Hoe zou het zijn om te kiezen wie het EPD wel en niet mogen gebruiken?

Vanmorgen vroeg ik me ineens af hoe het zou zijn als je de mogelijkheid had om EPD gebruikers uit te kiezen. Het is natuurlijk absurd, maar juist daardoor een leuke exercitie om eens uit te voeren.

Stel je eens voor:
Je bent functioneel beheerder of ICT adviseur en jij mag de EPD gebruikers uitkiezen; jij bepaalt wie het EPD wel en niet mag gebruiken.

WIE zou je zou je dan met het EPD laten werken?

  • Alleen aardige zorgverleners?
  • Alleen mannen of alleen vrouwen?
  • Jong of juiste oude zorgverleners?
  • EPD helden of juist alleen de kneuzen?
  • De verzamelaars van technologische gadgets of de vulpengebruikers?

Dit is wat ik zou doen:

  • Ik zou zorgverleners uitkiezen die communiceren en nadenken over het EPD. Mensen die nadenken en vervolgens bespreken wat ze goed vinden en wat ze minder goed vinden. Zo kunnen we samen tot een verbetering komen en daarna nog een en nog een.
  • Ik zou ook zorgverleners kiezen die iets willen leren. Immers een EPD is geen statisch ding. Integendeel, het is continu in beweging (als het goed is) en blijft nieuwe werkwijzes en mogelijkheden bieden.
  • Tot slot, zorgverleners die ik uitkies, bepalen steeds weer wat ze met het EPD kunnen doen voor hun patiënten, wat ze beter kunnen doen in de zorg en in de samenwerking met anderen.

HOE zou je je selectie maken?

  • Op basis van simpele criteria, zoals leeftijd, kleur haar, kleur ogen, specialisme?
  • Of op basis van relevante opleidingen, zoals een typediploma?
  • Of misschien op basis van te meten criteria zoals hoe vaak de computer gebruikt wordt op het werk: dagelijks, wekelijks of nooit of hoe nuttig ze het EPD vinden?

Zo zou ik mijn keuze maken:

  • Ik zou gaan kijken en praten op elke plek waar gewerkt wordt
  • En ik zou aansluiten bij overlegmomenten
  • Ik zou vragen wat men doet en waarom

En WAAROM zou je je selectie op jouw manier doen?

  • Is dat, omdat je graag zelfredzame EPD gebruikers hebt?
  • Of is dat, omdat het EPD tot een succes wil maken?
  • Of is het misschien, omdat je dan weet wat je van je gebruikers kan verwachten?

Mijn keuze zou ik op deze manier maken, omdat

  • De impact die het EPD heeft op het werk van individuele gebruikers bepaalt de impact die het heeft op de organisatie
  • Allerlei verschillende factoren een cruciale rol spelen bij het succesvol EPD-en en die factoren overstijgen het niveau van de content en de kwaliteit van het EPD systeem zelf
  • De EPD gebruiker die overziet wat het EPD kan betekenen, ook in staat is om mee te gaan met veranderingen

Gek idee?
Hoeveel van de EPD gebruikers zou ik in mijn selectie opnemen? 10%, 50%, 95%? Ik weet het niet precies. Geen 100% in elk geval. Wat moet er gebeuren om dat te realiseren?

Zorgverleners, zou het niet leuk zijn om dit ook eens te doen voor het kiezen van de EPD ondersteuners?

3 Tips om als EPD gebruiker nog effectiever om te gaan met het EPD

Veel patronen in de klinische praktijk blijven hetzelfde na de introductie van het EPD. Tijdens de implementatie wordt (uiteraard) wel gekeken naar werkwijzen die gaan of moeten veranderen. Vanuit de optiek ‘efficiënt werken na invoering is er vrijwel altijd een directe relatie met de vragenlijsten en of formulieren. Logisch, een mens kan nu eenmaal niet alles ineens behappen.

Maar mocht u als EPD gebruiker vinden dat de status quo die bereikt is, wel weer wat opgeschud mag worden. Bekijk dan eens de volgende 3 praktische tips:

Tip 1: Breng het papiergebruik verder terug
Wanneer gebruikt u in het proces nog papier? Soms is dat -zeker in de beginperiode- heel valide, omdat het nu eenmaal lastig is om alles digitaal te doen. Zijn er nog papieren aanvragen in omloop of briefjes die gedeeld worden met secretaresses, poli-assistentes of collega’s of kladjes voor brieven of.. vult u zelf maar in.

Stiekem blijven veel papieren in omloop, omdat het gemakkelijker is of lijkt in het begin. Maar na verloop van tijd kunnen die vaak echt wel teruggebracht worden of aangepast wellicht.

Tip 2: Kijk eens in de spreekkamer: hoe is de opstelling van dokter en patient en PC en bureau
Niet altijd krijgt de opstelling in de spreekkamer voldoende aandacht bij de invoering van een EPD. Bekijk die eens kritisch, nu u weer wat verder bent. Verdwijnt u, dokter, (vanuit patiënt-perspectief) achter het beeldscherm? Zit de dokter helemaal schuin achter het toetsenbord om toch maar patiënt, data en toetsenbord te kunnen zien?

Niets van dat alles? Mooi, maar mocht dat niet zo zijn. Vraag eens wat er mogelijk is met kantelbare schermen, verzonken schermen of een extra scherm, misschien draadloos toetsenbord en muis. In veel gevallen, kunt u met een paar beperkte aanpassingen prettiger en dus effectiever werken.

Tip 3: Brieven maken kan nog efficiënter
De brief is nog steeds een belangrijk middel om gegevens te delen met collega’s. Er zijn grote verschillen in eisen die gesteld worden aan de brief; het varieert van een opsomming van de belangrijke feiten tot een uitgebreid epistel met van alles daar tussen. De meeste EPD systemen maken het genereren van brieven mogelijk.

Nu hangt het uiteraard sterk af van de content die in het EPD werd vastgelegd hoe leesbaar de gegenereerde brief is. Dit betekent dat u, met enige ervaring in het EPD gebruik, ook zou kunnen kiezen om tijdens het registreren van gegevens de brief al in het achterhoofd te hebben.

Een alternatief dat ik in mijn projecten met succes heb aangeboden, is een samenvatting in het EPD die dagelijks of zo nodig bijgewerkt wordt en integraal een verslag voor de brief is. Die samenvatting wordt dan aangevuld met eventuele uitslagen en andere relevante zaken.

De secretaresse kan dan een nette brief genereren, die relatief weinig correctie behoeft. Immers, het genereren van de brief is toch een snellere manier om brieven te maken en verwerken dan dicteren, uittypen, corrigeren en weer accorderen na aanpassingen…

Hoe wordt u digitaal en medisch professional?

Afgelopen week had ik dus een gesprek met een enthousiaste dokter die al een aantal jaren werkt met een EPD. Overschakelen van Norma naar EPIC had wat voeten in aarde gehad, maar nu was hij toch wel erg tevreden.

Waarom? Onder meer omdat hij sneller klaar is met zijn spreekuur, sneller nog dan voor de invoering van het EPD.
Wat doet deze dokter dan onder andere? Hij kan met 10 vingers blind typen, is bovenmatig geïnteresseerd in het EPD en alles wat daarbij komt kijken en realiseert zich dat EPD-en onderdeel uitmaakt van zijn vak.
Is er meer? Jazeker. De organisatie heeft het goed voor elkaar. De structuur en cultuur van dit ziekenhuis zijn zo, dat continu verbeteren en ontwikkelen van het EPD onderdeel is geworden van de routine.

Ik hoor u denken: ‘Ja, voor hem is het gemakkelijk, want hij heeft bovengemiddeld interesse in het EPD en ICT, maar ik niet.’ Misschien ligt uw interesse meer op andere vlakken, maar het werken met PC en EPD is onderdeel geworden van uw vak als dokter. Het is onderdeel geworden van uw tools.

Weet u nog, dokter de Bruin van vorige week?

Dokter Jansen, neuroloog, werkzaam in hetzelfde ziekenhuis als dokter de Bruin, is samen met haar maatschap een zogenoemd ‘EPD ontwikkelpad’ ingeslagen. Dat kwam zo. Een paar maanden na de invoering voldeed het EPD niet meer helemaal en had de vakgroep allerlei wensen. Ad hoc werden die voorgelegd aan de ICT dienst, die aanpassingen doorvoerden in het EPD. Soms direct, somds duurde het enige tijd, maar vaak bleek het net niet de problemen op te lossen.

EPD doelstelling 
Jansen stelde een koersverandering voor en de vakgroep bepaalde een doelstelling voor het EPD, een stip aan de horizon:

  1. Rapportage naar de verwijzer binnen 2 uur nadat patiënt was opgenomen of ontslagen
  2. Op de polikliniek sneller werken dan voor de invoering van het EPD
  3. Een lege werklijst voor arts en poli aan het einde van de dag
  4. Volledig digitaal werken tijdens werkoverleg (MDO, vakgroepoverleg, etc)

Typecursus
Dat was een mooie doelstelling, maar hoe die te bereiken? Stap voor stap bepaalden Jansen en collegae wat nodig was om die doelstelling te bereiken:

Snel werken vraagt allereerst vaardigheid in het bedienen van de PC en het EPD. Vastgesteld werd dat vrijwel iedereen een typecursus nodig had.

EPD kennis vergroten 
Verder bleek dat niet iedereen voldoende kennis had van het EPD om snel een rapportage of de lege werklijst te kunnen realiseren. Eén van de collega’s nam het op zich om de anderen te ondersteunen.

EPD op de agenda
Ook werd het EPD een vast agendapunt op de agenda van het vakgroepoverleg. Voor het laatste punt, volledig digitaal werken tijdens overleg, bleken meer aanpassingen nodig. De overlegruimte, de hardware en de structuur van het overleg waren niet geschikt om helemaal digitaal te werken. Na een half jaar hadden ze flinke stappen gemaakt, maar was er nog steeds veel verbetering mogelijk.

ps: elke overeenkomst tussen bestaande personen en de in dit blog genoemde namen berust op toeval

Kopiëren en Plakken in het EPD zonder risico?

Het is altijd gebruikelijk geweest om gegevens binnen een papieren dossier over te nemen in een samenvatting of decursus notities, zowel van eigen registraties als registraties van anderen. Denk aan de registratie van controles of het overnemen van lab en andere onderzoeksresultaten, maar het kan ook gaan om een samenvatting van een klinische patiënt na een aantal opnamedagen.
Papier vs digitaal
Het kopieren in papieren dossiers is uit allerlei praktische overwegingen goed te verklaren. Maar een van de uitgangspunten bij de overgang naar een EPD is dat gegevens slechts eenmalig vastgelegd hoeven te worden en wel door de bron.
Toch blijkt in de praktijk dat copy/paste alles behalve is uitgebannen. Goed verklaarbaar, in brieven wordt veel data gekopieerd, maar ook binnen het dossier.
Verschil
Maar daar blijft het niet bij. Het blijkt dat bepaalde soorten gegevens niet of nauwelijks gekopieerd worden, zoals anamneses of beleid bijvoorbeeld. Onderzoeksresultaten, voorgeschiedenis, familie anamnese echter, worden wel vaak overgenomen, zowel vanuit eigen registraties als vanuit registraties van collega’s.
Poliklinisch meer dan klinisch
Daarnaast wordt in een klinische periode minder gekopieerd dan in een poliklinische periode, terwijl poliklinisch de contactmomenten verder uiteen liggen.
Niet zonder risico
Kopiëren van data is niet zonder risico. Het hergebruiken van data kan feitelijk alleen als ook geverifieerd is of de data nog klopt. Gebeurt dat altijd? Het risico niveau wordt grotendeels bepaald door een tweetal factoren: kopiëren van eigen vs andermans data en hoe lang het geleden is dat gekopieerde gegevens geregistreerd werden. Logischerwijs leveren gegevens van een andere auteur die heel lang geleden werden geregistreerd potentieel het meeste risico op.
Maar waarom kopiëren en plakken artsen data in medische dossiers?
Grotendeels gissen, maar een aantal factoren lijkt een rol te spelen. De eerste factor zou kunnen zijn, onvoldoende handigheid in het gebruik van het eigen EPD, waardoor het handiger lijkt om alle data maar bij elkaar in een veld of document te zetten.Een tweede mogelijke factor is tijdsdruk, artsen die tijdens patientencontacten ervaren dat ze te weinig tijd hebben om opnieuw gegevens in te voeren. Een mogelijke derde factor is het EPD ontwerp. Als er geen mogelijkheden zijn om te linken nar oudere/ andere gegevens binnen het dossier of als het markeren van data lastig is, zal een gebruiker sneller gegevens opnemen in een eigen registratie. En volledig willen zijn om medico-legale redenen, is nog een mogelijke factor.

Ik ben nieuwsgierig naar redenen om gegevens te kopieren. Wilt u  uw mening of gedachten delen? Laat hieronder een bericht achter.

Het geheim van goed EPD-en

Net als autorijden leren gebruikers het EPD-en voornamelijk in de praktijk, zo is de algemene gedachte. Een korte instructie, aangevuld met een paar uur hands-on training in het EPD voorafgaand aan de implementatie is heel gebruikelijk. En die training richt zich dan (meestal) op het vastleggen van gegevens.

Logisch, maar ook de juiste keuze? Na drie jaar rapporteren artsen nog gebrekkige schrijf- en leesvaardigheden in hun EPD (lees meer)! Deze conclusie komt uit een onderzoek onder groep artsen. Dit sluit aan bij de ervaringen die ik terugzie en -hoor na EPD implementaties: het werken met EPD went, maar wordt niet snel ‘eigen’.
Waar ligt dat aan? De vaardigheden die nodig zijn om goed met een EPD te werken zijn (1) lezen, (2) schrijven en (3) navigeren. We zullen ze één voor één eens doornemen.
  • lezen in het EPD
Evident, het lezen op een computerscherm is anders dan het lezen op papier. Over het algemeen geven artsen voorkeur aan beknopte teksten. In papieren dossiers is de decursus opgebouwd als een chronologische – lineaire – weergave van gebeurtenissen, beleid, evaluaties etc. Stelt u zich dat eens voor op een computerscherm.
Lezen gaat dus anders. Het is eigenlijk geen lezen, het gaat meer om het organiseren en verzamelen van gegevens die op diverse plekken zijn opgeslagen. Het mooiste zou zijn als u een leesscherm heeft, waarin de voor u belangrijke items bij elkaar gebracht worden.  En als er een mix van gestructureerd gegevens (getallen, vinkjes) en stukjes tekst bestaat die in balans is. Nog mooier, als dit kan voor specifieke doelen, zoals een patiëntenpopulatie. Weet u als gebruiker niet precies waar u wat vinden kan? Dan wordt EPD-en een klus.
  • schrijven in het EPD
Het schrijven in een papieren status is gemakkelijk; niemand hoeft het te leren. Het leesbaar schrijven is in de computer weer veel vanzelfsprekender. Daar speelt veel meer de vraag of de registraties in het EPD aangeklikt of ingetypt moeten worden. Veel tekst intypen kost de meeste gebruikers veel tijd, veel klikken maakt het EPD minder leesbaar en laat weinig tot geen ruimte voor nuance. Dan nog de vraag, welk veld is voor welk gegeven bedoeld?Bepaal welk doel de data dient. Is het bedoeld voor bijvoorbeeld onderzoek of een aanlevering? Dan is gestructureerd vastleggen zinvol. Is data bedoeld om het klinisch beloop te beschrijven, dan biedt tekst verreweg het meeste flexibiliteit. Typen is dan een manier om gegevens in te voeren, maar vaak kunt tekstblokjes maken waarachter standaardteksten zitten. Spraakherkenning is een alternatieve manier die ook kan werken.
  • navigeren in het EPD
Een vergeten of miskende vaardigheid, zo kunnen we het navigeren wel noemen. Is in uw EPD opleiding aandacht besteed aan het navigeren in het EPD? Nee? Dan mist u een essentiële vaardigheid. Weten hoe u uw weg vindt in het EPD – waar welke gegevens te vinden en hoe u het snelst van de labuitslagen naar de huisartsgegevens van de patiënt komt – blijkt heel belangrijk bij het goed leren registreren en weer terugvinden van uw eigen registraties. Feitelijk zou dit les1 van de EPD opleiding moeten zijn. Immers, zoals bij (1) lezen al aangehaald, u gaat van lineaire tekst en gegevens naar non-lineaire gegevenssets waar u de organisatie weer moet zien te vinden.
Is dat alles, deze basisvaardigheden? In essentie, ja. De tijdsinvestering voor het aanleren van deze vaardigheden hangt samen met een aantal factoren. De belangrijkste daarvan is PC vaardigheid (zie ook deze link)
Bent u een ervaren en vaardige EPD gebruiker? Dan zult u relatief gemakkelijk uw weg weten te vinden. Bent u dat niet? Gun uzelf de tijd om vaardig te worden in het navigeren in het EPD. Dat betekent enerzijds uitzoeken hoe het EPD in elkaar zit, waar u welke gegevens kan vinden en anderzijds beter leren omgaan met de PC. Dit is een investering die u tijd en kwaliteit oplevert.

Hoe maakt u werk van beter EPD-en?

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan met om te beginnen een paar eenvoudige en tijdsbesparende stappen.

Werk maken van beter EPD-en

In dit blog richt ik me tot jullie, managers, ICT adviseurs, functioneel beheerders, kortom, zij die die zorgverleners ondersteunen en faciliteren bij het EPD-en. Hoe kunnen jullie de eindgebruikers zodanig ondersteunen, zodat het EPD hen (beter) gaat ondersteunen.

Wel eens iets in een webwinkel aangeschaft? Na iedere aankoop krijg je standaard een korte vragenlijst met vragen als: Wat vond je van de service? Hoe bevalt het product? Wat kunnen we verbeteren?

Hoe staat het EPD ervoor, weet u het?
Implementatie van willekeurig welk systeem dan ook betekent een hele berg werk in de jaren die volgen. Immers, een goed begin is het halve werk, maar de andere helft van het werk moet wel gebeuren. Dat werk, het verder ontwikkelen van het EPD, gebeurt dat nu? Eindgebruikers voelen zich vaak heel alleen als de storm na de invoering is gaan liggen.

Ken je een zorgorganisatie waar ICT toepassingen – niet alleen het EPD – periodiek geëvalueerd worden, zoals de webwinkels hun verkopen evalueren? En hoe zit dat bij jouw organisatie?

Ik denk dat ik veilig kan concluderen dat het implementeren van het EPD of een andere toepassing over het algemeen vrij veel aandacht krijgt, maar dat daarna gebruikersvragen en -verzoeken ad hoc beoordeeld en verwerkt worden (of niet). Van gestructureerd en periodiek nagaan hoe het de gebruikers met het EPD vergaat is geen sprake. Veel toegepast wordt de opvatting: ‘.. als er iets mis is, weten ze ons echt wel te vinden. En we horen niets..’

Meten is weten!
Maar hoe moet het dan anders? Stel dat je periodiek wil meten hoe het EPD met zijn gebruikers ervoor staat, wat meet je dan? Met welke doelstelling? En niet onbelangrijk, hoe pak je dat aan? Hieronder ga ik in op deze vragen.

Allereerst, de doelstelling:
Na de eerste instructie zijn gebruikers aan de slag gegaan. Het leren gebruiken van het systeem in de dagelijkse werkzaamheden is voor hen de eerste uitdaging. Veel van de informatie die in de instructie werd aangereikt beklijft niet. Logisch, want alles is nieuw en niet iedereen voelt zich comfortabel bij het digitaal gaan. In de eerste evaluaties zou het accent moeten liggen op het correct en efficiënt gebruiken van het EPD; m.a.w. het expertise niveau van de gebruikers moet omhoog. In latere evaluaties kan je gaan denken aan vernieuwingen, herschikken van content, verdere ontwikkelingen zoals klinische paden, beslissingsondersteuning, workflow ondersteuning etc.

Dan het wat. Wat wil je precies weten?
Simpel is om, aansluitend bij de doelstelling, te beginnen bij concrete zaken die je ook daadwerkelijk kan oplossen. Functies in het EPD die handig zijn om te gebruiken, zal niet elke gebruiker kennen. Vraag daar naar. Focus ook op de structuur van het EPD: die hebben lang niet alle gebruikers doorgrond, terwijl dat wel nodig is om snel te kunnen navigeren. Kortom, afhankelijk van het niveau van de gebruikers blijf je dicht bij de bediening en de details van de inhoud of ga je verder richting een hoger niveau van EPD-en.

En last but not least, het hoe:
Je kan verschillende methodes kiezen, waarvan de meest simpele is: vragen wat er goed gaat en vragen wat er niet goed gaat. Als je je eindgebruikers kent, weet je wie je deze vragen het beste kan stellen. Niet alleen de meest fervente gebruikers, maar ook diegenen die het lastig vinden. Een andere methode, waarin je vraag en antwoord stuurt, is een vragenlijstje rondsturen (digitaal uiteraard). Bedenk hierbij wel dat de respons vrij laag is (met 30 procent doe je het niet slecht!) en je kan niet doorvragen naar de achterliggende wens of gedachte. Of, ook niet gek, een combinatie van beide methoden.

Net als bij die webwinkels, vraag de gebruikers van uw EPD systeem periodiek en structureel naar ervaringen, meningen en verbetervoorstellen en het EPD gaat leven en groeien.

Grijp de kans om werk te maken van beter EPD-en! Immers, EPD gebruikers in uw organisatie hebben, i.t.t. klanten van webwinkels, niet de keuze om over te stappen…

Zorgeloos overstappen naar het EPD? 5 tips

Zou het mogelijk zijn om zorgeloos over te stappen naar het EPD? Ik denk van wel! En, .. ik denk dat veel artsen met name er van dromen. Heb je zelf ook zo’n droom of ken je iemand met zo’n droom? Roep je ook dingen als, het kost me veel meer tijd, ik heb op papier snel overzicht, ik kan niet typen, nu weet ik precies wat in waar in de status staat? Allemaal En dat is ook precies wat je om je heen ziet gebeuren bij de overstap van papieren dossiers naar EPDs. Toch kan het anders, daar ben ik van overtuigd. Het hoeft niet per se meer tijd te kosten of een worsteling te zijn om eindelijk die applicatie in de vingers te krijgen. Wel vraagt het een bepaalde houding tegenover een EPD en een EPD project. Daarom hieronder 5 tips over hoe je zorgeloos, of op zijn minst zorgelozer, de overstap kan maken naar het EPD.

EPD gebruik optimaliseren? 6 tips

EPD’s worden geïmplementeerd, ingevoerd, weggezet, beschikbaar gesteld. Meestal is enige training of instructie onderdeel van het project, maar dan?

Autorijden leer je pas in de praktijk, zo is het ook met ICT en dus EPD gebruik. Een EPD heeft over het algemeen iets meer functionaliteit en features dan een auto en is in veel gevallen ook iets minder intuïtief. We kunnen onze gebruikers dan ook eigenlijk niet loslaten, maar doen dat wel (of is het bij u anders?). Vanaf vandaag verandert dat!