Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Hoe zou het zijn om te kiezen wie het EPD wel en niet mogen gebruiken?

Vanmorgen vroeg ik me ineens af hoe het zou zijn als je de mogelijkheid had om EPD gebruikers uit te kiezen. Het is natuurlijk absurd, maar juist daardoor een leuke exercitie om eens uit te voeren.

Stel je eens voor:
Je bent functioneel beheerder of ICT adviseur en jij mag de EPD gebruikers uitkiezen; jij bepaalt wie het EPD wel en niet mag gebruiken.

WIE zou je zou je dan met het EPD laten werken?

  • Alleen aardige zorgverleners?
  • Alleen mannen of alleen vrouwen?
  • Jong of juiste oude zorgverleners?
  • EPD helden of juist alleen de kneuzen?
  • De verzamelaars van technologische gadgets of de vulpengebruikers?

Dit is wat ik zou doen:

  • Ik zou zorgverleners uitkiezen die communiceren en nadenken over het EPD. Mensen die nadenken en vervolgens bespreken wat ze goed vinden en wat ze minder goed vinden. Zo kunnen we samen tot een verbetering komen en daarna nog een en nog een.
  • Ik zou ook zorgverleners kiezen die iets willen leren. Immers een EPD is geen statisch ding. Integendeel, het is continu in beweging (als het goed is) en blijft nieuwe werkwijzes en mogelijkheden bieden.
  • Tot slot, zorgverleners die ik uitkies, bepalen steeds weer wat ze met het EPD kunnen doen voor hun patiënten, wat ze beter kunnen doen in de zorg en in de samenwerking met anderen.

HOE zou je je selectie maken?

  • Op basis van simpele criteria, zoals leeftijd, kleur haar, kleur ogen, specialisme?
  • Of op basis van relevante opleidingen, zoals een typediploma?
  • Of misschien op basis van te meten criteria zoals hoe vaak de computer gebruikt wordt op het werk: dagelijks, wekelijks of nooit of hoe nuttig ze het EPD vinden?

Zo zou ik mijn keuze maken:

  • Ik zou gaan kijken en praten op elke plek waar gewerkt wordt
  • En ik zou aansluiten bij overlegmomenten
  • Ik zou vragen wat men doet en waarom

En WAAROM zou je je selectie op jouw manier doen?

  • Is dat, omdat je graag zelfredzame EPD gebruikers hebt?
  • Of is dat, omdat het EPD tot een succes wil maken?
  • Of is het misschien, omdat je dan weet wat je van je gebruikers kan verwachten?

Mijn keuze zou ik op deze manier maken, omdat

  • De impact die het EPD heeft op het werk van individuele gebruikers bepaalt de impact die het heeft op de organisatie
  • Allerlei verschillende factoren een cruciale rol spelen bij het succesvol EPD-en en die factoren overstijgen het niveau van de content en de kwaliteit van het EPD systeem zelf
  • De EPD gebruiker die overziet wat het EPD kan betekenen, ook in staat is om mee te gaan met veranderingen

Gek idee?
Hoeveel van de EPD gebruikers zou ik in mijn selectie opnemen? 10%, 50%, 95%? Ik weet het niet precies. Geen 100% in elk geval. Wat moet er gebeuren om dat te realiseren?

Zorgverleners, zou het niet leuk zijn om dit ook eens te doen voor het kiezen van de EPD ondersteuners?

3 Tips om als EPD gebruiker nog effectiever om te gaan met het EPD

Veel patronen in de klinische praktijk blijven hetzelfde na de introductie van het EPD. Tijdens de implementatie wordt (uiteraard) wel gekeken naar werkwijzen die gaan of moeten veranderen. Vanuit de optiek ‘efficiënt werken na invoering is er vrijwel altijd een directe relatie met de vragenlijsten en of formulieren. Logisch, een mens kan nu eenmaal niet alles ineens behappen.

Maar mocht u als EPD gebruiker vinden dat de status quo die bereikt is, wel weer wat opgeschud mag worden. Bekijk dan eens de volgende 3 praktische tips:

Tip 1: Breng het papiergebruik verder terug
Wanneer gebruikt u in het proces nog papier? Soms is dat -zeker in de beginperiode- heel valide, omdat het nu eenmaal lastig is om alles digitaal te doen. Zijn er nog papieren aanvragen in omloop of briefjes die gedeeld worden met secretaresses, poli-assistentes of collega’s of kladjes voor brieven of.. vult u zelf maar in.

Stiekem blijven veel papieren in omloop, omdat het gemakkelijker is of lijkt in het begin. Maar na verloop van tijd kunnen die vaak echt wel teruggebracht worden of aangepast wellicht.

Tip 2: Kijk eens in de spreekkamer: hoe is de opstelling van dokter en patient en PC en bureau
Niet altijd krijgt de opstelling in de spreekkamer voldoende aandacht bij de invoering van een EPD. Bekijk die eens kritisch, nu u weer wat verder bent. Verdwijnt u, dokter, (vanuit patiënt-perspectief) achter het beeldscherm? Zit de dokter helemaal schuin achter het toetsenbord om toch maar patiënt, data en toetsenbord te kunnen zien?

Niets van dat alles? Mooi, maar mocht dat niet zo zijn. Vraag eens wat er mogelijk is met kantelbare schermen, verzonken schermen of een extra scherm, misschien draadloos toetsenbord en muis. In veel gevallen, kunt u met een paar beperkte aanpassingen prettiger en dus effectiever werken.

Tip 3: Brieven maken kan nog efficiënter
De brief is nog steeds een belangrijk middel om gegevens te delen met collega’s. Er zijn grote verschillen in eisen die gesteld worden aan de brief; het varieert van een opsomming van de belangrijke feiten tot een uitgebreid epistel met van alles daar tussen. De meeste EPD systemen maken het genereren van brieven mogelijk.

Nu hangt het uiteraard sterk af van de content die in het EPD werd vastgelegd hoe leesbaar de gegenereerde brief is. Dit betekent dat u, met enige ervaring in het EPD gebruik, ook zou kunnen kiezen om tijdens het registreren van gegevens de brief al in het achterhoofd te hebben.

Een alternatief dat ik in mijn projecten met succes heb aangeboden, is een samenvatting in het EPD die dagelijks of zo nodig bijgewerkt wordt en integraal een verslag voor de brief is. Die samenvatting wordt dan aangevuld met eventuele uitslagen en andere relevante zaken.

De secretaresse kan dan een nette brief genereren, die relatief weinig correctie behoeft. Immers, het genereren van de brief is toch een snellere manier om brieven te maken en verwerken dan dicteren, uittypen, corrigeren en weer accorderen na aanpassingen…

EPD-expert in 5 stappen

Kladblaadje
Laatst was een vriendin van mij als patiënt in het ziekenhuis op een polikliniek en schreef een behandelend arts aantekeningen in het klad op een vel papier. De behandeld arts zei: “ik vul dit later nog wel in, in het systeem hoor…” als een soort geruststelling. Mijn vriendin dacht: dat is echt dubbel werk. Wanneer gaat ze dat doen?

Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is gemaakt om het leven makkelijker te maken. Dossiers raken niet meer kwijt, gegevens niet meer verloren, tenzij je kladblaadjes gebruikt, en er is een grote beschikbaarheid. Maar is het leven er echt makkelijker van geworden als behandelaar? Een veel gehoorde klacht gaat over het niet overzichtelijk zijn van het EPD. Is dat de reden dat deze behandelaar niet meteen de gegevens invoerde?

Driedimensionaal EPD?

Avatar associeerde ik tot voor kort met vage internet games en niet voor mij bestemd.
Ik was dan ook zeer verbaasd toen ik onlangs het septembernummer van Signaal (Nictiz) doorlas: de 3D Avatar. Dit is een klinisch informatie systeem met als startpunt een plaatje van het menselijk lichaam.
Deense artsen, die te kampen hadden met informatie overload, hadden het IBM healthcare lab gevraagd om iets slims te ontwikkelen.
3D Avatar werd het.
Het driedimensionale plaatje van een menselijk lichaam is aanklikbaar.
Dat niet alleen, ook locaties van probleemgebieden van de patient zijn weergegeven.
Met een klik belandt de zorgverlener op de medische data die achter het aangeklikte gebied liggen.

Zo op het eerste gezicht lijkt het me een aardige weergave van de patient van vlees en bloed die toch onderwerp van studie is.
Ik ben zo benieuwd of iemand ervaringen hiermee heeft in Nederland.
Het kan toch niet zo zijn dat dit alleen bij Nictiz bekend is?

Volgende stap: op zoek naar EPD ervaringen

Het blog-begin heb ik gemaakt, maar hoe nu verder? Ik maakte me enigszins zorgen na mijn voortvarend besluit om te starten met een blog. Parallel met mijn blog-ontwikkelingen lopen ook de ontwikkelingen van EPD op Koers.  Ik had al besloten mijn focus te leggen op het EPD, maar dan nog dringt de vraag zich op:

EPD, wat en hoe dan? Na mijn eerste blog-bericht heb ik veel EPD “richtingen” verkend, bied ik hulp en ondersteuning bij EPD projecten, bied ik (kennis over) EPD evaluaties en zo had ik diverse opties op een rij gezet. Ik heb veel gelezen over EPD implementaties of althans gezocht naar informatie erover. Dat bleek lastig en dat is vreemd. In vrijwel alle ziekenhuizen in Nederland is inmiddels wel iets gedaan met een EPD of EPD gerelateerde toepassingen.