III Het geheim van een goede EPD-landing

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en?

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Het laatste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-landing.

II. Het geheim van een goede EPD-sprong

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 

Nu het tweede artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-sprong.

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

De EPD-sprong
In een EPD project is de sprong altijd spannend. Het testen zit erop, de opleidingen zijn afgerond, de functionaliteit staat op productie en degenen die ondersteuning moeten verlenen staan klaar voor de vragen en problemen die komen gaan. Kortom, de sprong is het moment waarop de EPD gebruikers daadwerkelijk aan de slag gaan in de praktijk.

I. Het geheim van een goede EPD-aanloop

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 
ID-100125176

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Dit keer het eerste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-aanloop.

De EPD-aanloop
In een EPD project is de aanloop vaak lang, soms jaren. Mijn definitie van de EPD-aanloop is de tijd die verstrijkt tussen de eerste oriëntatie tot en met het zetten van de handtekening. Een goede aanloop is randvoorwaardelijk voor een goede sprong, net als bij de hink-stap-sprong atleet.

Het EPD invoeren voor DUMMIES

Uit “het EPD invoeren voor DUMMIES”:

  • Het EPD project is een verandertraject, geen ICT project
  • Betrek je gebruikers in een vroeg stadium
  • Zorg dat ze goed getraind en opgeleid worden
  • Wijk niet te veel af van de bestaande zorgprocessen, zodat de overgang niet te groot wordt

In aanloop naar het gratis seminar heb ik eens op een rijtje gezet wat er misging bij allerlei implementaties die ik deed in het verleden. Mijn conclusie is dat het in alle fases in het EPD project regelmatig misging:

  • helemaal bij het begin, soms nog voordat er een EPD in beeld kwam bij gebruikers
  • tijdens de bouw en inrichting
  • rondom de daadwerkelijke start
  • in de nazorgperiode

En toch deed ik wat geadviseerd werd in de literatuur, ik luisterde naar wat ervaren adviseurs vertelden en gebruikte mijn eigen gezond verstand.

Wat ging er dan zoal mis?

Hieronder geef ik je alvast 3 voorbeelden, in het online seminar ga ik hier nog verder op in.

  1. IT project of niet?

Helemaal in het begin, bij de eerste gesprekken, is het altijd aftasten wat de doelstelling is van het project. EPD projecten hebben lang niet altijd heldere doelstellingen, de specialismen of vakgroepen hebben dat vaak ook niet. Wat wel duidelijk gesteld wordt: is ‘het moet geen IT project zijn‘. Toch was dit in de meeste gevallen de praktijk. En wat deed ik? Toch maar doorgaan op de ingeslagen weg, heel vaak met te weinig draagvlak bij toekomstige eindgebruikers.

  1. Wanneer is het een goed EPD?

Tijdens bouw/configuratie ligt de nadruk op datgene wat tastbaar is: het papieren dossier en bestaande formulieren. De transformatie van papier naar digitaal, garandeert echter allerminst dat eindgebruikers goed kunnen werken met het EPD. Daar is veel meer voor nodig. Vandaar dat we vaak proces- en informatie-analyses deden. In de praktijk zijn die analyses uitermate nuttig voor de IT-ers, maar bleken gebruikers de vertaalslag van een dergelijke analyse naar de EPD situatie heel lastig te kunnen maken. Het gevolg was dus toch weer veel nadruk op de tastbare inhoud, veelal los van de context.En wat deed ik? Onder invloed van tijdsdruk en anderen die dat geen probleem vonden, toch maar doorgezet.

  1. Wanneer is de startende EPD gebruiker goed voorbereid?

Training en opleiding, vaste prik in een EPD traject. En volkomen terecht, laat ik dat voorop stellen. Tegenwoordig hoor ik uit projecten regelmatig dat opleiding volgen randvoorwaardelijk is voor het verkrijgen van een inlogcode. Dat is op zich een aardig idee. Wat ik meemaakte is dat met name dokters, niet de tijd namen om de training goed te volgen. De trainingen ondersteunde ik met uitleg en oefenmateriaal. Die gebruikers die deze trainingen serieus volgden hadden ook daadwerkelijk een betere start dan zij die dat niet deden. Maar toch bleek één of twee keer een trainingssessie volgen niet voldoende om in de praktijk direct en vlot aan de slag te kunnen. En wat deed ik? Hopen dat het goed zou komen en zo veel mogelijk dichtbij gebruikers zijn in de eerste tijd na de EPD start.

Niet alleen tijdens de EPD implementatie spelen deze zaken. Ook daarna blijven deze onderwerpen actueel.

Visie
Het EPD invoeren voor DUMMIES, was toch niet toereikend gebleken. In de loop der jaren heb ik een visie ontwikkeld, hieronder vertaald in een aantal vragen:

  • Is het erg als ICT de startende partij is van een EPD project?
  • Zou de focus van het EPD verlegd moeten worden van de content, die toch aan verandering onderhevig blijft, naar (proces)verandering? De content volgt dan in een veel later stadium pas en het vraagt een heel andere benadering van het EPD als tool.
  • Geldt een leven lang leren niet ook voor het EPD? Alles in 1 keer willen of moeten kunnen, is niet realistisch.

Mening?

In een volgend bericht geef ik mijn antwoord op deze vragen. Nu ben ik vooral benieuwd naar jullie antwoorden. Wil je me dat laten weten op mijn blog?


PS Heb je al ingeschreven voor het gratis online seminar ‘3 fatale valkuilen waardoor je de acceptatie van EPD oplossingen vermindert’ ? Het is helemaal GRATIS, je hoeft er niet voor te reizen, dus wat heb je te verliezen? Heb je een PC met internetverbinding? Dan kan je meedoen!
Schrijf je in via onderstaande link:

=> 3 fatale valkuilen waardoor je de acceptatie van EPD oplossingen vermindert

EPD is een werkwoord

Vorige week is een boek verschenen met die titel, zo begrijp ik uit het artikel op Zorgvisie.nl. In Medisch contact heeft in mei een artikel gestaan met dezelfde titel van deels dezelfde auteurs. Het gaat erom dat het invoeren van een EPD geen technologisch te benaderen project is, maar een continu proces. De organisatie groeit en in geval van het Antonius zal ook het EPD blijven groeien. Het is immers geen aangekocht EPD, maar in huis ontwikkeld. Daar zit wel een belangrijk punt.

EPD op Koers

Na nog meer gesprekken met nog meer EPD betrokkenen, weet ik het zeker. Er is behoefte aan ondersteuning op heel specifieke EPD issues en belangrijk, die ondersteuning kan ik bieden. Na het zoeken in de vorige fase, heb ik nu de basis voor de site ‘EPD op Koers’ gelegd. Van het zoeken van de juiste onderwerpen, tot de realisatie van de mogelijkheid om via de site in te kunnen schrijven op de nieuwsbrief en de cursussen, deze voorbereidingen zijn in een vergevorderd stadium. Vanaf nu is aanmelden voor de nieuwsbrief, eCursus en webinars op ‘EPD op Koers’ mogelijk! Maar ik ben er nog niet. Ik wil ook een vorm vinden om de bevindingen uit ziekenhuizen, rechtstreeks uit de praktijk en uit de wetenschappelijke literatuur, op een overzichtelijke en duidelijke manier beschikbaar te maken. Later meer daarover. Nu eerst de uitnodigingen voor mijn nieuwsbrief versturen!