Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

EPD voordelen: heb jij ze allemaal binnen?

Alles kan je erbij pakken als iemand belt of mailt, dat is toch wel het grootste voordeel.” Aldus een van de artsen die ik laatst sprak over wat het EPD gebracht had.

Is dat het enige en allergrootste voordeel of is er meer? Voordelen maken dat je eventuele nadelen op de koop toeneemt. Zo simpel is het in de realiteit vaak niet. Realiseer je je eigenlijk wat de voordelen zijn en wat ze voor je betekenen?

Overzicht voordelen
In onderstaand overzicht heb ik een heel aantal voordelen opgesomd. En dat niet alleen, ik heb ook een indeling gemaakt op basis van belanghebbenden.

Dat heb ik gedaan, omdat voordelen die voor de organisatie evident zijn, lang niet altijd een voordeel zijn voor jou als gebruiker. Het succes en de acceptatie hangen echter wel sterk af van jouw gevoel of je voordelen behaald hebt.

Wat bedoel ik daarmee?
Laten we het voorbeeld nemen van standaardisatie van gegevens. Elk EPD heeft wel mogelijkheden om vinkvakjes aan te bieden, zodat je gemakkelijk en snel vastlegt wat je bevindingen zijn. Het grote voordeel is natuurlijk dat het statistieken oplevert, zoals vinkvakje A is bij 1003 patienten ingevuld en vinkvakje B bij 2945.

Fijn voor de organisatie, de prestatie-indicatoren en de wetenschap. Maar in de praktijk past jouw patient niet in vinkvakje A of B. Wat doe je? Je kiest een vinkvakje of je slaat het over en kiest ervoor om in een tekstvak je bevindingen in eigen woorden in te typen.

Een ander voorbeeld, afbakening van taken. Voor de wet, de ICT en de organisatie is het handig dat een EPD zo ingericht kan worden dat alleen de bevoegde gebruiker bepaalde gegevens kan inzien en/of toevoegen. In de praktijk blijkt dan dat artsen zelf allerlei gegevens moeten invoeren die voorheen door poli-assistentes, secretaresses of verpleegkundigen gedaan werden. Voor die gebruikersgroep, artsen, is het niet zo’n groot voordeel dat taken zo strict zijn afgebakend.

Dus, de beleving van het voordeel hangt af van je blik op de voordelen. Een voordeel is daarmee niet absoluut en dat wordt in discussies nog wel eens vergeten.

Voordelen EPD

 

Actief toewerken naar voordelen
En dan is er nog iets. Als je een goed beeld hebt van welke voordelen het EPD je zou kunnen bieden, kan je toewerken naar het behalen van een bepaald voordeel.

Natuurlijk is deze indeling niet absoluut en ik ontvang graag je feedback als het anders moet.

Hoe kan je voordelen gaan behalen?
Daarvoor moet je eerst de effecten en gevolgen van het gebruik van een EPD helder hebben. Op het moment dat je dan de EPD effecten naast de voordelen legt, kan je concrete acties ondernemen om de voordelen te bereiken.

Meer daarover in een volgend artikel.

Spannend! 3 stappen gezet op weg naar een nieuwe koers

DSC_0100 In mijn vorige blog, eind 2013, heb ik gedeeld met jullie wat mijn plannen waren. Ik heb erg genoten van alle reacties die ik gekregen heb. Bedankt daarvoor! Daarom, onder andere, heb ik besloten, dat ik jullie de komende tijd meeneem op mijn reis.

Mijn 2014 wordt heel anders was de boodschap vorige keer. Hoe, dat heb ik natuurlijk nog niet helemaal helder. Ik heb wel een plan gemaakt en niet onbelangrijk, de eerste stappen gezet! Spannend vond ik dat, maar ook heel leuk en het geeft energie. Welke stappen ik gezet heb?

Samenwerking 
Allereerst, samenwerking gezocht. Marga Gooren (http://Aqualime.nl) en ik hebben afgesproken om te gaan samenwerken. Heel concreet is dat nog niet, maar het eerste stapje is dat binnenkort een gast-blog van mij op de site van Marga verschijnt. Maar de samenwerking gaat verder dan dat. We zijn van plan om samen iets op te zetten waarmee we onze klanten, de (vrouwelijke) artsen, goed kunnen helpen. Zodra het concreter wordt, lezen jullie er meer over.

Naast deze allereerste stap heb ik een heel interessant gesprek gevoerd met Ron Hameleers, die o.a. met zijn bedrijf Wie helpt de dokter? (http://wiehelptdedokter.nl) artsen ondersteunt bij het organiseren van hun werk. Zijn motto is dan ook ‘Prettiger dokteren door slimmer te organiseren’. Met Ron heb ik geen concrete afspraken voor samenwerking, maar een gastblog van zijn hand … wie weet.

Inspirerend
Ik merk dat ik erg zoekende ben naar de goede taal om mijn (toekomstige) klanten, de EPDende dokters, goed te helpen. Onder andere daarom vond het heel inspirerend om met Marga en Ron kennis te maken. Zij hebben beiden hun taal al gevonden en werken samen met hun klanten aan concrete resultaten. Maar dat is het niet alleen. Ook hun werkwijze past in mijn filosofie. Variatie van korte “standaard”trajecten tot langere, meer maatwerk trajecten, waarin het resultaat voor de klant telt.

Eigen taal
Wat betekent dat? Hun klanten, artsen, kunnen met behulp van hun specifieke kennis en expertise bepaalde resultaten te boeken die deze klanten alleen niet of niet zo snel zouden kunnen bereiken. Dat voelt voor mij anders dan de EPD implementatie-projecten op uurbasis. Ik moet alleen nog mijn eigen taal en weg vinden…

Worstelingen
De derde stap was een inhoudelijke. Ik heb een opzet gemaakt voor een nieuwe workshop, EPDen stuur je zelf. Soms, geeft een EPD aan artsen het gevoel dat ze niet helemaal ‘in control’ zijn in de spreekkamer. Vanuit die observatie heb ik onderwerpen gekozen die deze artsen kan helpen. Die onderwerpen heb ik eerst getoetst aan de literatuur over EPD gebruik in de spreekkamer. Gelukkig werd ik in mijn keuze bevestigd.

Heel spannend
Dus toen heb ik de stoute schoenen aangetrokken en heb een soort mini-workshop gehouden met een dokter. Heel spannend natuurlijk, maar ook heel leuk en leerzaam. Niet alleen herkende hij de besproken onderwerpen als lastig, maar was positief over de aangeboden tips en trucs. Soms voor hemzelf, andere momenten voor directe collega’s. Al met al was ik erg blij met dit resultaat. En ik werk hard aan deze workshop die je vanaf eind februari kan volgen.

Gratis en nu al mogelijk
Mocht je nu al meer willen weten over hoe jij zelf je EPD slimmer kan inzetten, kijk dan op epdopkoers.nl/ en neem contact op voor een gratis EPD consult.

3 Tips om als EPD gebruiker nog effectiever om te gaan met het EPD

Veel patronen in de klinische praktijk blijven hetzelfde na de introductie van het EPD. Tijdens de implementatie wordt (uiteraard) wel gekeken naar werkwijzen die gaan of moeten veranderen. Vanuit de optiek ‘efficiënt werken na invoering is er vrijwel altijd een directe relatie met de vragenlijsten en of formulieren. Logisch, een mens kan nu eenmaal niet alles ineens behappen.

Maar mocht u als EPD gebruiker vinden dat de status quo die bereikt is, wel weer wat opgeschud mag worden. Bekijk dan eens de volgende 3 praktische tips:

Tip 1: Breng het papiergebruik verder terug
Wanneer gebruikt u in het proces nog papier? Soms is dat -zeker in de beginperiode- heel valide, omdat het nu eenmaal lastig is om alles digitaal te doen. Zijn er nog papieren aanvragen in omloop of briefjes die gedeeld worden met secretaresses, poli-assistentes of collega’s of kladjes voor brieven of.. vult u zelf maar in.

Stiekem blijven veel papieren in omloop, omdat het gemakkelijker is of lijkt in het begin. Maar na verloop van tijd kunnen die vaak echt wel teruggebracht worden of aangepast wellicht.

Tip 2: Kijk eens in de spreekkamer: hoe is de opstelling van dokter en patient en PC en bureau
Niet altijd krijgt de opstelling in de spreekkamer voldoende aandacht bij de invoering van een EPD. Bekijk die eens kritisch, nu u weer wat verder bent. Verdwijnt u, dokter, (vanuit patiënt-perspectief) achter het beeldscherm? Zit de dokter helemaal schuin achter het toetsenbord om toch maar patiënt, data en toetsenbord te kunnen zien?

Niets van dat alles? Mooi, maar mocht dat niet zo zijn. Vraag eens wat er mogelijk is met kantelbare schermen, verzonken schermen of een extra scherm, misschien draadloos toetsenbord en muis. In veel gevallen, kunt u met een paar beperkte aanpassingen prettiger en dus effectiever werken.

Tip 3: Brieven maken kan nog efficiënter
De brief is nog steeds een belangrijk middel om gegevens te delen met collega’s. Er zijn grote verschillen in eisen die gesteld worden aan de brief; het varieert van een opsomming van de belangrijke feiten tot een uitgebreid epistel met van alles daar tussen. De meeste EPD systemen maken het genereren van brieven mogelijk.

Nu hangt het uiteraard sterk af van de content die in het EPD werd vastgelegd hoe leesbaar de gegenereerde brief is. Dit betekent dat u, met enige ervaring in het EPD gebruik, ook zou kunnen kiezen om tijdens het registreren van gegevens de brief al in het achterhoofd te hebben.

Een alternatief dat ik in mijn projecten met succes heb aangeboden, is een samenvatting in het EPD die dagelijks of zo nodig bijgewerkt wordt en integraal een verslag voor de brief is. Die samenvatting wordt dan aangevuld met eventuele uitslagen en andere relevante zaken.

De secretaresse kan dan een nette brief genereren, die relatief weinig correctie behoeft. Immers, het genereren van de brief is toch een snellere manier om brieven te maken en verwerken dan dicteren, uittypen, corrigeren en weer accorderen na aanpassingen…

Hoe wordt u digitaal en medisch professional?

Afgelopen week had ik dus een gesprek met een enthousiaste dokter die al een aantal jaren werkt met een EPD. Overschakelen van Norma naar EPIC had wat voeten in aarde gehad, maar nu was hij toch wel erg tevreden.

Waarom? Onder meer omdat hij sneller klaar is met zijn spreekuur, sneller nog dan voor de invoering van het EPD.
Wat doet deze dokter dan onder andere? Hij kan met 10 vingers blind typen, is bovenmatig geïnteresseerd in het EPD en alles wat daarbij komt kijken en realiseert zich dat EPD-en onderdeel uitmaakt van zijn vak.
Is er meer? Jazeker. De organisatie heeft het goed voor elkaar. De structuur en cultuur van dit ziekenhuis zijn zo, dat continu verbeteren en ontwikkelen van het EPD onderdeel is geworden van de routine.

Ik hoor u denken: ‘Ja, voor hem is het gemakkelijk, want hij heeft bovengemiddeld interesse in het EPD en ICT, maar ik niet.’ Misschien ligt uw interesse meer op andere vlakken, maar het werken met PC en EPD is onderdeel geworden van uw vak als dokter. Het is onderdeel geworden van uw tools.

Weet u nog, dokter de Bruin van vorige week?

Dokter Jansen, neuroloog, werkzaam in hetzelfde ziekenhuis als dokter de Bruin, is samen met haar maatschap een zogenoemd ‘EPD ontwikkelpad’ ingeslagen. Dat kwam zo. Een paar maanden na de invoering voldeed het EPD niet meer helemaal en had de vakgroep allerlei wensen. Ad hoc werden die voorgelegd aan de ICT dienst, die aanpassingen doorvoerden in het EPD. Soms direct, somds duurde het enige tijd, maar vaak bleek het net niet de problemen op te lossen.

EPD doelstelling 
Jansen stelde een koersverandering voor en de vakgroep bepaalde een doelstelling voor het EPD, een stip aan de horizon:

  1. Rapportage naar de verwijzer binnen 2 uur nadat patiënt was opgenomen of ontslagen
  2. Op de polikliniek sneller werken dan voor de invoering van het EPD
  3. Een lege werklijst voor arts en poli aan het einde van de dag
  4. Volledig digitaal werken tijdens werkoverleg (MDO, vakgroepoverleg, etc)

Typecursus
Dat was een mooie doelstelling, maar hoe die te bereiken? Stap voor stap bepaalden Jansen en collegae wat nodig was om die doelstelling te bereiken:

Snel werken vraagt allereerst vaardigheid in het bedienen van de PC en het EPD. Vastgesteld werd dat vrijwel iedereen een typecursus nodig had.

EPD kennis vergroten 
Verder bleek dat niet iedereen voldoende kennis had van het EPD om snel een rapportage of de lege werklijst te kunnen realiseren. Eén van de collega’s nam het op zich om de anderen te ondersteunen.

EPD op de agenda
Ook werd het EPD een vast agendapunt op de agenda van het vakgroepoverleg. Voor het laatste punt, volledig digitaal werken tijdens overleg, bleken meer aanpassingen nodig. De overlegruimte, de hardware en de structuur van het overleg waren niet geschikt om helemaal digitaal te werken. Na een half jaar hadden ze flinke stappen gemaakt, maar was er nog steeds veel verbetering mogelijk.

ps: elke overeenkomst tussen bestaande personen en de in dit blog genoemde namen berust op toeval

EPD-expert in 5 stappen

Kladblaadje
Laatst was een vriendin van mij als patiënt in het ziekenhuis op een polikliniek en schreef een behandelend arts aantekeningen in het klad op een vel papier. De behandeld arts zei: “ik vul dit later nog wel in, in het systeem hoor…” als een soort geruststelling. Mijn vriendin dacht: dat is echt dubbel werk. Wanneer gaat ze dat doen?

Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is gemaakt om het leven makkelijker te maken. Dossiers raken niet meer kwijt, gegevens niet meer verloren, tenzij je kladblaadjes gebruikt, en er is een grote beschikbaarheid. Maar is het leven er echt makkelijker van geworden als behandelaar? Een veel gehoorde klacht gaat over het niet overzichtelijk zijn van het EPD. Is dat de reden dat deze behandelaar niet meteen de gegevens invoerde?