III Het geheim van een goede EPD-landing

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en?

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Het laatste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-landing.

II. Het geheim van een goede EPD-sprong

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 

Nu het tweede artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-sprong.

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

De EPD-sprong
In een EPD project is de sprong altijd spannend. Het testen zit erop, de opleidingen zijn afgerond, de functionaliteit staat op productie en degenen die ondersteuning moeten verlenen staan klaar voor de vragen en problemen die komen gaan. Kortom, de sprong is het moment waarop de EPD gebruikers daadwerkelijk aan de slag gaan in de praktijk.

Hoe wordt u digitaal en medisch professional?

Afgelopen week had ik dus een gesprek met een enthousiaste dokter die al een aantal jaren werkt met een EPD. Overschakelen van Norma naar EPIC had wat voeten in aarde gehad, maar nu was hij toch wel erg tevreden.

Waarom? Onder meer omdat hij sneller klaar is met zijn spreekuur, sneller nog dan voor de invoering van het EPD.
Wat doet deze dokter dan onder andere? Hij kan met 10 vingers blind typen, is bovenmatig geïnteresseerd in het EPD en alles wat daarbij komt kijken en realiseert zich dat EPD-en onderdeel uitmaakt van zijn vak.
Is er meer? Jazeker. De organisatie heeft het goed voor elkaar. De structuur en cultuur van dit ziekenhuis zijn zo, dat continu verbeteren en ontwikkelen van het EPD onderdeel is geworden van de routine.

Ik hoor u denken: ‘Ja, voor hem is het gemakkelijk, want hij heeft bovengemiddeld interesse in het EPD en ICT, maar ik niet.’ Misschien ligt uw interesse meer op andere vlakken, maar het werken met PC en EPD is onderdeel geworden van uw vak als dokter. Het is onderdeel geworden van uw tools.

Weet u nog, dokter de Bruin van vorige week?

Dokter Jansen, neuroloog, werkzaam in hetzelfde ziekenhuis als dokter de Bruin, is samen met haar maatschap een zogenoemd ‘EPD ontwikkelpad’ ingeslagen. Dat kwam zo. Een paar maanden na de invoering voldeed het EPD niet meer helemaal en had de vakgroep allerlei wensen. Ad hoc werden die voorgelegd aan de ICT dienst, die aanpassingen doorvoerden in het EPD. Soms direct, somds duurde het enige tijd, maar vaak bleek het net niet de problemen op te lossen.

EPD doelstelling 
Jansen stelde een koersverandering voor en de vakgroep bepaalde een doelstelling voor het EPD, een stip aan de horizon:

  1. Rapportage naar de verwijzer binnen 2 uur nadat patiënt was opgenomen of ontslagen
  2. Op de polikliniek sneller werken dan voor de invoering van het EPD
  3. Een lege werklijst voor arts en poli aan het einde van de dag
  4. Volledig digitaal werken tijdens werkoverleg (MDO, vakgroepoverleg, etc)

Typecursus
Dat was een mooie doelstelling, maar hoe die te bereiken? Stap voor stap bepaalden Jansen en collegae wat nodig was om die doelstelling te bereiken:

Snel werken vraagt allereerst vaardigheid in het bedienen van de PC en het EPD. Vastgesteld werd dat vrijwel iedereen een typecursus nodig had.

EPD kennis vergroten 
Verder bleek dat niet iedereen voldoende kennis had van het EPD om snel een rapportage of de lege werklijst te kunnen realiseren. Eén van de collega’s nam het op zich om de anderen te ondersteunen.

EPD op de agenda
Ook werd het EPD een vast agendapunt op de agenda van het vakgroepoverleg. Voor het laatste punt, volledig digitaal werken tijdens overleg, bleken meer aanpassingen nodig. De overlegruimte, de hardware en de structuur van het overleg waren niet geschikt om helemaal digitaal te werken. Na een half jaar hadden ze flinke stappen gemaakt, maar was er nog steeds veel verbetering mogelijk.

ps: elke overeenkomst tussen bestaande personen en de in dit blog genoemde namen berust op toeval

Het geheim van goed EPD-en

Net als autorijden leren gebruikers het EPD-en voornamelijk in de praktijk, zo is de algemene gedachte. Een korte instructie, aangevuld met een paar uur hands-on training in het EPD voorafgaand aan de implementatie is heel gebruikelijk. En die training richt zich dan (meestal) op het vastleggen van gegevens.

Logisch, maar ook de juiste keuze? Na drie jaar rapporteren artsen nog gebrekkige schrijf- en leesvaardigheden in hun EPD (lees meer)! Deze conclusie komt uit een onderzoek onder groep artsen. Dit sluit aan bij de ervaringen die ik terugzie en -hoor na EPD implementaties: het werken met EPD went, maar wordt niet snel ‘eigen’.
Waar ligt dat aan? De vaardigheden die nodig zijn om goed met een EPD te werken zijn (1) lezen, (2) schrijven en (3) navigeren. We zullen ze één voor één eens doornemen.
  • lezen in het EPD
Evident, het lezen op een computerscherm is anders dan het lezen op papier. Over het algemeen geven artsen voorkeur aan beknopte teksten. In papieren dossiers is de decursus opgebouwd als een chronologische – lineaire – weergave van gebeurtenissen, beleid, evaluaties etc. Stelt u zich dat eens voor op een computerscherm.
Lezen gaat dus anders. Het is eigenlijk geen lezen, het gaat meer om het organiseren en verzamelen van gegevens die op diverse plekken zijn opgeslagen. Het mooiste zou zijn als u een leesscherm heeft, waarin de voor u belangrijke items bij elkaar gebracht worden.  En als er een mix van gestructureerd gegevens (getallen, vinkjes) en stukjes tekst bestaat die in balans is. Nog mooier, als dit kan voor specifieke doelen, zoals een patiëntenpopulatie. Weet u als gebruiker niet precies waar u wat vinden kan? Dan wordt EPD-en een klus.
  • schrijven in het EPD
Het schrijven in een papieren status is gemakkelijk; niemand hoeft het te leren. Het leesbaar schrijven is in de computer weer veel vanzelfsprekender. Daar speelt veel meer de vraag of de registraties in het EPD aangeklikt of ingetypt moeten worden. Veel tekst intypen kost de meeste gebruikers veel tijd, veel klikken maakt het EPD minder leesbaar en laat weinig tot geen ruimte voor nuance. Dan nog de vraag, welk veld is voor welk gegeven bedoeld?Bepaal welk doel de data dient. Is het bedoeld voor bijvoorbeeld onderzoek of een aanlevering? Dan is gestructureerd vastleggen zinvol. Is data bedoeld om het klinisch beloop te beschrijven, dan biedt tekst verreweg het meeste flexibiliteit. Typen is dan een manier om gegevens in te voeren, maar vaak kunt tekstblokjes maken waarachter standaardteksten zitten. Spraakherkenning is een alternatieve manier die ook kan werken.
  • navigeren in het EPD
Een vergeten of miskende vaardigheid, zo kunnen we het navigeren wel noemen. Is in uw EPD opleiding aandacht besteed aan het navigeren in het EPD? Nee? Dan mist u een essentiële vaardigheid. Weten hoe u uw weg vindt in het EPD – waar welke gegevens te vinden en hoe u het snelst van de labuitslagen naar de huisartsgegevens van de patiënt komt – blijkt heel belangrijk bij het goed leren registreren en weer terugvinden van uw eigen registraties. Feitelijk zou dit les1 van de EPD opleiding moeten zijn. Immers, zoals bij (1) lezen al aangehaald, u gaat van lineaire tekst en gegevens naar non-lineaire gegevenssets waar u de organisatie weer moet zien te vinden.
Is dat alles, deze basisvaardigheden? In essentie, ja. De tijdsinvestering voor het aanleren van deze vaardigheden hangt samen met een aantal factoren. De belangrijkste daarvan is PC vaardigheid (zie ook deze link)
Bent u een ervaren en vaardige EPD gebruiker? Dan zult u relatief gemakkelijk uw weg weten te vinden. Bent u dat niet? Gun uzelf de tijd om vaardig te worden in het navigeren in het EPD. Dat betekent enerzijds uitzoeken hoe het EPD in elkaar zit, waar u welke gegevens kan vinden en anderzijds beter leren omgaan met de PC. Dit is een investering die u tijd en kwaliteit oplevert.

Zorgeloos overstappen naar het EPD? 5 tips

Zou het mogelijk zijn om zorgeloos over te stappen naar het EPD? Ik denk van wel! En, .. ik denk dat veel artsen met name er van dromen. Heb je zelf ook zo’n droom of ken je iemand met zo’n droom? Roep je ook dingen als, het kost me veel meer tijd, ik heb op papier snel overzicht, ik kan niet typen, nu weet ik precies wat in waar in de status staat? Allemaal En dat is ook precies wat je om je heen ziet gebeuren bij de overstap van papieren dossiers naar EPDs. Toch kan het anders, daar ben ik van overtuigd. Het hoeft niet per se meer tijd te kosten of een worsteling te zijn om eindelijk die applicatie in de vingers te krijgen. Wel vraagt het een bepaalde houding tegenover een EPD en een EPD project. Daarom hieronder 5 tips over hoe je zorgeloos, of op zijn minst zorgelozer, de overstap kan maken naar het EPD.

EPD gebruik optimaliseren? 6 tips

EPD’s worden geïmplementeerd, ingevoerd, weggezet, beschikbaar gesteld. Meestal is enige training of instructie onderdeel van het project, maar dan?

Autorijden leer je pas in de praktijk, zo is het ook met ICT en dus EPD gebruik. Een EPD heeft over het algemeen iets meer functionaliteit en features dan een auto en is in veel gevallen ook iets minder intuïtief. We kunnen onze gebruikers dan ook eigenlijk niet loslaten, maar doen dat wel (of is het bij u anders?). Vanaf vandaag verandert dat!