Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Heeft jouw EPD ook zoveel (ongewenste) bijwerkingen?

Vorige keer had ik een aantal voordelen – al dan niet theoretische – benoemd. Er zijn veel redenen om over te gaan tot de aanschaf van een (ander) EPD systeem. De verwachtingen over wat het gaat brengen lopen nogal uiteen. Zo sprak ik ooit een dokter die het EPD zag als een grote bezuinigingsoperatie, maar ik sprak ook een verpleegkundige voor wie haar vak veel interessanter en zichtbaarder werd.

EPD effecten

Deze keer ben ik op zoek ben gegaan naar de effecten van een EPD in de dagelijkse praktijk. In elke organisatie heeft de invoering of vervanging van een EPD systeem grote gevolgen voor elke gebruikersgroep. En veel gevolgen zouden vooraf kunnen worden voorzien op basis van ervaringen van anderen, op basis van onderzoek dat gedaan is, en toch lijkt het in veel gevallen een verassing waar een EPD toe kan leiden.

Impact is niet gelijk aan voordeel

Met name voor eindgebruikers en zeker voor artsen gaat de invoering van een (nieuw) EPD gepaard met grote veranderingen. Deze veranderingen hebben direct impact op het werk van artsen. Elke arts zal direct op zoek gaan naar de voordelen die een EPD biedt, in zijn of haar eigen werk. En het ook zo in willen zetten dat het voor hem of haar voordelen gaat opleveren, het liefst meteen.

EffectenEPD verkleind2 Zo werkt het niet

En zo werkt het niet. De effecten in bovenstaand plaatje maken dat duidelijk. Dit overzicht is niet uitputtend en ik heb het samengesteld op basis van ervaringen in projecten, gesprekken met artsen en literatuur. Helder is dat effecten anders beoordeeld kunnen worden afhankelijk van het perspectief.

Als arts doe je heel veel extra werk met een EPD

Deels gaat het om werkzaamheden die voorheen door een secretaresse, verpleegkundige of poli-assistente gedaan werden. Het voorbeeld van brieven die artsen zelf maken en versturen ken je misschien uit eigen ervaring.

Deels gaat het ook om meer gegevens vastleggen. Een radiologie-onderzoeksaanvraag kan zomaar uitgebreid zijn met een aantal verplichte velden die op papier niet ingevuld hoefden te worden bijvoorbeeld. Of bij de inrichting van het EPD is gekozen om structuur aan te brengen in de vorm van allerlei klikvelden. Dit leidt tot vragen over wat waar vastleggen en terugvinden, maar ook tot gebrek aan overzicht over alle data.

Maar het gaat ook voor een deel om het werken met meer technologie en apparatuur. Printers op de kamer wil lang niet elk ziekenhuis, bijvoorbeeld. Maar zolang de recepten nog niet digitaal naar de apotheek kunnen betekent dit veel geloop naar printers en gedoe met printers. Tijdverlies is het effect net als potentiële gevaren voor de privacy van de patiënt. En tot slot, vernieuwingen vragen tijd en aanpassing. Het is niet mogelijk om de oude manier van werken 1-op-1 over te zetten naar de nieuwe situatie. Dus nieuwe vormen van samenwerking zijn mogelijk, zoals een digitale werklijst met acties en te maken brieven bijvoorbeeld, of opdrachten van arts naar de balie die volledig digitaal ingevoerd en afgehandeld worden.

Positieve effecten

Gelukkig zijn er ook positieve effecten, zoals leesbare data, minder incomplete onderzoeksaanvragen, gegevens altijd en overal bij de hand als je een vraag krijgt of iemand belt.

Succes?

Hoe kan je dan toch een succes maken van je EPD-en? Succes wordt kort samengevat als netto voordelen. Laten we eens kijken de factoren die een rol spelen bij het succes van informatie-systemen. Die factoren zijn de kwaliteit van het systeem, EPD in dit geval, de impact op individu en organisatie, de tevredenheid van gebruikers en het feitelijk gebruik. Hierbij is het zo dat feitelijk gebruik en tevredenheid van gebruikers samen met de mate van impact op het eigen werk de beleving van succes bepaalt. Bovendien is het zo dat de tevredenheid van gebruikers sterk beïnvloed wordt door de verwachtingen vooraf en algemene computervaardigheden. Wat kan je hiervan leren en hoe kom je tot succes als je in je werk met name met negatieve effecten ervaart, zoals hierboven in het plaatje zijn opgesomd. Dit is het tweede artikel in een reeks van 3: lees hier het vorige artikel

Waarom het EPD het papier in stand houdt

Op twitter las ik op 8 april jl. de volgende tweet van @Perficient_HC:

‪#EHR design flaws causing doctors to revert to paper ‪http://bit.ly/17mH2au ‪#healthIT‪#hitsm

Daar wilde ik meer van weten en ben op zoek gegaan naar de bijbehorende journal-artikelen. Het artikel in de Int J Med Inf uit 2009 vond ik integraal, het artikel van half maart jl. uit de JAMIA helaas nog niet meer dan het abstract. Maar gelukkig, het in de tweet aangehaalde artikel op amednews.com heeft de artikelen samengevat. Resultaten in het recente onderzoek waren dat 10 van de 11 papieren work-arounds van EPD-ende dokters uit 2009, ook nu nog in gebruik waren.

De drie belangrijkste redenen om papier, naast het EPD te gebruiken waren en zijn efficiëntie, attentiewaarde (awareness) en geheugen. Wat moet u zich voorstellen bij een papieren work-around? Een post-it om belangrijke gegevens over te dragen aan collega’s, controles op een papiertje noteren, of een post-it als reminder voor een bepaalde taak. Doet u echt alles in het EPD of herkent u het wel?

Soms is papier nog altijd handiger of fijner. Het blijkt nog altijd eenvoudiger om een trend te zien in gegevens die overgenomen werden op papier, het EPD paste niet altijd bij de complexiteit van de werkwijze, het EPD biedt onvoldoende overzicht van gegevens, de dataset in het EPD aanpassen aan een bepaalde populatie is niet mogelijk. Ik kan me niet voorstellen dat u bij het lezen van deze opsomming, niets herkent. Ook in onze EPDs zijn dit belangrijke issues die tot nu toe niet goed opgelost blijken te worden.

Zijn het dan alleen maar technische ‘mankementen’? Het internetartikel gaat in op het meer ‘usable’ maken van EPD systemen. In zichzelf een heel goed streven en ook in onze Nederlandse EPDs is daar, zoals gezeged, een wereld te winnen. Opvallend vond ik wel dat die redenen om nog papier te gebruiken die niet systeem technisch waren, nauwelijks meer aan bod kwamen.

Niet alleen techniek dus! Opmerkelijk dat andere redenen niet genoemd werden, omdat technische aanpassingen tijd kosten. En dat terwijl u zelf als gebruiker direct wat kan doen! Namelijk kennis en vaardigheden in het gebruik van uw EPD verbeteren! U doet uzelf en uw patient een plezier. Uw vertrouwen in het EPD neemt toe en u zult merken dat de behoefte om nog ‘iets tastbaars in de hand te hebben’ afneemt. Bijkomend voordeel is dat u veel gerichter kan sturen op wat technisch moet verbeteren.

Maak een begin hiermee vandaag! Wilt u lliever samen met andere EPD gebruikers dit traject doen? Dat kan op vrijdagmiddag 24 mei as. tijdens de workshop Beter EPD-en begint bij jezelf. Klik hier voor meer informatie.

Beter EPD-en in 10 minuten

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’

Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan! Om te beginnen kunt u een paar eenvoudige stappen zetten die zorgen voor efficiënter werken met uw eigen EPD.

Werk maken van beter EPD-en

Het EPD is een generieke applicatie. En u heeft waarschijnlijk een generieke opleiding gekregen om te kunnen werken met het EPD. Maar uw werkwijze is uniek en voor verschillende ‘EPD taken’ zult u het EPD verschillend gebruiken. Zou het niet handig zijn een routekaart te hebben als navigatie-hulp in het EPD? Bijvoorbeeld in de vorm van een mindmap of een tabel met activiteiten en de bijbehorende EPD stapjes. Bijvoorbeeld een werkwijze noteren om te voorkomen dat u lab uitslagen mist, zoals anderen overkomt in een recent JAMA artikel (Information Overload and Missed Test Results in Electronic Health Record–Based Settings: http://bit.ly/YQqIXF of lees de samenvatting op time.com: One Third Of Doctors Admit to Overlooking Electronic Test Results http://ti.me/ZkGxdh).

In 10 minuten een eigen EPD routekaart maken? Ga even zitten en zet onderstaande stappen:

Stap 1. Zet al uw werkzaamheden/activiteiten waarbij u de computer gebruikt op een rij. Denk aan: mail checken, spreekuur voorbereiden, spreekuur draaien, verslaglegging, verwijzers of patienten bellen, onderzoeksaanvragen of medicatie invoeren etc. Waarvoor is het EPD noodzakelijk? Zet deze activiteiten onder elkaar.

Stap 2. Markeer per EPD activiteit of het EPD een ondersteuning is of niet. Moet u elke keer zoeken naar gegevens of de juiste knoppen?

Stap 3. Concentreer op die EPD activiteiten waar het EPD nog niet echt ondersteunend is. Zoek uit welke schermen of formulieren u moeten openen of welke klikken u achtereenvolgens doet voordat het doel bereikt heeft. Heeft u dat genoteerd?

U heeft nu uw eigen EPD routekaart op maat waarmee u het EPD sneller en efficiënter kunt bedienen.

Maar is dat voldoende? De basis is goed worden in het bedienen van het tool dat u heeft, maar u vindt ongetwijfeld dat er zaken in het tool beter kunnen. Doe daar iets mee! Gaat u de uitdaging aan om een stapje verder te gaan?

Stapje verder Bedenk nu één EPD activiteit waarvan u vindt dat het gemakkelijker of sneller moet kunnen en zoek eens uit hoe dat zou kunnen. Identificeer het probleem: heeft u geen overzicht, staan de gegevens her en der in het systeem, weet u niet precies hoe u van bekijken naar invoeren van gegevens gaat, of heeft u een heel ander probleem. Analyseer voor uzelf waarom het probleem bestaat en vervolgens komt u bij een oplossing. Oplossingen kunnen variëren van eigen vaardigheden bijspijkeren, hardware aanpassen, aanpassingen in het zorgproces of aanpassingen in de software. Komt u er niet uit? Overleg met een collega of een functioneel beheerder en ga samen op zoek naar de oplossing. Lukt het dan nog niet? Neem eens contact op en we bespreken hoe u toch een oplossing

Immers, als arts wilt u kwaliteit leveren en dat betekent dat u ook als EPD gebruiker blijft werken aan verbeteringen. Alleen dan gaat de tool EPD u tijd opleveren en kan het u meer bieden. Dus  bovenstaande stappen elke drie maanden herhalen en blijven werken aan het verbeteren van uw EPD en uw eigen vaardigheden. Blijf werk maken van het EPD!

Hulp nodig bij het maken van uw EPD routekaart? Neem contact op met mij en vraag naar de mogelijkheden.

Dokter, ben ik in beeld? Was getekend, uw patiënt

strip dokter, ben ik in beeld?

“Dokter, ben ik in beeld?” was getekend, uw patiënt

Is dit ook uw schrikbeeld bij het gebruik van het EPD?

In het afgelopen jaar heb ik bij een aantal specialismen het EPD ingevoerd. Veel artsen waren initieel niet erg happig op het EPD. Eén van de belangrijkste argumenten die ik daarbij hoorde was de vrees dat de patiënt letterlijk en figuurlijk achter het beeldscherm zou verdwijnen. Helemaal als ik de gewone schermen ging vervangen door breedbeeld schermen.

Patiënten waarderen EPD gebruik

Hoe wint u tijd met het EPD?

Tijd Opzij, opzij, opzij, maak plaats, maak plaats, maak plaats, we hebben ongelofelijke haast……

“Ik ben meer tijd kwijt aan administratie dan aan de patiënt. Ik moet zelf brieven maken, allerlei administratieve handelingen doen, zoals bijvoorbeeld DBC’s vastleggen, e-mails zelf versturen in plaats van brieven dicteren. En dus ik houd minder tijd over voor de patiënt zelf.” Herkenbaar, dokter?

Het Elektronische Patiënten Dossier (EPD) kan u daarbij helpen:

Hoe kunt u uw EPD efficiënter gebruiken?

De ik-wil- wel-maar- hoe?-EPD-gebruiker: “Drie vinkjes zetten op het papieren formulier…verleden tijd, maar het ging zo snel en ik kon dat zo goed als blind doen…..ik hoefde er niet verder over na te denken. Nu hebben we het EPD. Typen, verschillende velden, muis, en we moeten steeds efficiënter werken. Hoe doe ik dat? “

Elk EPD zit weer net anders in elkaar en op elke afdeling zijn de werkprocessen weer net even anders ingericht. Zijn er dan wel tips te geven die het werken met het EPD efficiënter maken? Jawel. Naast het weten welke gegevens u waar vastlegt in het EPD en het weten waar die gegevens weer ontsloten worden, is het ook van belang in te gaan op de praktische omgang met het EPD. Wat kunt u vandaag al doen?

Een aantal tips: