben om opnieuw gegevens in te voeren. Een mogelijke derde factor is het EPD ontwerp. Als er geen mogelijkheden zijn om te linken nar oudere/ andere gegevens binnen het dossier of als het markeren van data lastig is, zal een gebruiker sneller gegevens opnemen in een eigen registratie. En volledig willen zijn om medico-legale redenen, is nog een mogelijke factor.

Ik ben nieuwsgierig naar redenen om gegevens te kopieren. Wilt u  uw mening of gedachten delen? Laat hieronder een bericht achter.

Mix & Match in het EPD: van data naar overzicht

In het verleden, tijdens een EPD implementatie project, had ik te maken met een arts die de overstap naar het EPD een ramp vond. Hij deed erg zijn best, maar wist feitelijk niet hoe dat nu weer onder de knie te krijgen. En het was een zeer kundige dokter! Mijn vader was ooit patiënt bij hem geweest en tevreden patiënt. Op verzoek van mijn vader deed ik hem de groeten, min of meer in de veronderstelling dat hij mijn vader niet meer zou kennen.

Tot mijn stomme verbazing, zei hij na even nagedacht te hebben, heel enthousiast: “Ja, ik weet het weer, er zat daar en daar een probleem. Ja, ik zie zijn scan zo voor me. Bij hem hebben we toen..” Een gezicht, nee, dat kon hij niet voor zich halen. De herinnering hieraan triggerde mij en ik vroeg me wederom af: wat betekent dit voor het EPD-en? Naar mijn mening betekent het dat heel veel data in het EPD systeem– in alle uitgebreidheid en volledigheid – geen relevante informatie vormt voor deze dokter.

Beeld van een patiënt opbouwen
Hij las ongetwijfeld de papieren dossiers door, of nee, scande deze dossiers, en werd door triggerwoorden/markeringen, door de volgorde van registraties op het spoor van zijn patiënt gezet. En zo lezen veel artsen het dossier, maar op die manier kan hij geen EPD ‘lezen’.

De uniformiteit van data in een EPD, de onmogelijkheid om visual cues aan te brengen voor de toekomst, data gegroepeerd onder tabbladen in een logica die niet des dokters is, schept geen overzicht en orde.

Data of informatie?
En toch zijn veel EPDs zo georganiseerd. Zou dat historisch gegroeid zijn en niet veranderd? Immers, labresultaten komen meestal uit een labsysteem, radiologie verslagen uit een radiologiesysteem en de PA uit het PALGA systeem. Een herbezinning op deze organisatie door techneuten en ICT-ers is niet te verwachten. Hen biedt deze ordening waarschijnlijk een gevoel van overzicht en veiligheid. Alle data staat in het EPD en men weet wat waar te vinden. Prachtig! Waarom hoor ik dan weinig dokters die ‘Prachtig!’ roepen?

Overzicht met informatie, niet met data
Dokters die het EPD-en lastig blijven vinden, hebben volgens mij te maken met een mix & match probleem. Van de losse delen weer een totaalplaatje maken, is een uitdaging. Zo is de data in de meeste EPDs niet gemakkelijk om te zetten naar relevante informatie. Zie alle data maar weer eens in een verband terug te leggen, in chronologie en onderlinge relaties, dat is hard werken. We kunnen concluderen dat de manier van data vastleggen en presenteren niet aansluit niet bij de werk- en denkwijze van artsen, er is geen match.

We zullen dus moeten zoeken naar presentaties van data die beter aansluiten bij denken en werken van artsen. Om te zorgen dat data informatie kan worden.

Hoe maakt u werk van beter EPD-en?

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan met om te beginnen een paar eenvoudige en tijdsbesparende stappen.

Werk maken van beter EPD-en

In dit blog richt ik me tot jullie, managers, ICT adviseurs, functioneel beheerders, kortom, zij die die zorgverleners ondersteunen en faciliteren bij het EPD-en. Hoe kunnen jullie de eindgebruikers zodanig ondersteunen, zodat het EPD hen (beter) gaat ondersteunen.

Wel eens iets in een webwinkel aangeschaft? Na iedere aankoop krijg je standaard een korte vragenlijst met vragen als: Wat vond je van de service? Hoe bevalt het product? Wat kunnen we verbeteren?

Hoe staat het EPD ervoor, weet u het?
Implementatie van willekeurig welk systeem dan ook betekent een hele berg werk in de jaren die volgen. Immers, een goed begin is het halve werk, maar de andere helft van het werk moet wel gebeuren. Dat werk, het verder ontwikkelen van het EPD, gebeurt dat nu? Eindgebruikers voelen zich vaak heel alleen als de storm na de invoering is gaan liggen.

Ken je een zorgorganisatie waar ICT toepassingen – niet alleen het EPD – periodiek geëvalueerd worden, zoals de webwinkels hun verkopen evalueren? En hoe zit dat bij jouw organisatie?

Ik denk dat ik veilig kan concluderen dat het implementeren van het EPD of een andere toepassing over het algemeen vrij veel aandacht krijgt, maar dat daarna gebruikersvragen en -verzoeken ad hoc beoordeeld en verwerkt worden (of niet). Van gestructureerd en periodiek nagaan hoe het de gebruikers met het EPD vergaat is geen sprake. Veel toegepast wordt de opvatting: ‘.. als er iets mis is, weten ze ons echt wel te vinden. En we horen niets..’

Meten is weten!
Maar hoe moet het dan anders? Stel dat je periodiek wil meten hoe het EPD met zijn gebruikers ervoor staat, wat meet je dan? Met welke doelstelling? En niet onbelangrijk, hoe pak je dat aan? Hieronder ga ik in op deze vragen.

Allereerst, de doelstelling:
Na de eerste instructie zijn gebruikers aan de slag gegaan. Het leren gebruiken van het systeem in de dagelijkse werkzaamheden is voor hen de eerste uitdaging. Veel van de informatie die in de instructie werd aangereikt beklijft niet. Logisch, want alles is nieuw en niet iedereen voelt zich comfortabel bij het digitaal gaan. In de eerste evaluaties zou het accent moeten liggen op het correct en efficiënt gebruiken van het EPD; m.a.w. het expertise niveau van de gebruikers moet omhoog. In latere evaluaties kan je gaan denken aan vernieuwingen, herschikken van content, verdere ontwikkelingen zoals klinische paden, beslissingsondersteuning, workflow ondersteuning etc.

Dan het wat. Wat wil je precies weten?
Simpel is om, aansluitend bij de doelstelling, te beginnen bij concrete zaken die je ook daadwerkelijk kan oplossen. Functies in het EPD die handig zijn om te gebruiken, zal niet elke gebruiker kennen. Vraag daar naar. Focus ook op de structuur van het EPD: die hebben lang niet alle gebruikers doorgrond, terwijl dat wel nodig is om snel te kunnen navigeren. Kortom, afhankelijk van het niveau van de gebruikers blijf je dicht bij de bediening en de details van de inhoud of ga je verder richting een hoger niveau van EPD-en.

En last but not least, het hoe:
Je kan verschillende methodes kiezen, waarvan de meest simpele is: vragen wat er goed gaat en vragen wat er niet goed gaat. Als je je eindgebruikers kent, weet je wie je deze vragen het beste kan stellen. Niet alleen de meest fervente gebruikers, maar ook diegenen die het lastig vinden. Een andere methode, waarin je vraag en antwoord stuurt, is een vragenlijstje rondsturen (digitaal uiteraard). Bedenk hierbij wel dat de respons vrij laag is (met 30 procent doe je het niet slecht!) en je kan niet doorvragen naar de achterliggende wens of gedachte. Of, ook niet gek, een combinatie van beide methoden.

Net als bij die webwinkels, vraag de gebruikers van uw EPD systeem periodiek en structureel naar ervaringen, meningen en verbetervoorstellen en het EPD gaat leven en groeien.

Grijp de kans om werk te maken van beter EPD-en! Immers, EPD gebruikers in uw organisatie hebben, i.t.t. klanten van webwinkels, niet de keuze om over te stappen…