Voor slimmer EPD*-en geen tijd? Wat is wijsheid?

 

Nu  het weer mooier weer is, en zeker met de lekkere temperatuur van een paar weken geleden, moeten ook de plantjes buiten weer water krijgen. Daar had ik het over met een vriendin en zij vertelde dat het zo veel werk was, al die planten water geven. Op mijn vraag waarom dat zo was, antwoordde ze dat de buitenkraan kapot was en ze dus binnen gieters vulde om buiten de planten water te kunnen geven. In mijn naïviteit vroeg ik waarom ze de kraan niet maakte. Ja, daar had ze geen tijd voor…..

Dweilen met de kraan open..
Zoiets is het toch? Laten we eens rekenen wat de planten water geven op deze manier kost in een gemiddelde zomer:

  • per keer 4-5 keer heen en weer lopen
  • de gieter vullen met water en
  • de planten water geven

Dat kost toch al gauw een minuut of 15 per dag of als het heel warm is twee keer per dag. In een gemiddeld jaar geef je zo je planten 15 dagen per maand water, wat neerkomt op 60 dagen in de zomerperiode. Grof geschat kost het water geven op deze manier minimaal 15 uur per zomerperiode. De tuinslang aankoppelen en een rondje door de tuin, kost misschien 5 minuten ofwel 5 uur in de hele zomer.

De investering waard?
Wat is jouw conclusie als je dit leest? Ik zou zeggen dat de reparatie de tijdsinvestering meer dan waard is. En bedenk nu eens hoe vaardig je bent met je EPD of HIS en de bijbehorende muis & toetsenbord? Is daar winst te halen? Wat zou de investering zijn?

Drie pijlers
Je kan zelf al veel doen, zonder dat je heel veel tijd of geld hoeft te investeren. Slimmer EPD-en bouw je op drie pijlers:

  • de opstelling van je computer in je spreekkamer
  • algemene computer-vaardigheden
  • EPD kennis en inzicht

Heb je deze drie pijlers goed opgebouwd dan kan je spelen met je EPD-gebruik tijdens je consulten en weet je de snelste manier(en) om gegevens in te voeren of op te zoeken. En het mooie is, elk van deze pijlers kan je zelfstandig opbouwen met een beperkte tijdsinvestering.

Wat kan je gemakkelijk zelf doen?
Om te beginnen, meld je aan voor het gratis webinar ‘Meer werk verzetten in Minder tijd‘ op 23 mei om 20:30u. Je leert in 30 minuten het effect van de opstelling van je computer op je consult en nog veel meer om efficiënt met je tijd om te gaan.

Je EPD skills verbeteren kan je ook prima zelf opstarten. Toets eerst waar je staat met de EPD SkillsCheck die je hier gratis kan downloaden. Daarna kan je direct aan de slag met verbeterpunten, die niet meer tijd vragen dan een minuut of 10 per dag.

 

*De term EPD kan je vervangen voor HIS of cliëntdossier, net wat voor systeem jij als dokter gebruikt. Voor de leesbaarheid refereer ik steeds aan EPD.

PS. 
Heeft dit blog meer vragen dan antwoorden over je EPD opgeleverd?
Neem contact op voor een gratis telefonisch EPD consult van 
15 minuten om jouw vraag te bespreken.
Image courtesy: amenic181 op freedigitalphotos.net

Wat is de overeenkomst tussen je EPD en het weer?

IMG_0654

Vorige week worstelde ik met de vraag waarom zoveel artsen een EPD gebruiken en dat niet optimaal doen. Waarom staan zij zichzelf toe om een zo’n belangrijk instrument sub-optimaal in te zetten? Ik vind namelijk dat een patiënt feitelijk recht heeft op een dokter die zijn of haar werk goed kan doen. En kan dat als je een van je instrumenten niet tot in de puntjes beheerst?

Afijn, daar worstelde ik mee en kwam er niet uit. Buiten zag het er niet heel aanlokkelijk uit, maar om uit de impasse te komen besloot ik te gaan hardlopen. Voor het eerst in veel te lang overigens, maar dat terzijde. Ik was nog niet weg of de zon brak door. Wat zag de wereld er anders uit!

Alle bomen en weilanden glinsterden en de zon was warempel al lekker warm. Ik werd er helemaal blij van! Gaandeweg mijn rondje vroeg ik me af waarom ik toch zo weinig zin had eerder vanochtend. Het was het weer. De bewolkte, sombere lucht lokte me niet echt, maar nu..heel anders. Gek fenomeen, eigenlijk het weer.

Het overkomt je en je kan het niet beïnvloeden als individu. Met heel veel individuen samen weer wel, zo blijkt uit de signalen van klimaat­veranderingen. En dat kost tijd. Maar ik, als individu, wat kan ik doen?

Ik klagen, wachten tot het vanzelf verandert of me er niks van aantrekken. Maar ik kan zelf ook echt iets doen: ik kan mijn plannen aanpassen, niet met de fiets gaan maar met de auto of mezelf beschermen met zo’n mooi regenpak of een paraplu. Ik kan mijn denken over het weer beïnvloeden en mijn gedrag.

Toen dacht ik weer aan de aanleiding om te gaan hardlopen en vroeg me af  wat de overeenkomst is tussen het weer en het EPD. Het EPD overkomt je ook als dokter, in de meeste gevallen tenminste. En ook bij je EPD kan je je gedrag veranderen en hoe je denkt over het EPD.

Je kan het EPD zien als iets waar je mee moet leren leven, maar ook als iets dat je kan helpen een betere dokter te zijn. In het eerste geval zal je veel klagen, of je wacht tot het vanzelf verbetert.

Maar er zijn ook artsen die zich realiseren dat het echt niet vanzelf beter wordt, zij gaan op zoek naar oplossingen. En net als bij het weer valt niet altijd mee het EPD te veranderen. Daar spelen zoveel factoren een rol. Wat wel prima kan, is je eigen gedrag en vaardigheden waar nodig veranderen.

Hoe ga jij om met het instrument EPD? Als je het leuk vindt, om te testen hoe EPD vaardig je bent en te ontdekken wat je zelf kan doen, vul dan de EPD check in.

Dit blog verschijnt in een reeks waarin ik je meeneem op mijn reis. Mijn reis is de nieuwe koers van EPD op Koers om dokters te helpen hun EPD zo goed mogelijk in te zetten in hun werk. 

Dokter, bent u al medisch en digitaal professional?

Dokter de Bruin, internist, is blij als hij elke dag weer de digitale dossiers van zijn patiënten bijgewerkt heeft na afloop van het spreekuur. Vervolgens pakt hij de stapel briefjes en mailtjes van het secretariaat om patiënten, verwijzers en apotheken terug te bellen die eerder gebeld hebben. Per patiënt heeft de secr een aantekening gemaakt op papier of in het EPD, afhankelijk van de secretaresse. Hij zoekt de patiënt op voordat hij contact opneemt, maar moet tijdens het telefoongesprek diverse malen klikken en doorklikken om de juiste informatie te verzamelen. En dan nog is hij niet altijd helemaal zeker dat hij alles heeft.

Dokter de Bruin vindt het EPD maar een vervelend ding om gegevens te vinden. Terugvinden van gegevens blijft lastig. Het registreren gaat wel, maar wat waar is niet altijd helder. Typen gaat steeds beter, maar toch was het papier handiger en overzichtelijker.

Nog geen medisch en digitaal professional
Een medisch professional is dokter de Bruin al langer dan vandaag. Meer en meer wordt van hem verwacht dat hij digitaal werkt en gebruik maakt van moderne technologie.Thuis is hij in de weer op de tablet of de smartphone, met email of met webwinkelen. Sociale media gebruikt hij niet, maar heeft wel een profiel op LinkedIn. Dus hij is aardig digitaal, maar in mijn ogen is een medisch en digitaal professional een dokter die technologie optimaal inzet om zijn of haar werk te ondersteunen. Voor de vakinhoudelijke onderzoeksapparatuur gebruikt hij de state-of-the-art. Hoe is dat voor de dossiervoering en administratieve ondersteuning? Pas als hij ook zoekt naar de optimale inzet van het EPD in de zorgprocessen en het optimaliseren van zijn eigen interactie met het EPD dan is hij op weg om ook digitaal professional te worden.

Wat doet zo’n professional anders? 
Papieren werkwijze gedigitaliseerd is dat professioneel digitaal werken? Status quo bereiken en handhaven met EPD gebruik, is dat professioneel digitaal werken? Ik denk van niet. Artsen en andere EPD gebruikers die het EPD optimaal in hun werkprocessen willen inpassen en dit continu optimaliseren, kunnen meer bereiken met de inzet van het EPD. Ze zullen nadenken over wat ze willen bereiken met het EPD en vanuit die gedachte zoeken naar een oplossing waarin het EPD ondersteunend kan zijn. Dat doet zo’n medisch en digitaal professional. Het vraagt een positief kritische houding, tegenover het eigen werken, het zorgproces en de technologie.

Is het nodig dat ik zo’n professional ben?
Laten we deze vraag bekijken, uitgaande van een gedigitaliseerde papieren status en gedigitaliseerde aanvragen voor aanvullend onderzoek. Een digitale variant van papieren dossiers en aanvragen is een grote verbetering in termen van leesbaarheid en beschikbaarheid. Het is al een hele kluif om dat te realiseren en te zorgen dat iedere gebruiker aan de slag gaat. Voor u als gebruikers is het vaak goed als de trucs geleerd zijn, maar echt thuis in het EPD en de gevolgen voor het zorgproces raakt u niet. Bent u daarmee tevreden?

Stel dat ik zo’n professional ben, wat dan?
Als medisch en digitaal professional beschikt u over zeer goede computervaardigheden, u bouwt kennis op van het zorgproces en de mogelijkheden van digitaal werken in uw eigen organisatie. U verwerft inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van het EPD. Bovendien zult u meer vanuit een lange termijn visie het EPD en de mogelijkheden willen inzetten en matchen met het zorgproces. U heeft grip op het gebruik van het EPD en de manier waarop het bijdraagt aan verbeteringen.

Wat denkt u is professioneel digitaal werken een noodzakelijke competentie voor artsen? Laat uw reactie achter op mijn blog, ik ben erg nieuwsgierig.

Waarom het EPD het papier in stand houdt

Op twitter las ik op 8 april jl. de volgende tweet van @Perficient_HC:

‪#EHR design flaws causing doctors to revert to paper ‪http://bit.ly/17mH2au ‪#healthIT‪#hitsm

Daar wilde ik meer van weten en ben op zoek gegaan naar de bijbehorende journal-artikelen. Het artikel in de Int J Med Inf uit 2009 vond ik integraal, het artikel van half maart jl. uit de JAMIA helaas nog niet meer dan het abstract. Maar gelukkig, het in de tweet aangehaalde artikel op amednews.com heeft de artikelen samengevat. Resultaten in het recente onderzoek waren dat 10 van de 11 papieren work-arounds van EPD-ende dokters uit 2009, ook nu nog in gebruik waren.

De drie belangrijkste redenen om papier, naast het EPD te gebruiken waren en zijn efficiëntie, attentiewaarde (awareness) en geheugen. Wat moet u zich voorstellen bij een papieren work-around? Een post-it om belangrijke gegevens over te dragen aan collega’s, controles op een papiertje noteren, of een post-it als reminder voor een bepaalde taak. Doet u echt alles in het EPD of herkent u het wel?

Soms is papier nog altijd handiger of fijner. Het blijkt nog altijd eenvoudiger om een trend te zien in gegevens die overgenomen werden op papier, het EPD paste niet altijd bij de complexiteit van de werkwijze, het EPD biedt onvoldoende overzicht van gegevens, de dataset in het EPD aanpassen aan een bepaalde populatie is niet mogelijk. Ik kan me niet voorstellen dat u bij het lezen van deze opsomming, niets herkent. Ook in onze EPDs zijn dit belangrijke issues die tot nu toe niet goed opgelost blijken te worden.

Zijn het dan alleen maar technische ‘mankementen’? Het internetartikel gaat in op het meer ‘usable’ maken van EPD systemen. In zichzelf een heel goed streven en ook in onze Nederlandse EPDs is daar, zoals gezeged, een wereld te winnen. Opvallend vond ik wel dat die redenen om nog papier te gebruiken die niet systeem technisch waren, nauwelijks meer aan bod kwamen.

Niet alleen techniek dus! Opmerkelijk dat andere redenen niet genoemd werden, omdat technische aanpassingen tijd kosten. En dat terwijl u zelf als gebruiker direct wat kan doen! Namelijk kennis en vaardigheden in het gebruik van uw EPD verbeteren! U doet uzelf en uw patient een plezier. Uw vertrouwen in het EPD neemt toe en u zult merken dat de behoefte om nog ‘iets tastbaars in de hand te hebben’ afneemt. Bijkomend voordeel is dat u veel gerichter kan sturen op wat technisch moet verbeteren.

Maak een begin hiermee vandaag! Wilt u lliever samen met andere EPD gebruikers dit traject doen? Dat kan op vrijdagmiddag 24 mei as. tijdens de workshop Beter EPD-en begint bij jezelf. Klik hier voor meer informatie.

EPD-expert in 5 stappen

Kladblaadje
Laatst was een vriendin van mij als patiënt in het ziekenhuis op een polikliniek en schreef een behandelend arts aantekeningen in het klad op een vel papier. De behandeld arts zei: “ik vul dit later nog wel in, in het systeem hoor…” als een soort geruststelling. Mijn vriendin dacht: dat is echt dubbel werk. Wanneer gaat ze dat doen?

Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is gemaakt om het leven makkelijker te maken. Dossiers raken niet meer kwijt, gegevens niet meer verloren, tenzij je kladblaadjes gebruikt, en er is een grote beschikbaarheid. Maar is het leven er echt makkelijker van geworden als behandelaar? Een veel gehoorde klacht gaat over het niet overzichtelijk zijn van het EPD. Is dat de reden dat deze behandelaar niet meteen de gegevens invoerde?