Kopiëren en Plakken in het EPD zonder risico?

Het is altijd gebruikelijk geweest om gegevens binnen een papieren dossier over te nemen in een samenvatting of decursus notities, zowel van eigen registraties als registraties van anderen. Denk aan de registratie van controles of het overnemen van lab en andere onderzoeksresultaten, maar het kan ook gaan om een samenvatting van een klinische patiënt na een aantal opnamedagen.
Papier vs digitaal
Het kopieren in papieren dossiers is uit allerlei praktische overwegingen goed te verklaren. Maar een van de uitgangspunten bij de overgang naar een EPD is dat gegevens slechts eenmalig vastgelegd hoeven te worden en wel door de bron.
Toch blijkt in de praktijk dat copy/paste alles behalve is uitgebannen. Goed verklaarbaar, in brieven wordt veel data gekopieerd, maar ook binnen het dossier.
Verschil
Maar daar blijft het niet bij. Het blijkt dat bepaalde soorten gegevens niet of nauwelijks gekopieerd worden, zoals anamneses of beleid bijvoorbeeld. Onderzoeksresultaten, voorgeschiedenis, familie anamnese echter, worden wel vaak overgenomen, zowel vanuit eigen registraties als vanuit registraties van collega’s.
Poliklinisch meer dan klinisch
Daarnaast wordt in een klinische periode minder gekopieerd dan in een poliklinische periode, terwijl poliklinisch de contactmomenten verder uiteen liggen.
Niet zonder risico
Kopiëren van data is niet zonder risico. Het hergebruiken van data kan feitelijk alleen als ook geverifieerd is of de data nog klopt. Gebeurt dat altijd? Het risico niveau wordt grotendeels bepaald door een tweetal factoren: kopiëren van eigen vs andermans data en hoe lang het geleden is dat gekopieerde gegevens geregistreerd werden. Logischerwijs leveren gegevens van een andere auteur die heel lang geleden werden geregistreerd potentieel het meeste risico op.
Maar waarom kopiëren en plakken artsen data in medische dossiers?
Grotendeels gissen, maar een aantal factoren lijkt een rol te spelen. De eerste factor zou kunnen zijn, onvoldoende handigheid in het gebruik van het eigen EPD, waardoor het handiger lijkt om alle data maar bij elkaar in een veld of document te zetten.Een tweede mogelijke factor is tijdsdruk, artsen die tijdens patientencontacten ervaren dat ze te weinig tijd hebben om opnieuw gegevens in te voeren. Een mogelijke derde factor is het EPD ontwerp. Als er geen mogelijkheden zijn om te linken nar oudere/ andere gegevens binnen het dossier of als het markeren van data lastig is, zal een gebruiker sneller gegevens opnemen in een eigen registratie. En volledig willen zijn om medico-legale redenen, is nog een mogelijke factor.

Ik ben nieuwsgierig naar redenen om gegevens te kopieren. Wilt u  uw mening of gedachten delen? Laat hieronder een bericht achter.

Beter EPD-en in 10 minuten

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’

Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan! Om te beginnen kunt u een paar eenvoudige stappen zetten die zorgen voor efficiënter werken met uw eigen EPD.

Werk maken van beter EPD-en

Het EPD is een generieke applicatie. En u heeft waarschijnlijk een generieke opleiding gekregen om te kunnen werken met het EPD. Maar uw werkwijze is uniek en voor verschillende ‘EPD taken’ zult u het EPD verschillend gebruiken. Zou het niet handig zijn een routekaart te hebben als navigatie-hulp in het EPD? Bijvoorbeeld in de vorm van een mindmap of een tabel met activiteiten en de bijbehorende EPD stapjes. Bijvoorbeeld een werkwijze noteren om te voorkomen dat u lab uitslagen mist, zoals anderen overkomt in een recent JAMA artikel (Information Overload and Missed Test Results in Electronic Health Record–Based Settings: http://bit.ly/YQqIXF of lees de samenvatting op time.com: One Third Of Doctors Admit to Overlooking Electronic Test Results http://ti.me/ZkGxdh).

In 10 minuten een eigen EPD routekaart maken? Ga even zitten en zet onderstaande stappen:

Stap 1. Zet al uw werkzaamheden/activiteiten waarbij u de computer gebruikt op een rij. Denk aan: mail checken, spreekuur voorbereiden, spreekuur draaien, verslaglegging, verwijzers of patienten bellen, onderzoeksaanvragen of medicatie invoeren etc. Waarvoor is het EPD noodzakelijk? Zet deze activiteiten onder elkaar.

Stap 2. Markeer per EPD activiteit of het EPD een ondersteuning is of niet. Moet u elke keer zoeken naar gegevens of de juiste knoppen?

Stap 3. Concentreer op die EPD activiteiten waar het EPD nog niet echt ondersteunend is. Zoek uit welke schermen of formulieren u moeten openen of welke klikken u achtereenvolgens doet voordat het doel bereikt heeft. Heeft u dat genoteerd?

U heeft nu uw eigen EPD routekaart op maat waarmee u het EPD sneller en efficiënter kunt bedienen.

Maar is dat voldoende? De basis is goed worden in het bedienen van het tool dat u heeft, maar u vindt ongetwijfeld dat er zaken in het tool beter kunnen. Doe daar iets mee! Gaat u de uitdaging aan om een stapje verder te gaan?

Stapje verder Bedenk nu één EPD activiteit waarvan u vindt dat het gemakkelijker of sneller moet kunnen en zoek eens uit hoe dat zou kunnen. Identificeer het probleem: heeft u geen overzicht, staan de gegevens her en der in het systeem, weet u niet precies hoe u van bekijken naar invoeren van gegevens gaat, of heeft u een heel ander probleem. Analyseer voor uzelf waarom het probleem bestaat en vervolgens komt u bij een oplossing. Oplossingen kunnen variëren van eigen vaardigheden bijspijkeren, hardware aanpassen, aanpassingen in het zorgproces of aanpassingen in de software. Komt u er niet uit? Overleg met een collega of een functioneel beheerder en ga samen op zoek naar de oplossing. Lukt het dan nog niet? Neem eens contact op en we bespreken hoe u toch een oplossing

Immers, als arts wilt u kwaliteit leveren en dat betekent dat u ook als EPD gebruiker blijft werken aan verbeteringen. Alleen dan gaat de tool EPD u tijd opleveren en kan het u meer bieden. Dus  bovenstaande stappen elke drie maanden herhalen en blijven werken aan het verbeteren van uw EPD en uw eigen vaardigheden. Blijf werk maken van het EPD!

Hulp nodig bij het maken van uw EPD routekaart? Neem contact op met mij en vraag naar de mogelijkheden.

EPD gebruik optimaliseren? 6 tips

EPD’s worden geïmplementeerd, ingevoerd, weggezet, beschikbaar gesteld. Meestal is enige training of instructie onderdeel van het project, maar dan?

Autorijden leer je pas in de praktijk, zo is het ook met ICT en dus EPD gebruik. Een EPD heeft over het algemeen iets meer functionaliteit en features dan een auto en is in veel gevallen ook iets minder intuïtief. We kunnen onze gebruikers dan ook eigenlijk niet loslaten, maar doen dat wel (of is het bij u anders?). Vanaf vandaag verandert dat!