Je EPD registraties zelf doen of laten doen? Dat is de vraag!

scribe plaatjeDe ‘medical scribe’, al meerdere malen kwam ik dat fenomeen tegen in de blogs van KevinMD. Het verbaast me en intrigeert me, dus besloot ik om eens op onderzoek uit te gaan. Deze week heb ik de blogs eens gegoogled. En wat blijkt? In de US is het een hele business, uitzendbureau’s die medical scribes opleiden en verhuren op aanvraag.

Wat is een medical scribe?
Allereerst misschien voor degenen die de term niet eerder gehoord hebben. Een ‘medical scribe’ is iemand die tijdens een patiëntbezoek gegevens voor de arts vastlegt in het EPD, vaak gebruikt tijdens poli’s en op de SEH. De scribe kan in dezelfde kamer zitten of in een andere ruimte en via microfoons en/of camera’s het gesprek volgen.

De scribes zijn niet zelden medisch studenten, maar specifieke (opleidings)eisen lijken niet te bestaan. Een van de artikelen is een blog van een scribe en hij beschrijft het werk als een heel nuttige ervaring voor zijn medische studie (5).

Elke scribe wordt op een andere manier ingezet. Dit betekent ook de kwaliteit van de registraties van deze functionarissen waarschijnlijk wisselend zal zijn. Overigens is hier nog geen onderzoek naar gedaan. Inmiddels wordt er wel veel gebruik van gemaakt in de VS.

Waarom is de medical scribe zo populair?
De opkomst van de scribes heeft alles te maken met de sterke opkomst van EMR’s in de VS en ‘meaningfull use’. Argumenten om te starten met medical scribes zijn o.a.:

  • EPD systemen die onvoldoende intuïtief zijn en niet passen in de workflow van artsen
  • steeds minder tijd beschikbaar per patiënt
  • steeds meer administratieve verplichtingen; financiële, verzekeringen, kwaliteitsindicatoren
  • groeiende noodzaak van accurate en volledige registratie vanwege medico-legale redenen

De beloofde winst is tweeërlei

  • de arts kan zich volledig richten op de patiënt
  • de productiviteit verhoogt, omdat registraties beter en sneller gedaan worden

Wat zijn de ervaringen?
Worden die beloftes ook waargemaakt? Hiervoor vat ik ervaringen samen van een SEH arts in de VS. Deze dokter omschrijft zichzelf als tech-savvy en handig met het EPD. Het duurde dan ook even, voordat hij de stap gezet heeft om een medical scribe in te huren op bepaalde momenten. In een blogartikel (4) deelt hij zijn ervaringen.

Het aspect van iemand die je steeds volgt en ook aanwezig is in de spreek-/onderzoekskamer beschrijft hij als iets vreemds, maar waaraan hij snel gewend was.

In zijn manier van werken heeft hij een drietal punten die veranderd zijn.
Allereerst, bespreekt hij nu hardop wat hij doet en wat zijn bevindingen zijn, zoals Ik luister naar uw hart en hoor geen bijzonderheden. Zo kan de scribe horen wat genoteerd moet worden en bijkomend voordeel is dat ook de patiënt weet wat er gebeurt en met welk resultaat. Ten tweede richt hij zich volledig op de patiënt en heeft meer rust, omdat hij de ‘te noteren punten’ niet meer hoeft te onthouden of in te voeren. En tot slot, nu doet hij elke keer een volledige anamnese plus lichamelijk onderzoek, waar hij dat voorheen bij een duidelijke beeld niet gedaan zou hebben.

De kwaliteit van de registraties is wisselend, niet elke scribe is even goed en de dokter zelf zou het (soms) anders noteren. De kunst is om de registraties te reviewen, maar ook los te laten. Goed is goed, ook al had je het zelf anders gedaan.

Een toename in productiviteit noemt hij als een positief resultaat. Sinds het moment dat hij de registraties van de scribe kort reviewt en orders invoert (niet toegestaan aan de scribes), is zijn toename in productiviteit enorm.

Het kost wel wat, want de toename in productiviteit is niet gelijk of hoger aan de kosten van de scribes. Ook in een ander artikel worden de kosten hoger geschat dan de winst met hogere productie (7).

Maar de kosten wegen op tegen een ander positief punt: de kwaliteit van leven van deze dokter. Hij waardeert de tijd en de rust die hij heeft tussen patiënten. Hij hoeft niet meer als een dolle alle registraties te doen tussen patienten en de tijd geeft hem gelegenheid om een artikel op te zoeken, mail te checken, telefoontjes te plegen etc.
Dus voor deze dokter is het voorlopig de moeite waard om een scribe in te huren, eigenlijk tot zijn eigen verbazing.

Patiënten perspectief
Last but not least. Kort wordt gerefereerd aan het gebrek aan privacy voor de patiënt. Het is niet onlogisch om te veronderstellen dat een derde die meeluistert naar jouw pijntjes, kwalen en problemen voor sommige patiënt een belemmering vormt om helemaal vrijuit te praten.

Ik heb er geen onderzoek naar kunnen vinden. In sommige settings zit de scribe niet in dezelfde kamer, maar kijkt/luistert mee in een andere kamer.De dokter hierboven geeft aan dat bij bepaalde onderzoeken de scribe op de gang wacht en later de bevindingen noteert.

In een ander artikel (2) pleit de auteur voor expliciete toestemming van de patiënt voor scribes in de spreek/onderzoekskamer en grote terughoudenheid bij voorgeschiedenis, anamnese en lichamelijke onderzoeken. Daarnaast vraagt deze auteur zich af of het niet zinvoller is om patiënten vragenlijsten te laten invullen die daarna overgenomen worden het het EMR door de scribes.

Ontwikkelingen in Nederland
Voor zover mij bekend wordt in het UMCU gewerkt met mensen die artsen en andere zorgverleners ondersteunen bij het werken met het EPD. Maar daar hoor ik graag meer over!

Bronnen

Voor dit blog heb ik diverse internetbronnen geraadpleegd. De belangrijkste noem ik hieronder, een enkele verwijzing vind je terug in de tekst:

Why have scribes become so pervasive in health care?(20140613) http://www.kevinmd.com/blog/2014/06/scribes-become-pervasive-health-care.html
Do medical scribes threaten patient privacy? (20140427) http://www.kevinmd.com/blog/2014/04/medical-scribes-threaten-patient-privacy.html
The disturbing confessions of a medical scribe (201403): http://www.kevinmd.com/blog/2014/03/confessions-medical-scribe.html
My experience with a scribe in the emergency department (201212): http://www.kevinmd.com/blog/2012/12/experience-scribe-emergency-department.html
How working as a scribe prepared me for medical school (20120307): http://www.kevinmd.com/blog/2012/03/working-scribe-prepared-medical-school.html
Scribes lead to unintended consequences from electronic medical records (20101129): http://www.kevinmd.com/blog/2010/11/scribes-lead-unintended-consequences-electronic-medical-records.html
Doctors hiring scribes because of electronic medical records (20100802) http://www.kevinmd.com/blog/2010/08/doctors-hiring-scribes-electronic-medical-records.html

Klik hier om het artikel te downloaden.

Dokter, bent u al medisch en digitaal professional?

Dokter de Bruin, internist, is blij als hij elke dag weer de digitale dossiers van zijn patiënten bijgewerkt heeft na afloop van het spreekuur. Vervolgens pakt hij de stapel briefjes en mailtjes van het secretariaat om patiënten, verwijzers en apotheken terug te bellen die eerder gebeld hebben. Per patiënt heeft de secr een aantekening gemaakt op papier of in het EPD, afhankelijk van de secretaresse. Hij zoekt de patiënt op voordat hij contact opneemt, maar moet tijdens het telefoongesprek diverse malen klikken en doorklikken om de juiste informatie te verzamelen. En dan nog is hij niet altijd helemaal zeker dat hij alles heeft.

Dokter de Bruin vindt het EPD maar een vervelend ding om gegevens te vinden. Terugvinden van gegevens blijft lastig. Het registreren gaat wel, maar wat waar is niet altijd helder. Typen gaat steeds beter, maar toch was het papier handiger en overzichtelijker.

Nog geen medisch en digitaal professional
Een medisch professional is dokter de Bruin al langer dan vandaag. Meer en meer wordt van hem verwacht dat hij digitaal werkt en gebruik maakt van moderne technologie.Thuis is hij in de weer op de tablet of de smartphone, met email of met webwinkelen. Sociale media gebruikt hij niet, maar heeft wel een profiel op LinkedIn. Dus hij is aardig digitaal, maar in mijn ogen is een medisch en digitaal professional een dokter die technologie optimaal inzet om zijn of haar werk te ondersteunen. Voor de vakinhoudelijke onderzoeksapparatuur gebruikt hij de state-of-the-art. Hoe is dat voor de dossiervoering en administratieve ondersteuning? Pas als hij ook zoekt naar de optimale inzet van het EPD in de zorgprocessen en het optimaliseren van zijn eigen interactie met het EPD dan is hij op weg om ook digitaal professional te worden.

Wat doet zo’n professional anders? 
Papieren werkwijze gedigitaliseerd is dat professioneel digitaal werken? Status quo bereiken en handhaven met EPD gebruik, is dat professioneel digitaal werken? Ik denk van niet. Artsen en andere EPD gebruikers die het EPD optimaal in hun werkprocessen willen inpassen en dit continu optimaliseren, kunnen meer bereiken met de inzet van het EPD. Ze zullen nadenken over wat ze willen bereiken met het EPD en vanuit die gedachte zoeken naar een oplossing waarin het EPD ondersteunend kan zijn. Dat doet zo’n medisch en digitaal professional. Het vraagt een positief kritische houding, tegenover het eigen werken, het zorgproces en de technologie.

Is het nodig dat ik zo’n professional ben?
Laten we deze vraag bekijken, uitgaande van een gedigitaliseerde papieren status en gedigitaliseerde aanvragen voor aanvullend onderzoek. Een digitale variant van papieren dossiers en aanvragen is een grote verbetering in termen van leesbaarheid en beschikbaarheid. Het is al een hele kluif om dat te realiseren en te zorgen dat iedere gebruiker aan de slag gaat. Voor u als gebruikers is het vaak goed als de trucs geleerd zijn, maar echt thuis in het EPD en de gevolgen voor het zorgproces raakt u niet. Bent u daarmee tevreden?

Stel dat ik zo’n professional ben, wat dan?
Als medisch en digitaal professional beschikt u over zeer goede computervaardigheden, u bouwt kennis op van het zorgproces en de mogelijkheden van digitaal werken in uw eigen organisatie. U verwerft inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van het EPD. Bovendien zult u meer vanuit een lange termijn visie het EPD en de mogelijkheden willen inzetten en matchen met het zorgproces. U heeft grip op het gebruik van het EPD en de manier waarop het bijdraagt aan verbeteringen.

Wat denkt u is professioneel digitaal werken een noodzakelijke competentie voor artsen? Laat uw reactie achter op mijn blog, ik ben erg nieuwsgierig.