III Het geheim van een goede EPD-landing

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en?

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Het laatste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-landing.

II. Het geheim van een goede EPD-sprong

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 

Nu het tweede artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-sprong.

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

De EPD-sprong
In een EPD project is de sprong altijd spannend. Het testen zit erop, de opleidingen zijn afgerond, de functionaliteit staat op productie en degenen die ondersteuning moeten verlenen staan klaar voor de vragen en problemen die komen gaan. Kortom, de sprong is het moment waarop de EPD gebruikers daadwerkelijk aan de slag gaan in de praktijk.

I. Het geheim van een goede EPD-aanloop

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 
ID-100125176

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Dit keer het eerste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-aanloop.

De EPD-aanloop
In een EPD project is de aanloop vaak lang, soms jaren. Mijn definitie van de EPD-aanloop is de tijd die verstrijkt tussen de eerste oriëntatie tot en met het zetten van de handtekening. Een goede aanloop is randvoorwaardelijk voor een goede sprong, net als bij de hink-stap-sprong atleet.

Hoe zou het zijn om te kiezen wie het EPD wel en niet mogen gebruiken?

Vanmorgen vroeg ik me ineens af hoe het zou zijn als je de mogelijkheid had om EPD gebruikers uit te kiezen. Het is natuurlijk absurd, maar juist daardoor een leuke exercitie om eens uit te voeren.

Stel je eens voor:
Je bent functioneel beheerder of ICT adviseur en jij mag de EPD gebruikers uitkiezen; jij bepaalt wie het EPD wel en niet mag gebruiken.

WIE zou je zou je dan met het EPD laten werken?

  • Alleen aardige zorgverleners?
  • Alleen mannen of alleen vrouwen?
  • Jong of juiste oude zorgverleners?
  • EPD helden of juist alleen de kneuzen?
  • De verzamelaars van technologische gadgets of de vulpengebruikers?

Dit is wat ik zou doen:

  • Ik zou zorgverleners uitkiezen die communiceren en nadenken over het EPD. Mensen die nadenken en vervolgens bespreken wat ze goed vinden en wat ze minder goed vinden. Zo kunnen we samen tot een verbetering komen en daarna nog een en nog een.
  • Ik zou ook zorgverleners kiezen die iets willen leren. Immers een EPD is geen statisch ding. Integendeel, het is continu in beweging (als het goed is) en blijft nieuwe werkwijzes en mogelijkheden bieden.
  • Tot slot, zorgverleners die ik uitkies, bepalen steeds weer wat ze met het EPD kunnen doen voor hun patiënten, wat ze beter kunnen doen in de zorg en in de samenwerking met anderen.

HOE zou je je selectie maken?

  • Op basis van simpele criteria, zoals leeftijd, kleur haar, kleur ogen, specialisme?
  • Of op basis van relevante opleidingen, zoals een typediploma?
  • Of misschien op basis van te meten criteria zoals hoe vaak de computer gebruikt wordt op het werk: dagelijks, wekelijks of nooit of hoe nuttig ze het EPD vinden?

Zo zou ik mijn keuze maken:

  • Ik zou gaan kijken en praten op elke plek waar gewerkt wordt
  • En ik zou aansluiten bij overlegmomenten
  • Ik zou vragen wat men doet en waarom

En WAAROM zou je je selectie op jouw manier doen?

  • Is dat, omdat je graag zelfredzame EPD gebruikers hebt?
  • Of is dat, omdat het EPD tot een succes wil maken?
  • Of is het misschien, omdat je dan weet wat je van je gebruikers kan verwachten?

Mijn keuze zou ik op deze manier maken, omdat

  • De impact die het EPD heeft op het werk van individuele gebruikers bepaalt de impact die het heeft op de organisatie
  • Allerlei verschillende factoren een cruciale rol spelen bij het succesvol EPD-en en die factoren overstijgen het niveau van de content en de kwaliteit van het EPD systeem zelf
  • De EPD gebruiker die overziet wat het EPD kan betekenen, ook in staat is om mee te gaan met veranderingen

Gek idee?
Hoeveel van de EPD gebruikers zou ik in mijn selectie opnemen? 10%, 50%, 95%? Ik weet het niet precies. Geen 100% in elk geval. Wat moet er gebeuren om dat te realiseren?

Zorgverleners, zou het niet leuk zijn om dit ook eens te doen voor het kiezen van de EPD ondersteuners?

Het EPD invoeren voor DUMMIES

Uit “het EPD invoeren voor DUMMIES”:

  • Het EPD project is een verandertraject, geen ICT project
  • Betrek je gebruikers in een vroeg stadium
  • Zorg dat ze goed getraind en opgeleid worden
  • Wijk niet te veel af van de bestaande zorgprocessen, zodat de overgang niet te groot wordt

In aanloop naar het gratis seminar heb ik eens op een rijtje gezet wat er misging bij allerlei implementaties die ik deed in het verleden. Mijn conclusie is dat het in alle fases in het EPD project regelmatig misging:

  • helemaal bij het begin, soms nog voordat er een EPD in beeld kwam bij gebruikers
  • tijdens de bouw en inrichting
  • rondom de daadwerkelijke start
  • in de nazorgperiode

En toch deed ik wat geadviseerd werd in de literatuur, ik luisterde naar wat ervaren adviseurs vertelden en gebruikte mijn eigen gezond verstand.

Wat ging er dan zoal mis?

Hieronder geef ik je alvast 3 voorbeelden, in het online seminar ga ik hier nog verder op in.

  1. IT project of niet?

Helemaal in het begin, bij de eerste gesprekken, is het altijd aftasten wat de doelstelling is van het project. EPD projecten hebben lang niet altijd heldere doelstellingen, de specialismen of vakgroepen hebben dat vaak ook niet. Wat wel duidelijk gesteld wordt: is ‘het moet geen IT project zijn‘. Toch was dit in de meeste gevallen de praktijk. En wat deed ik? Toch maar doorgaan op de ingeslagen weg, heel vaak met te weinig draagvlak bij toekomstige eindgebruikers.

  1. Wanneer is het een goed EPD?

Tijdens bouw/configuratie ligt de nadruk op datgene wat tastbaar is: het papieren dossier en bestaande formulieren. De transformatie van papier naar digitaal, garandeert echter allerminst dat eindgebruikers goed kunnen werken met het EPD. Daar is veel meer voor nodig. Vandaar dat we vaak proces- en informatie-analyses deden. In de praktijk zijn die analyses uitermate nuttig voor de IT-ers, maar bleken gebruikers de vertaalslag van een dergelijke analyse naar de EPD situatie heel lastig te kunnen maken. Het gevolg was dus toch weer veel nadruk op de tastbare inhoud, veelal los van de context.En wat deed ik? Onder invloed van tijdsdruk en anderen die dat geen probleem vonden, toch maar doorgezet.

  1. Wanneer is de startende EPD gebruiker goed voorbereid?

Training en opleiding, vaste prik in een EPD traject. En volkomen terecht, laat ik dat voorop stellen. Tegenwoordig hoor ik uit projecten regelmatig dat opleiding volgen randvoorwaardelijk is voor het verkrijgen van een inlogcode. Dat is op zich een aardig idee. Wat ik meemaakte is dat met name dokters, niet de tijd namen om de training goed te volgen. De trainingen ondersteunde ik met uitleg en oefenmateriaal. Die gebruikers die deze trainingen serieus volgden hadden ook daadwerkelijk een betere start dan zij die dat niet deden. Maar toch bleek één of twee keer een trainingssessie volgen niet voldoende om in de praktijk direct en vlot aan de slag te kunnen. En wat deed ik? Hopen dat het goed zou komen en zo veel mogelijk dichtbij gebruikers zijn in de eerste tijd na de EPD start.

Niet alleen tijdens de EPD implementatie spelen deze zaken. Ook daarna blijven deze onderwerpen actueel.

Visie
Het EPD invoeren voor DUMMIES, was toch niet toereikend gebleken. In de loop der jaren heb ik een visie ontwikkeld, hieronder vertaald in een aantal vragen:

  • Is het erg als ICT de startende partij is van een EPD project?
  • Zou de focus van het EPD verlegd moeten worden van de content, die toch aan verandering onderhevig blijft, naar (proces)verandering? De content volgt dan in een veel later stadium pas en het vraagt een heel andere benadering van het EPD als tool.
  • Geldt een leven lang leren niet ook voor het EPD? Alles in 1 keer willen of moeten kunnen, is niet realistisch.

Mening?

In een volgend bericht geef ik mijn antwoord op deze vragen. Nu ben ik vooral benieuwd naar jullie antwoorden. Wil je me dat laten weten op mijn blog?


PS Heb je al ingeschreven voor het gratis online seminar ‘3 fatale valkuilen waardoor je de acceptatie van EPD oplossingen vermindert’ ? Het is helemaal GRATIS, je hoeft er niet voor te reizen, dus wat heb je te verliezen? Heb je een PC met internetverbinding? Dan kan je meedoen!
Schrijf je in via onderstaande link:

=> 3 fatale valkuilen waardoor je de acceptatie van EPD oplossingen vermindert

Het geheim van goed EPD-en

Net als autorijden leren gebruikers het EPD-en voornamelijk in de praktijk, zo is de algemene gedachte. Een korte instructie, aangevuld met een paar uur hands-on training in het EPD voorafgaand aan de implementatie is heel gebruikelijk. En die training richt zich dan (meestal) op het vastleggen van gegevens.

Logisch, maar ook de juiste keuze? Na drie jaar rapporteren artsen nog gebrekkige schrijf- en leesvaardigheden in hun EPD (lees meer)! Deze conclusie komt uit een onderzoek onder groep artsen. Dit sluit aan bij de ervaringen die ik terugzie en -hoor na EPD implementaties: het werken met EPD went, maar wordt niet snel ‘eigen’.
Waar ligt dat aan? De vaardigheden die nodig zijn om goed met een EPD te werken zijn (1) lezen, (2) schrijven en (3) navigeren. We zullen ze één voor één eens doornemen.
  • lezen in het EPD
Evident, het lezen op een computerscherm is anders dan het lezen op papier. Over het algemeen geven artsen voorkeur aan beknopte teksten. In papieren dossiers is de decursus opgebouwd als een chronologische – lineaire – weergave van gebeurtenissen, beleid, evaluaties etc. Stelt u zich dat eens voor op een computerscherm.
Lezen gaat dus anders. Het is eigenlijk geen lezen, het gaat meer om het organiseren en verzamelen van gegevens die op diverse plekken zijn opgeslagen. Het mooiste zou zijn als u een leesscherm heeft, waarin de voor u belangrijke items bij elkaar gebracht worden.  En als er een mix van gestructureerd gegevens (getallen, vinkjes) en stukjes tekst bestaat die in balans is. Nog mooier, als dit kan voor specifieke doelen, zoals een patiëntenpopulatie. Weet u als gebruiker niet precies waar u wat vinden kan? Dan wordt EPD-en een klus.
  • schrijven in het EPD
Het schrijven in een papieren status is gemakkelijk; niemand hoeft het te leren. Het leesbaar schrijven is in de computer weer veel vanzelfsprekender. Daar speelt veel meer de vraag of de registraties in het EPD aangeklikt of ingetypt moeten worden. Veel tekst intypen kost de meeste gebruikers veel tijd, veel klikken maakt het EPD minder leesbaar en laat weinig tot geen ruimte voor nuance. Dan nog de vraag, welk veld is voor welk gegeven bedoeld?Bepaal welk doel de data dient. Is het bedoeld voor bijvoorbeeld onderzoek of een aanlevering? Dan is gestructureerd vastleggen zinvol. Is data bedoeld om het klinisch beloop te beschrijven, dan biedt tekst verreweg het meeste flexibiliteit. Typen is dan een manier om gegevens in te voeren, maar vaak kunt tekstblokjes maken waarachter standaardteksten zitten. Spraakherkenning is een alternatieve manier die ook kan werken.
  • navigeren in het EPD
Een vergeten of miskende vaardigheid, zo kunnen we het navigeren wel noemen. Is in uw EPD opleiding aandacht besteed aan het navigeren in het EPD? Nee? Dan mist u een essentiële vaardigheid. Weten hoe u uw weg vindt in het EPD – waar welke gegevens te vinden en hoe u het snelst van de labuitslagen naar de huisartsgegevens van de patiënt komt – blijkt heel belangrijk bij het goed leren registreren en weer terugvinden van uw eigen registraties. Feitelijk zou dit les1 van de EPD opleiding moeten zijn. Immers, zoals bij (1) lezen al aangehaald, u gaat van lineaire tekst en gegevens naar non-lineaire gegevenssets waar u de organisatie weer moet zien te vinden.
Is dat alles, deze basisvaardigheden? In essentie, ja. De tijdsinvestering voor het aanleren van deze vaardigheden hangt samen met een aantal factoren. De belangrijkste daarvan is PC vaardigheid (zie ook deze link)
Bent u een ervaren en vaardige EPD gebruiker? Dan zult u relatief gemakkelijk uw weg weten te vinden. Bent u dat niet? Gun uzelf de tijd om vaardig te worden in het navigeren in het EPD. Dat betekent enerzijds uitzoeken hoe het EPD in elkaar zit, waar u welke gegevens kan vinden en anderzijds beter leren omgaan met de PC. Dit is een investering die u tijd en kwaliteit oplevert.

Waarom het EPD het papier in stand houdt

Op twitter las ik op 8 april jl. de volgende tweet van @Perficient_HC:

‪#EHR design flaws causing doctors to revert to paper ‪http://bit.ly/17mH2au ‪#healthIT‪#hitsm

Daar wilde ik meer van weten en ben op zoek gegaan naar de bijbehorende journal-artikelen. Het artikel in de Int J Med Inf uit 2009 vond ik integraal, het artikel van half maart jl. uit de JAMIA helaas nog niet meer dan het abstract. Maar gelukkig, het in de tweet aangehaalde artikel op amednews.com heeft de artikelen samengevat. Resultaten in het recente onderzoek waren dat 10 van de 11 papieren work-arounds van EPD-ende dokters uit 2009, ook nu nog in gebruik waren.

De drie belangrijkste redenen om papier, naast het EPD te gebruiken waren en zijn efficiëntie, attentiewaarde (awareness) en geheugen. Wat moet u zich voorstellen bij een papieren work-around? Een post-it om belangrijke gegevens over te dragen aan collega’s, controles op een papiertje noteren, of een post-it als reminder voor een bepaalde taak. Doet u echt alles in het EPD of herkent u het wel?

Soms is papier nog altijd handiger of fijner. Het blijkt nog altijd eenvoudiger om een trend te zien in gegevens die overgenomen werden op papier, het EPD paste niet altijd bij de complexiteit van de werkwijze, het EPD biedt onvoldoende overzicht van gegevens, de dataset in het EPD aanpassen aan een bepaalde populatie is niet mogelijk. Ik kan me niet voorstellen dat u bij het lezen van deze opsomming, niets herkent. Ook in onze EPDs zijn dit belangrijke issues die tot nu toe niet goed opgelost blijken te worden.

Zijn het dan alleen maar technische ‘mankementen’? Het internetartikel gaat in op het meer ‘usable’ maken van EPD systemen. In zichzelf een heel goed streven en ook in onze Nederlandse EPDs is daar, zoals gezeged, een wereld te winnen. Opvallend vond ik wel dat die redenen om nog papier te gebruiken die niet systeem technisch waren, nauwelijks meer aan bod kwamen.

Niet alleen techniek dus! Opmerkelijk dat andere redenen niet genoemd werden, omdat technische aanpassingen tijd kosten. En dat terwijl u zelf als gebruiker direct wat kan doen! Namelijk kennis en vaardigheden in het gebruik van uw EPD verbeteren! U doet uzelf en uw patient een plezier. Uw vertrouwen in het EPD neemt toe en u zult merken dat de behoefte om nog ‘iets tastbaars in de hand te hebben’ afneemt. Bijkomend voordeel is dat u veel gerichter kan sturen op wat technisch moet verbeteren.

Maak een begin hiermee vandaag! Wilt u lliever samen met andere EPD gebruikers dit traject doen? Dat kan op vrijdagmiddag 24 mei as. tijdens de workshop Beter EPD-en begint bij jezelf. Klik hier voor meer informatie.