Heeft jouw EPD ook zoveel (ongewenste) bijwerkingen?

Vorige keer had ik een aantal voordelen – al dan niet theoretische – benoemd. Er zijn veel redenen om over te gaan tot de aanschaf van een (ander) EPD systeem. De verwachtingen over wat het gaat brengen lopen nogal uiteen. Zo sprak ik ooit een dokter die het EPD zag als een grote bezuinigingsoperatie, maar ik sprak ook een verpleegkundige voor wie haar vak veel interessanter en zichtbaarder werd.

EPD effecten

Deze keer ben ik op zoek ben gegaan naar de effecten van een EPD in de dagelijkse praktijk. In elke organisatie heeft de invoering of vervanging van een EPD systeem grote gevolgen voor elke gebruikersgroep. En veel gevolgen zouden vooraf kunnen worden voorzien op basis van ervaringen van anderen, op basis van onderzoek dat gedaan is, en toch lijkt het in veel gevallen een verassing waar een EPD toe kan leiden.

Impact is niet gelijk aan voordeel

Met name voor eindgebruikers en zeker voor artsen gaat de invoering van een (nieuw) EPD gepaard met grote veranderingen. Deze veranderingen hebben direct impact op het werk van artsen. Elke arts zal direct op zoek gaan naar de voordelen die een EPD biedt, in zijn of haar eigen werk. En het ook zo in willen zetten dat het voor hem of haar voordelen gaat opleveren, het liefst meteen.

EffectenEPD verkleind2 Zo werkt het niet

En zo werkt het niet. De effecten in bovenstaand plaatje maken dat duidelijk. Dit overzicht is niet uitputtend en ik heb het samengesteld op basis van ervaringen in projecten, gesprekken met artsen en literatuur. Helder is dat effecten anders beoordeeld kunnen worden afhankelijk van het perspectief.

Als arts doe je heel veel extra werk met een EPD

Deels gaat het om werkzaamheden die voorheen door een secretaresse, verpleegkundige of poli-assistente gedaan werden. Het voorbeeld van brieven die artsen zelf maken en versturen ken je misschien uit eigen ervaring.

Deels gaat het ook om meer gegevens vastleggen. Een radiologie-onderzoeksaanvraag kan zomaar uitgebreid zijn met een aantal verplichte velden die op papier niet ingevuld hoefden te worden bijvoorbeeld. Of bij de inrichting van het EPD is gekozen om structuur aan te brengen in de vorm van allerlei klikvelden. Dit leidt tot vragen over wat waar vastleggen en terugvinden, maar ook tot gebrek aan overzicht over alle data.

Maar het gaat ook voor een deel om het werken met meer technologie en apparatuur. Printers op de kamer wil lang niet elk ziekenhuis, bijvoorbeeld. Maar zolang de recepten nog niet digitaal naar de apotheek kunnen betekent dit veel geloop naar printers en gedoe met printers. Tijdverlies is het effect net als potentiële gevaren voor de privacy van de patiënt. En tot slot, vernieuwingen vragen tijd en aanpassing. Het is niet mogelijk om de oude manier van werken 1-op-1 over te zetten naar de nieuwe situatie. Dus nieuwe vormen van samenwerking zijn mogelijk, zoals een digitale werklijst met acties en te maken brieven bijvoorbeeld, of opdrachten van arts naar de balie die volledig digitaal ingevoerd en afgehandeld worden.

Positieve effecten

Gelukkig zijn er ook positieve effecten, zoals leesbare data, minder incomplete onderzoeksaanvragen, gegevens altijd en overal bij de hand als je een vraag krijgt of iemand belt.

Succes?

Hoe kan je dan toch een succes maken van je EPD-en? Succes wordt kort samengevat als netto voordelen. Laten we eens kijken de factoren die een rol spelen bij het succes van informatie-systemen. Die factoren zijn de kwaliteit van het systeem, EPD in dit geval, de impact op individu en organisatie, de tevredenheid van gebruikers en het feitelijk gebruik. Hierbij is het zo dat feitelijk gebruik en tevredenheid van gebruikers samen met de mate van impact op het eigen werk de beleving van succes bepaalt. Bovendien is het zo dat de tevredenheid van gebruikers sterk beïnvloed wordt door de verwachtingen vooraf en algemene computervaardigheden. Wat kan je hiervan leren en hoe kom je tot succes als je in je werk met name met negatieve effecten ervaart, zoals hierboven in het plaatje zijn opgesomd. Dit is het tweede artikel in een reeks van 3: lees hier het vorige artikel

EPD voordelen: heb jij ze allemaal binnen?

Alles kan je erbij pakken als iemand belt of mailt, dat is toch wel het grootste voordeel.” Aldus een van de artsen die ik laatst sprak over wat het EPD gebracht had.

Is dat het enige en allergrootste voordeel of is er meer? Voordelen maken dat je eventuele nadelen op de koop toeneemt. Zo simpel is het in de realiteit vaak niet. Realiseer je je eigenlijk wat de voordelen zijn en wat ze voor je betekenen?

Overzicht voordelen
In onderstaand overzicht heb ik een heel aantal voordelen opgesomd. En dat niet alleen, ik heb ook een indeling gemaakt op basis van belanghebbenden.

Dat heb ik gedaan, omdat voordelen die voor de organisatie evident zijn, lang niet altijd een voordeel zijn voor jou als gebruiker. Het succes en de acceptatie hangen echter wel sterk af van jouw gevoel of je voordelen behaald hebt.

Wat bedoel ik daarmee?
Laten we het voorbeeld nemen van standaardisatie van gegevens. Elk EPD heeft wel mogelijkheden om vinkvakjes aan te bieden, zodat je gemakkelijk en snel vastlegt wat je bevindingen zijn. Het grote voordeel is natuurlijk dat het statistieken oplevert, zoals vinkvakje A is bij 1003 patienten ingevuld en vinkvakje B bij 2945.

Fijn voor de organisatie, de prestatie-indicatoren en de wetenschap. Maar in de praktijk past jouw patient niet in vinkvakje A of B. Wat doe je? Je kiest een vinkvakje of je slaat het over en kiest ervoor om in een tekstvak je bevindingen in eigen woorden in te typen.

Een ander voorbeeld, afbakening van taken. Voor de wet, de ICT en de organisatie is het handig dat een EPD zo ingericht kan worden dat alleen de bevoegde gebruiker bepaalde gegevens kan inzien en/of toevoegen. In de praktijk blijkt dan dat artsen zelf allerlei gegevens moeten invoeren die voorheen door poli-assistentes, secretaresses of verpleegkundigen gedaan werden. Voor die gebruikersgroep, artsen, is het niet zo’n groot voordeel dat taken zo strict zijn afgebakend.

Dus, de beleving van het voordeel hangt af van je blik op de voordelen. Een voordeel is daarmee niet absoluut en dat wordt in discussies nog wel eens vergeten.

Voordelen EPD

 

Actief toewerken naar voordelen
En dan is er nog iets. Als je een goed beeld hebt van welke voordelen het EPD je zou kunnen bieden, kan je toewerken naar het behalen van een bepaald voordeel.

Natuurlijk is deze indeling niet absoluut en ik ontvang graag je feedback als het anders moet.

Hoe kan je voordelen gaan behalen?
Daarvoor moet je eerst de effecten en gevolgen van het gebruik van een EPD helder hebben. Op het moment dat je dan de EPD effecten naast de voordelen legt, kan je concrete acties ondernemen om de voordelen te bereiken.

Meer daarover in een volgend artikel.

3 Redenen waarom ook jij slimmer zou (moeten) willen EPD-en

Een EPD is een ding, een instrument en EPD-en is een werkwoord. En zoals zo vaak bij werkwoorden zijn er lastige dingen. In dit artikel lees je een aantal mooie dingen van werken met een EPD en een paar probleempjes die het lastig maken. Herken je er iets van in jouw situatie?

stapeldossiers_verkleindLaten we eens terug naar de tijd dat je nog geen EPD had. Hoe was je werk toen?

Dossiers waren regelmatig zoek, en het was erg vervelend om patiënten te zien zonder dossier. Patiënt-gegevens stonden op papier, losse briefjes in het dossier en in de computer, zodat je altijd op meerdere plekken gegevens moest zoeken. Voordeel was het gemak waarmee je het dossier even doorbladerde. Maar de leesbaarheid van de aantekeningen was erg dokter-afhankelijk. Een groot voordeel van papier: een recept uitschrijven duurde enkele seconden, in plaats van een serie klikken en typen. Ook onderzoeksaanvragen  hoefde je niet altijd zelf in te vullen, standaardlab, deed de poli of de verpleging. Brieven die dicteerde je en ze werden netjes uitgetypt.

Is er overeenkomst tussen het EPD* en Appie, de app van AH?

Laatst ging ik voor een recept op zoek naar flespompoen in het assortiment van AH. Op mijn telefoon startte ik Appie, de app van AH. Ik koos voor de optie ‘Producten’ en kreeg een scherm met termen en bijbehorende foto’s, via de categorie ‘Aardappel, groente, fruit’ verder naar ‘Groente’ en toen wist ik het niet meer: Seizoensgroente? Nee. Kookgemak? Te veel keus. Uiteindelijk zag ik rechtsboven het vergrootglas en ja, na een klik, kreeg ik een zoekveldje. Daar typte ik ‘flespompoen’ in. Het resultaat? Een hele serie flesspenen…

Genoeg! Ik pakte mijn fiets en fietste naar de markt om daar mijn flespompoen te kopen.

Waarom snapte ik Appie niet?
Onderweg naar de markt dacht ik na over hoe iemand Appie zo in elkaar kon zetten. Thuis gekomen kon ik het niet laten om nog eens kijken. Ik concludeerde dat het doel van Appie niet is een specifiek product te vinden. Het is wel om een boodschappenlijstje te maken met de winkel als basis. Aangezien ik thuis de boodschappen niet doe, snap ik Appie dus niet.

Begrijp jij je EPD zoals ik Appie snap?
Of ken je alle ins en outs, zodat je feilloos samenwerkt, jij met je EPD? Weet je bij elk consult feilloos de (nieuwe) gegevens van de patiënt die voor je zit, te vinden? Als dat niet zo is, kan dat tot frustratie leiden.

Niet nodig!
Gelukkig is dat niet nodig. In twee keer 10 minuten kan je zelf al veel helderheid scheppen door een analyse van je EPD en je EPD vaardigheden of skills. Het analyseren van je EPD bewaar ik tot een volgende keer. In dit blog krijg je een paar korte testjes om je interactie met je EPD en je typevaardigheid te meten.

Hoe werk je met je EPD?
Een belangrijke factor in de interactie met je EPD is de bediening, welke knoppen moet je gebruiken en hoe snel kan je navigeren. In het volgende testje kan je nagaan hoe jouw interactie met het systeem is. Uiteindelijk bepaalt dat welke plek het EPD inneemt tijdens patiëntcontacten.

Ga achter je EPD zitten
Kies de eerste patiënt wiens naam met een A begint en wiens geboortedatum eindigt op 10-1937.
Neem 2 minuten voor het opzoeken van

  • de voorgeschiedenis
  • bij welke specialist hij of zij het laatst geweest is en wanneer
  • hoeveel medicatie de patiënt op dit moment gebruikt
  • de meest recente lab-uitslag
  • de laatste en voorlaatste reden van komst
  • of de patiënt een OK heeft ondergaan in de afgelopen 8 maanden

1. Hoe vaak herhaal je een handeling (klikken of een scherm openen)? Is dat nodig?
2. Hoe vaak wisselde je tussen muis en toetsenbordbediening?
1. Gebruik je de <TAB> toets om op een scherm van het ene veld naar het ander te gaan, en <SHIFT><TAB> om terug te gaan? Probeer het eens!
2. Gebruik je combinaties van toetsen, zoals <ALT><F4> of <ALT>+ een onderstreepte letter op een knop om een scherm te sluiten of een scherm verder te gaan? Opslaan doe je ongetwijfeld heel regelmatig: Zoek eens uit welke toetscombinatie je hiervoor kan gebruiken?

Proberen?
Doe dan de oefening nog eens met de eerste patiënt wiens naam met een B begint.

 

Typvaardig?
In de meeste EPD systemen ontkom je niet aan typen, naast klikken. Typen met 10 vingers is sneller dan met 2. Bovendien geeft het je de mogelijkheid om iemand nog aan te kijken. Secretaresse snelheden zijn niet nodig, maar blind met 10 vingers kunnen typen heeft veel voordelen. Hoe goed en snel typ jij?

Doe een testje: Dat kan op een van de volgende sites: http://www.typestars.com/Typevaardigheidstest.aspx. http://www.typingtest.com (met type-spelletjes) en http://www.gratistypetest.nl

Ben je tevreden met je resultaat?
Niet helemaal? Er zijn veel online typecursussen – gratis en betaald – waar je met 10 min per dag oefenen je snelheid kan verhogen.

Tip: op de site van Typelesonline.nl kan je oefenen met je eigen teksten. Het is gratis maar daarvoor krijg je wel reclame op je scherm.

Kan je al goed genoeg typen, maar wil je sneller werken, denk dan eens aan typehulpjes zoals, bijvoorbeeld

  • Fingertips (http://www.getfingertips.com windows only),
  • Type Pilot (http://www.colorpilot.com/typepilot.html) of
  • Quickphrase (http://www.typingmaster.com/individuals/quickphrase/).

Wil je absoluut niet typen, denk dan eens aan de mogelijkheid voor spraakherkenning.
NB alle sites waar ik naar verwijs zijn commerciële sites. Ik heb geen enkele band met deze sites of bedrijven. Ik verwijs je alleen door, omdat ik denk dat het zinvol voor je zou kunnen zijn.

Wat is het resultaat van deze eerste twee testjes naar je EPD vaardigheden? Tevreden? Ik begon het blog met mijn ervaringen met Appie. Is er een overeenkomst tussen Appie en jouw EPD? Laat je het me weten? Ik ben razend nieuwsgierig!

De volgende keer deel twee, waarin we je EPD onder de loep nemen.
PS. Heeft dit blog meer vragen dan antwoorden over je EPD opgeleverd, neem dan eens contact op voor een gratis (telefonisch) EPD consult van 15 minuten. Ik kan je helpen helderheid te brengen.

 

*De term EPD kan je vervangen voor HIS of cliëntdossier lezen, net wat voor systeem jij als dokter gebruikt. Voor de leesbaarheid refereer ik steeds aan EPD.

 

3 tips om je EPDen effectiever in te zetten

Baal je wel eens dat je EPD of HIS zoveel tijd vraagt tijdens je consult?

Zou je graag meer tijd aan je patiënt besteden en niet aan dat systeem?

Bekijk dan deze video van 1 minuut met 3 tips en zet meteen stappen om slimmer te EPD-en.

[wpvp_embed type=youtube video_code=N4tUOS7c0Og width=450 height=253]

Waarom zou een blog altijd een getypte tekst moeten zijn, vroeg ik me af. Vandaar dit keer een ander format dan een tekst. Wat vind je ervan? Laat je het me weten?

Wat is de overeenkomst tussen je EPD en het weer?

IMG_0654

Vorige week worstelde ik met de vraag waarom zoveel artsen een EPD gebruiken en dat niet optimaal doen. Waarom staan zij zichzelf toe om een zo’n belangrijk instrument sub-optimaal in te zetten? Ik vind namelijk dat een patiënt feitelijk recht heeft op een dokter die zijn of haar werk goed kan doen. En kan dat als je een van je instrumenten niet tot in de puntjes beheerst?

Afijn, daar worstelde ik mee en kwam er niet uit. Buiten zag het er niet heel aanlokkelijk uit, maar om uit de impasse te komen besloot ik te gaan hardlopen. Voor het eerst in veel te lang overigens, maar dat terzijde. Ik was nog niet weg of de zon brak door. Wat zag de wereld er anders uit!

Alle bomen en weilanden glinsterden en de zon was warempel al lekker warm. Ik werd er helemaal blij van! Gaandeweg mijn rondje vroeg ik me af waarom ik toch zo weinig zin had eerder vanochtend. Het was het weer. De bewolkte, sombere lucht lokte me niet echt, maar nu..heel anders. Gek fenomeen, eigenlijk het weer.

Het overkomt je en je kan het niet beïnvloeden als individu. Met heel veel individuen samen weer wel, zo blijkt uit de signalen van klimaat­veranderingen. En dat kost tijd. Maar ik, als individu, wat kan ik doen?

Ik klagen, wachten tot het vanzelf verandert of me er niks van aantrekken. Maar ik kan zelf ook echt iets doen: ik kan mijn plannen aanpassen, niet met de fiets gaan maar met de auto of mezelf beschermen met zo’n mooi regenpak of een paraplu. Ik kan mijn denken over het weer beïnvloeden en mijn gedrag.

Toen dacht ik weer aan de aanleiding om te gaan hardlopen en vroeg me af  wat de overeenkomst is tussen het weer en het EPD. Het EPD overkomt je ook als dokter, in de meeste gevallen tenminste. En ook bij je EPD kan je je gedrag veranderen en hoe je denkt over het EPD.

Je kan het EPD zien als iets waar je mee moet leren leven, maar ook als iets dat je kan helpen een betere dokter te zijn. In het eerste geval zal je veel klagen, of je wacht tot het vanzelf verbetert.

Maar er zijn ook artsen die zich realiseren dat het echt niet vanzelf beter wordt, zij gaan op zoek naar oplossingen. En net als bij het weer valt niet altijd mee het EPD te veranderen. Daar spelen zoveel factoren een rol. Wat wel prima kan, is je eigen gedrag en vaardigheden waar nodig veranderen.

Hoe ga jij om met het instrument EPD? Als je het leuk vindt, om te testen hoe EPD vaardig je bent en te ontdekken wat je zelf kan doen, vul dan de EPD check in.

Dit blog verschijnt in een reeks waarin ik je meeneem op mijn reis. Mijn reis is de nieuwe koers van EPD op Koers om dokters te helpen hun EPD zo goed mogelijk in te zetten in hun werk. 

Hoe zorgen voor meerwaarde met het EPD?

 Doelgericht werken! 

10418246_s

 

Tijdens mijn zoektocht op internet naar gegevens, meningen en ervaringen van artsen met EPD systemen in hun dagelijks werk, stuitte ik op een artikel in Medisch Contact, Zorg niet beter met EPD.


Nieuwsgierig naar de details, vond ik na even zoeken het bijbehorende artikel: ‘Electronic health records and Clinical decision support systems‘ met als ondertitel: Impact on national ambulatory care quality. Een Amerikaans onderzoek naar 20 kwaliteitsparameters. In het onderzoek werden de registraties van 255000 poli bezoeken onder de loep genomen in de periode 2005-2007.

In ongeveer 30% van deze bezoeken werd een EHR gebruikt en daarvan beschikte 57% over CDS (clinical decision support).

De conclusie van de onderzoekers was dat het voor de kwaliteit van de zorg niet veel uitmaakte of er een EHR – al dan niet met CDS – gebruikt werd of niet. Daarbij is het van belang te weten dat zij zich concentreerden op 20 kwaliteitsparameters (voor de lijst verwijs ik naar het artikel zelf – tabel 2).


Wat heeft u daar nu aan?

De vraag is natuurlijk wat u hiermee kan. Als het toch niet uitmaakt voor de kwaliteit van zorg, waarom dan een EPD implementeren? Je zou je kunnen afvragen waarom we ons alle investeringen en inspanningen getroosten om EPD systemen te implementeren: geld en tijd investeren en vragen van zorgverleners, oplossingen vinden voor procesflows die absoluut niet door de techniek ondersteund worden, hardware matchen met de behoefte. Plus daarna de beheersfase: hoe doorontwikkelen naar volgende niveau’s van EPD systeem en – gebruik. Beter niet doen?

Wel doen! Maar slim! 
Primair – vind ik – zou elke vakgroep of manager zich af moeten vragen Wat willen wij als organisatie of vakgroep bereiken met (de invoering van) het EPD systeem? Het antwoord op die vraag maakt het namelijk veel gemakkelijker om prioriteiten te bepalen en richting te geven aan de (door)ontwikkeling van het EPD.

3 EPD-vraagstukken
Elke vakgroep, waar gewerkt wordt met een EPD, worstelt met de volgende 3 vraagstukken:

  1. hoe zorgen we dat alle gebruikers goed omgaan met het EPD? 2 tot 3 uur training is niet genoeg om alle basisfunctionaliteit goed te leren kennen, dus de eerste periode is een leerperiode waarin afspraken gemaakt moeten worden over:
  • welke gegevens waar en wanneer vastgelegd worden en
  • welke functionaliteit hebben we eigenlijk tot onze beschikking
  1. hoe zorgen we dat het EPD en het zorgproces goed op elkaar aansluiten? Deze vraag is zowel direct bij de start, maar zeker ook na verloop van tijd heel relevant. Aandacht blijven schenken aan hoe de procesflow en het EPD steeds dichter naar elkaar toe kunnen groeien is van wezenlijk belang om uiteindelijk een hoger EPD rendement te halen
  2. hoe zorg ik, als arts, dat het EPD het patiëntencontact niet verstoort? Tijdens consulten gegevens vastleggen en opzoeken kan verstorend werken, maar dat is niet nodig!

Omgaan met deze vraagstukken is gemakkelijker als de doelstelling van het EPD helder is. Ik zal met een voorbeeld laten zien wat ik bedoel.

Voorbeeld

Een vakgroep heeft de volgende doelstelling geformuleerd bij de start van het EPD: verwijzers moeten sneller geïnformeerd worden, en wel binnen 24uur na het contact met de patiënt. Hoe maakt u dat concreet?

  1. Artsen moeten goed omgaan met het EPD en de functionaliteit om brieven te maken heel goed beheersen. Daarvoor wordt zo nodig extra uitleg door collega’s gegeven. Daarnaast worden binnen de vakgroep afspraken gemaakt over hoe een brief wordt samengesteld en welke EPD velden opgenomen worden.
  2. De flow van accorderen en corrigeren van correspondentie moet optimaal ingericht zijn. Dit vereist goede kennis van deze flow, administratief medewerkers die brieven kunnen ontvangen en dagelijks afhandelen van brieven van de werklijst.
  3. De registratie en communicatie tijdens consulten moet optimaal zijn, zodat niet achteraf nog administratie nodig is.

Hoe kunnen deze eisen en wensen gerealiseerd worden?

  • concreet afspraken maken over verantwoordelijkheden
  • zorgen dat gebruikers over de vereiste EPD kennis beschikken. Waar nodig kennis en vaardigheden bijspijkeren en/of how-to kaartjes als geheugensteuntjes uitdelen
  • het proces zo inrichten dat het maken, controleren, corrigeren, accorderen en verzenden van correspondentie vanzelf loopt. Dit geldt voor de stappen in het EPD en voor de onderlinge afspraken
  • met een overzicht over de status van de brieven kan continu bekeken worden of de afspraken nagekomen worden, zodat ook snel bijgestuurd kan worden als het misgaat
  • de inrichting van de spreekkamers moet zodanig zijn dat de arts tijdens het consult en met de patiënt kan praten en de patiënt kan laten meekijken als dat zinvol is.
  • daarnaast moeten de tools voorhanden zijn om snel gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld een tekenpad of spraakherkenning, of een draadloos toetsenbord met draadloze muis.

Stappen zetten om het EPD en het zorgproces optimaal met elkaar te laten matchen helpt u om slimmer te werken. En slimmer werken maakt dat u meer tijd en aandacht heeft voor uw patiënten.