Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Heeft jouw EPD ook zoveel (ongewenste) bijwerkingen?

Vorige keer had ik een aantal voordelen – al dan niet theoretische – benoemd. Er zijn veel redenen om over te gaan tot de aanschaf van een (ander) EPD systeem. De verwachtingen over wat het gaat brengen lopen nogal uiteen. Zo sprak ik ooit een dokter die het EPD zag als een grote bezuinigingsoperatie, maar ik sprak ook een verpleegkundige voor wie haar vak veel interessanter en zichtbaarder werd.

EPD effecten

Deze keer ben ik op zoek ben gegaan naar de effecten van een EPD in de dagelijkse praktijk. In elke organisatie heeft de invoering of vervanging van een EPD systeem grote gevolgen voor elke gebruikersgroep. En veel gevolgen zouden vooraf kunnen worden voorzien op basis van ervaringen van anderen, op basis van onderzoek dat gedaan is, en toch lijkt het in veel gevallen een verassing waar een EPD toe kan leiden.

Impact is niet gelijk aan voordeel

Met name voor eindgebruikers en zeker voor artsen gaat de invoering van een (nieuw) EPD gepaard met grote veranderingen. Deze veranderingen hebben direct impact op het werk van artsen. Elke arts zal direct op zoek gaan naar de voordelen die een EPD biedt, in zijn of haar eigen werk. En het ook zo in willen zetten dat het voor hem of haar voordelen gaat opleveren, het liefst meteen.

EffectenEPD verkleind2 Zo werkt het niet

En zo werkt het niet. De effecten in bovenstaand plaatje maken dat duidelijk. Dit overzicht is niet uitputtend en ik heb het samengesteld op basis van ervaringen in projecten, gesprekken met artsen en literatuur. Helder is dat effecten anders beoordeeld kunnen worden afhankelijk van het perspectief.

Als arts doe je heel veel extra werk met een EPD

Deels gaat het om werkzaamheden die voorheen door een secretaresse, verpleegkundige of poli-assistente gedaan werden. Het voorbeeld van brieven die artsen zelf maken en versturen ken je misschien uit eigen ervaring.

Deels gaat het ook om meer gegevens vastleggen. Een radiologie-onderzoeksaanvraag kan zomaar uitgebreid zijn met een aantal verplichte velden die op papier niet ingevuld hoefden te worden bijvoorbeeld. Of bij de inrichting van het EPD is gekozen om structuur aan te brengen in de vorm van allerlei klikvelden. Dit leidt tot vragen over wat waar vastleggen en terugvinden, maar ook tot gebrek aan overzicht over alle data.

Maar het gaat ook voor een deel om het werken met meer technologie en apparatuur. Printers op de kamer wil lang niet elk ziekenhuis, bijvoorbeeld. Maar zolang de recepten nog niet digitaal naar de apotheek kunnen betekent dit veel geloop naar printers en gedoe met printers. Tijdverlies is het effect net als potentiële gevaren voor de privacy van de patiënt. En tot slot, vernieuwingen vragen tijd en aanpassing. Het is niet mogelijk om de oude manier van werken 1-op-1 over te zetten naar de nieuwe situatie. Dus nieuwe vormen van samenwerking zijn mogelijk, zoals een digitale werklijst met acties en te maken brieven bijvoorbeeld, of opdrachten van arts naar de balie die volledig digitaal ingevoerd en afgehandeld worden.

Positieve effecten

Gelukkig zijn er ook positieve effecten, zoals leesbare data, minder incomplete onderzoeksaanvragen, gegevens altijd en overal bij de hand als je een vraag krijgt of iemand belt.

Succes?

Hoe kan je dan toch een succes maken van je EPD-en? Succes wordt kort samengevat als netto voordelen. Laten we eens kijken de factoren die een rol spelen bij het succes van informatie-systemen. Die factoren zijn de kwaliteit van het systeem, EPD in dit geval, de impact op individu en organisatie, de tevredenheid van gebruikers en het feitelijk gebruik. Hierbij is het zo dat feitelijk gebruik en tevredenheid van gebruikers samen met de mate van impact op het eigen werk de beleving van succes bepaalt. Bovendien is het zo dat de tevredenheid van gebruikers sterk beïnvloed wordt door de verwachtingen vooraf en algemene computervaardigheden. Wat kan je hiervan leren en hoe kom je tot succes als je in je werk met name met negatieve effecten ervaart, zoals hierboven in het plaatje zijn opgesomd. Dit is het tweede artikel in een reeks van 3: lees hier het vorige artikel

EPD voordelen: heb jij ze allemaal binnen?

Alles kan je erbij pakken als iemand belt of mailt, dat is toch wel het grootste voordeel.” Aldus een van de artsen die ik laatst sprak over wat het EPD gebracht had.

Is dat het enige en allergrootste voordeel of is er meer? Voordelen maken dat je eventuele nadelen op de koop toeneemt. Zo simpel is het in de realiteit vaak niet. Realiseer je je eigenlijk wat de voordelen zijn en wat ze voor je betekenen?

Overzicht voordelen
In onderstaand overzicht heb ik een heel aantal voordelen opgesomd. En dat niet alleen, ik heb ook een indeling gemaakt op basis van belanghebbenden.

Dat heb ik gedaan, omdat voordelen die voor de organisatie evident zijn, lang niet altijd een voordeel zijn voor jou als gebruiker. Het succes en de acceptatie hangen echter wel sterk af van jouw gevoel of je voordelen behaald hebt.

Wat bedoel ik daarmee?
Laten we het voorbeeld nemen van standaardisatie van gegevens. Elk EPD heeft wel mogelijkheden om vinkvakjes aan te bieden, zodat je gemakkelijk en snel vastlegt wat je bevindingen zijn. Het grote voordeel is natuurlijk dat het statistieken oplevert, zoals vinkvakje A is bij 1003 patienten ingevuld en vinkvakje B bij 2945.

Fijn voor de organisatie, de prestatie-indicatoren en de wetenschap. Maar in de praktijk past jouw patient niet in vinkvakje A of B. Wat doe je? Je kiest een vinkvakje of je slaat het over en kiest ervoor om in een tekstvak je bevindingen in eigen woorden in te typen.

Een ander voorbeeld, afbakening van taken. Voor de wet, de ICT en de organisatie is het handig dat een EPD zo ingericht kan worden dat alleen de bevoegde gebruiker bepaalde gegevens kan inzien en/of toevoegen. In de praktijk blijkt dan dat artsen zelf allerlei gegevens moeten invoeren die voorheen door poli-assistentes, secretaresses of verpleegkundigen gedaan werden. Voor die gebruikersgroep, artsen, is het niet zo’n groot voordeel dat taken zo strict zijn afgebakend.

Dus, de beleving van het voordeel hangt af van je blik op de voordelen. Een voordeel is daarmee niet absoluut en dat wordt in discussies nog wel eens vergeten.

Voordelen EPD

 

Actief toewerken naar voordelen
En dan is er nog iets. Als je een goed beeld hebt van welke voordelen het EPD je zou kunnen bieden, kan je toewerken naar het behalen van een bepaald voordeel.

Natuurlijk is deze indeling niet absoluut en ik ontvang graag je feedback als het anders moet.

Hoe kan je voordelen gaan behalen?
Daarvoor moet je eerst de effecten en gevolgen van het gebruik van een EPD helder hebben. Op het moment dat je dan de EPD effecten naast de voordelen legt, kan je concrete acties ondernemen om de voordelen te bereiken.

Meer daarover in een volgend artikel.

Je EPD registraties zelf doen of laten doen? Dat is de vraag!

scribe plaatjeDe ‘medical scribe’, al meerdere malen kwam ik dat fenomeen tegen in de blogs van KevinMD. Het verbaast me en intrigeert me, dus besloot ik om eens op onderzoek uit te gaan. Deze week heb ik de blogs eens gegoogled. En wat blijkt? In de US is het een hele business, uitzendbureau’s die medical scribes opleiden en verhuren op aanvraag.

Wat is een medical scribe?
Allereerst misschien voor degenen die de term niet eerder gehoord hebben. Een ‘medical scribe’ is iemand die tijdens een patiëntbezoek gegevens voor de arts vastlegt in het EPD, vaak gebruikt tijdens poli’s en op de SEH. De scribe kan in dezelfde kamer zitten of in een andere ruimte en via microfoons en/of camera’s het gesprek volgen.

De scribes zijn niet zelden medisch studenten, maar specifieke (opleidings)eisen lijken niet te bestaan. Een van de artikelen is een blog van een scribe en hij beschrijft het werk als een heel nuttige ervaring voor zijn medische studie (5).

Elke scribe wordt op een andere manier ingezet. Dit betekent ook de kwaliteit van de registraties van deze functionarissen waarschijnlijk wisselend zal zijn. Overigens is hier nog geen onderzoek naar gedaan. Inmiddels wordt er wel veel gebruik van gemaakt in de VS.

Waarom is de medical scribe zo populair?
De opkomst van de scribes heeft alles te maken met de sterke opkomst van EMR’s in de VS en ‘meaningfull use’. Argumenten om te starten met medical scribes zijn o.a.:

  • EPD systemen die onvoldoende intuïtief zijn en niet passen in de workflow van artsen
  • steeds minder tijd beschikbaar per patiënt
  • steeds meer administratieve verplichtingen; financiële, verzekeringen, kwaliteitsindicatoren
  • groeiende noodzaak van accurate en volledige registratie vanwege medico-legale redenen

De beloofde winst is tweeërlei

  • de arts kan zich volledig richten op de patiënt
  • de productiviteit verhoogt, omdat registraties beter en sneller gedaan worden

Wat zijn de ervaringen?
Worden die beloftes ook waargemaakt? Hiervoor vat ik ervaringen samen van een SEH arts in de VS. Deze dokter omschrijft zichzelf als tech-savvy en handig met het EPD. Het duurde dan ook even, voordat hij de stap gezet heeft om een medical scribe in te huren op bepaalde momenten. In een blogartikel (4) deelt hij zijn ervaringen.

Het aspect van iemand die je steeds volgt en ook aanwezig is in de spreek-/onderzoekskamer beschrijft hij als iets vreemds, maar waaraan hij snel gewend was.

In zijn manier van werken heeft hij een drietal punten die veranderd zijn.
Allereerst, bespreekt hij nu hardop wat hij doet en wat zijn bevindingen zijn, zoals Ik luister naar uw hart en hoor geen bijzonderheden. Zo kan de scribe horen wat genoteerd moet worden en bijkomend voordeel is dat ook de patiënt weet wat er gebeurt en met welk resultaat. Ten tweede richt hij zich volledig op de patiënt en heeft meer rust, omdat hij de ‘te noteren punten’ niet meer hoeft te onthouden of in te voeren. En tot slot, nu doet hij elke keer een volledige anamnese plus lichamelijk onderzoek, waar hij dat voorheen bij een duidelijke beeld niet gedaan zou hebben.

De kwaliteit van de registraties is wisselend, niet elke scribe is even goed en de dokter zelf zou het (soms) anders noteren. De kunst is om de registraties te reviewen, maar ook los te laten. Goed is goed, ook al had je het zelf anders gedaan.

Een toename in productiviteit noemt hij als een positief resultaat. Sinds het moment dat hij de registraties van de scribe kort reviewt en orders invoert (niet toegestaan aan de scribes), is zijn toename in productiviteit enorm.

Het kost wel wat, want de toename in productiviteit is niet gelijk of hoger aan de kosten van de scribes. Ook in een ander artikel worden de kosten hoger geschat dan de winst met hogere productie (7).

Maar de kosten wegen op tegen een ander positief punt: de kwaliteit van leven van deze dokter. Hij waardeert de tijd en de rust die hij heeft tussen patiënten. Hij hoeft niet meer als een dolle alle registraties te doen tussen patienten en de tijd geeft hem gelegenheid om een artikel op te zoeken, mail te checken, telefoontjes te plegen etc.
Dus voor deze dokter is het voorlopig de moeite waard om een scribe in te huren, eigenlijk tot zijn eigen verbazing.

Patiënten perspectief
Last but not least. Kort wordt gerefereerd aan het gebrek aan privacy voor de patiënt. Het is niet onlogisch om te veronderstellen dat een derde die meeluistert naar jouw pijntjes, kwalen en problemen voor sommige patiënt een belemmering vormt om helemaal vrijuit te praten.

Ik heb er geen onderzoek naar kunnen vinden. In sommige settings zit de scribe niet in dezelfde kamer, maar kijkt/luistert mee in een andere kamer.De dokter hierboven geeft aan dat bij bepaalde onderzoeken de scribe op de gang wacht en later de bevindingen noteert.

In een ander artikel (2) pleit de auteur voor expliciete toestemming van de patiënt voor scribes in de spreek/onderzoekskamer en grote terughoudenheid bij voorgeschiedenis, anamnese en lichamelijke onderzoeken. Daarnaast vraagt deze auteur zich af of het niet zinvoller is om patiënten vragenlijsten te laten invullen die daarna overgenomen worden het het EMR door de scribes.

Ontwikkelingen in Nederland
Voor zover mij bekend wordt in het UMCU gewerkt met mensen die artsen en andere zorgverleners ondersteunen bij het werken met het EPD. Maar daar hoor ik graag meer over!

Bronnen

Voor dit blog heb ik diverse internetbronnen geraadpleegd. De belangrijkste noem ik hieronder, een enkele verwijzing vind je terug in de tekst:

Why have scribes become so pervasive in health care?(20140613) http://www.kevinmd.com/blog/2014/06/scribes-become-pervasive-health-care.html
Do medical scribes threaten patient privacy? (20140427) http://www.kevinmd.com/blog/2014/04/medical-scribes-threaten-patient-privacy.html
The disturbing confessions of a medical scribe (201403): http://www.kevinmd.com/blog/2014/03/confessions-medical-scribe.html
My experience with a scribe in the emergency department (201212): http://www.kevinmd.com/blog/2012/12/experience-scribe-emergency-department.html
How working as a scribe prepared me for medical school (20120307): http://www.kevinmd.com/blog/2012/03/working-scribe-prepared-medical-school.html
Scribes lead to unintended consequences from electronic medical records (20101129): http://www.kevinmd.com/blog/2010/11/scribes-lead-unintended-consequences-electronic-medical-records.html
Doctors hiring scribes because of electronic medical records (20100802) http://www.kevinmd.com/blog/2010/08/doctors-hiring-scribes-electronic-medical-records.html

Klik hier om het artikel te downloaden.

Beter EPD-en in 10 minuten

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’

Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan! Om te beginnen kunt u een paar eenvoudige stappen zetten die zorgen voor efficiënter werken met uw eigen EPD.

Werk maken van beter EPD-en

Het EPD is een generieke applicatie. En u heeft waarschijnlijk een generieke opleiding gekregen om te kunnen werken met het EPD. Maar uw werkwijze is uniek en voor verschillende ‘EPD taken’ zult u het EPD verschillend gebruiken. Zou het niet handig zijn een routekaart te hebben als navigatie-hulp in het EPD? Bijvoorbeeld in de vorm van een mindmap of een tabel met activiteiten en de bijbehorende EPD stapjes. Bijvoorbeeld een werkwijze noteren om te voorkomen dat u lab uitslagen mist, zoals anderen overkomt in een recent JAMA artikel (Information Overload and Missed Test Results in Electronic Health Record–Based Settings: http://bit.ly/YQqIXF of lees de samenvatting op time.com: One Third Of Doctors Admit to Overlooking Electronic Test Results http://ti.me/ZkGxdh).

In 10 minuten een eigen EPD routekaart maken? Ga even zitten en zet onderstaande stappen:

Stap 1. Zet al uw werkzaamheden/activiteiten waarbij u de computer gebruikt op een rij. Denk aan: mail checken, spreekuur voorbereiden, spreekuur draaien, verslaglegging, verwijzers of patienten bellen, onderzoeksaanvragen of medicatie invoeren etc. Waarvoor is het EPD noodzakelijk? Zet deze activiteiten onder elkaar.

Stap 2. Markeer per EPD activiteit of het EPD een ondersteuning is of niet. Moet u elke keer zoeken naar gegevens of de juiste knoppen?

Stap 3. Concentreer op die EPD activiteiten waar het EPD nog niet echt ondersteunend is. Zoek uit welke schermen of formulieren u moeten openen of welke klikken u achtereenvolgens doet voordat het doel bereikt heeft. Heeft u dat genoteerd?

U heeft nu uw eigen EPD routekaart op maat waarmee u het EPD sneller en efficiënter kunt bedienen.

Maar is dat voldoende? De basis is goed worden in het bedienen van het tool dat u heeft, maar u vindt ongetwijfeld dat er zaken in het tool beter kunnen. Doe daar iets mee! Gaat u de uitdaging aan om een stapje verder te gaan?

Stapje verder Bedenk nu één EPD activiteit waarvan u vindt dat het gemakkelijker of sneller moet kunnen en zoek eens uit hoe dat zou kunnen. Identificeer het probleem: heeft u geen overzicht, staan de gegevens her en der in het systeem, weet u niet precies hoe u van bekijken naar invoeren van gegevens gaat, of heeft u een heel ander probleem. Analyseer voor uzelf waarom het probleem bestaat en vervolgens komt u bij een oplossing. Oplossingen kunnen variëren van eigen vaardigheden bijspijkeren, hardware aanpassen, aanpassingen in het zorgproces of aanpassingen in de software. Komt u er niet uit? Overleg met een collega of een functioneel beheerder en ga samen op zoek naar de oplossing. Lukt het dan nog niet? Neem eens contact op en we bespreken hoe u toch een oplossing

Immers, als arts wilt u kwaliteit leveren en dat betekent dat u ook als EPD gebruiker blijft werken aan verbeteringen. Alleen dan gaat de tool EPD u tijd opleveren en kan het u meer bieden. Dus  bovenstaande stappen elke drie maanden herhalen en blijven werken aan het verbeteren van uw EPD en uw eigen vaardigheden. Blijf werk maken van het EPD!

Hulp nodig bij het maken van uw EPD routekaart? Neem contact op met mij en vraag naar de mogelijkheden.

Hoe kunt u uw EPD efficiënter gebruiken?

De ik-wil- wel-maar- hoe?-EPD-gebruiker: “Drie vinkjes zetten op het papieren formulier…verleden tijd, maar het ging zo snel en ik kon dat zo goed als blind doen…..ik hoefde er niet verder over na te denken. Nu hebben we het EPD. Typen, verschillende velden, muis, en we moeten steeds efficiënter werken. Hoe doe ik dat? “

Elk EPD zit weer net anders in elkaar en op elke afdeling zijn de werkprocessen weer net even anders ingericht. Zijn er dan wel tips te geven die het werken met het EPD efficiënter maken? Jawel. Naast het weten welke gegevens u waar vastlegt in het EPD en het weten waar die gegevens weer ontsloten worden, is het ook van belang in te gaan op de praktische omgang met het EPD. Wat kunt u vandaag al doen?

Een aantal tips:

Zorgeloos overstappen naar het EPD? 5 tips

Zou het mogelijk zijn om zorgeloos over te stappen naar het EPD? Ik denk van wel! En, .. ik denk dat veel artsen met name er van dromen. Heb je zelf ook zo’n droom of ken je iemand met zo’n droom? Roep je ook dingen als, het kost me veel meer tijd, ik heb op papier snel overzicht, ik kan niet typen, nu weet ik precies wat in waar in de status staat? Allemaal En dat is ook precies wat je om je heen ziet gebeuren bij de overstap van papieren dossiers naar EPDs. Toch kan het anders, daar ben ik van overtuigd. Het hoeft niet per se meer tijd te kosten of een worsteling te zijn om eindelijk die applicatie in de vingers te krijgen. Wel vraagt het een bepaalde houding tegenover een EPD en een EPD project. Daarom hieronder 5 tips over hoe je zorgeloos, of op zijn minst zorgelozer, de overstap kan maken naar het EPD.

EPD gebruik optimaliseren? 6 tips

EPD’s worden geïmplementeerd, ingevoerd, weggezet, beschikbaar gesteld. Meestal is enige training of instructie onderdeel van het project, maar dan?

Autorijden leer je pas in de praktijk, zo is het ook met ICT en dus EPD gebruik. Een EPD heeft over het algemeen iets meer functionaliteit en features dan een auto en is in veel gevallen ook iets minder intuïtief. We kunnen onze gebruikers dan ook eigenlijk niet loslaten, maar doen dat wel (of is het bij u anders?). Vanaf vandaag verandert dat!