Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Heeft jouw EPD ook zoveel (ongewenste) bijwerkingen?

Vorige keer had ik een aantal voordelen – al dan niet theoretische – benoemd. Er zijn veel redenen om over te gaan tot de aanschaf van een (ander) EPD systeem. De verwachtingen over wat het gaat brengen lopen nogal uiteen. Zo sprak ik ooit een dokter die het EPD zag als een grote bezuinigingsoperatie, maar ik sprak ook een verpleegkundige voor wie haar vak veel interessanter en zichtbaarder werd.

EPD effecten

Deze keer ben ik op zoek ben gegaan naar de effecten van een EPD in de dagelijkse praktijk. In elke organisatie heeft de invoering of vervanging van een EPD systeem grote gevolgen voor elke gebruikersgroep. En veel gevolgen zouden vooraf kunnen worden voorzien op basis van ervaringen van anderen, op basis van onderzoek dat gedaan is, en toch lijkt het in veel gevallen een verassing waar een EPD toe kan leiden.

Impact is niet gelijk aan voordeel

Met name voor eindgebruikers en zeker voor artsen gaat de invoering van een (nieuw) EPD gepaard met grote veranderingen. Deze veranderingen hebben direct impact op het werk van artsen. Elke arts zal direct op zoek gaan naar de voordelen die een EPD biedt, in zijn of haar eigen werk. En het ook zo in willen zetten dat het voor hem of haar voordelen gaat opleveren, het liefst meteen.

EffectenEPD verkleind2 Zo werkt het niet

En zo werkt het niet. De effecten in bovenstaand plaatje maken dat duidelijk. Dit overzicht is niet uitputtend en ik heb het samengesteld op basis van ervaringen in projecten, gesprekken met artsen en literatuur. Helder is dat effecten anders beoordeeld kunnen worden afhankelijk van het perspectief.

Als arts doe je heel veel extra werk met een EPD

Deels gaat het om werkzaamheden die voorheen door een secretaresse, verpleegkundige of poli-assistente gedaan werden. Het voorbeeld van brieven die artsen zelf maken en versturen ken je misschien uit eigen ervaring.

Deels gaat het ook om meer gegevens vastleggen. Een radiologie-onderzoeksaanvraag kan zomaar uitgebreid zijn met een aantal verplichte velden die op papier niet ingevuld hoefden te worden bijvoorbeeld. Of bij de inrichting van het EPD is gekozen om structuur aan te brengen in de vorm van allerlei klikvelden. Dit leidt tot vragen over wat waar vastleggen en terugvinden, maar ook tot gebrek aan overzicht over alle data.

Maar het gaat ook voor een deel om het werken met meer technologie en apparatuur. Printers op de kamer wil lang niet elk ziekenhuis, bijvoorbeeld. Maar zolang de recepten nog niet digitaal naar de apotheek kunnen betekent dit veel geloop naar printers en gedoe met printers. Tijdverlies is het effect net als potentiële gevaren voor de privacy van de patiënt. En tot slot, vernieuwingen vragen tijd en aanpassing. Het is niet mogelijk om de oude manier van werken 1-op-1 over te zetten naar de nieuwe situatie. Dus nieuwe vormen van samenwerking zijn mogelijk, zoals een digitale werklijst met acties en te maken brieven bijvoorbeeld, of opdrachten van arts naar de balie die volledig digitaal ingevoerd en afgehandeld worden.

Positieve effecten

Gelukkig zijn er ook positieve effecten, zoals leesbare data, minder incomplete onderzoeksaanvragen, gegevens altijd en overal bij de hand als je een vraag krijgt of iemand belt.

Succes?

Hoe kan je dan toch een succes maken van je EPD-en? Succes wordt kort samengevat als netto voordelen. Laten we eens kijken de factoren die een rol spelen bij het succes van informatie-systemen. Die factoren zijn de kwaliteit van het systeem, EPD in dit geval, de impact op individu en organisatie, de tevredenheid van gebruikers en het feitelijk gebruik. Hierbij is het zo dat feitelijk gebruik en tevredenheid van gebruikers samen met de mate van impact op het eigen werk de beleving van succes bepaalt. Bovendien is het zo dat de tevredenheid van gebruikers sterk beïnvloed wordt door de verwachtingen vooraf en algemene computervaardigheden. Wat kan je hiervan leren en hoe kom je tot succes als je in je werk met name met negatieve effecten ervaart, zoals hierboven in het plaatje zijn opgesomd. Dit is het tweede artikel in een reeks van 3: lees hier het vorige artikel

Best of both worlds in uw EPD? 3 voordelen van papier vertaald naar EPD

Het oude vertrouwde papieren dossier heeft zijn langste tijd gehad. In de huisartspraktijk is de kaart al langer verdrongen door de computer, in ziekenhuizen worden de EPD systemen ook in rap tempo ingevoerd als vervanging van de rijen papieren dossiers.

Het papieren dossier had vele nadelen zoals, onleesbaar in veel gevallen, vaak zoek als het nodig was, maar op 1 plek beschikbaar en losse briefjes die eruit vielen. Maar het had ook voordelen. En daar gaat het om. Dokters die een EPD gebruiken missen het papieren dossier om een paar redenen.

Zonder het dossier te openen al veel info
Een van de redenen is dat het dossier al veel zegt, zonder het te openen. Gekleurde blaadjes bijvoorbeeld voor bepaalde onderzoeksuitslagen of andere formulieren, afwijkende formaten van formulieren, hoe beduimeld de kaft is en ook de dikte van het dossier. Allemaal informatie over hoe lang een patient al kwam

Vergeeld boekje Hoe kan je dat nu vertalen naar een digitale variant? Ik dacht aan een icoon met een boekje dat dikker wordt met het aantal contactmomenten en vergeeld en bruin naarmate de patiënt langer bij het specialisme ‘loopt’. Dit icoon opnemen in de spreekuurlijst of andere patientlijsten zou  bijvoorbeeld veel info kunnen opleveren.

Stapels dossiers als reminder
De stapels dossiers die in stafkamers op bureau’s lagen, op secretariaten of op poli’s. Iedereen kent het wel. Lastig als je een dossier nodig had, maar handig als je nog iets met die patiënt/dat dossier moest doen: bellen naar de verwijzer of patiënt, een herhaalrecept schrijven of een brief dicteren. Helemaal handig als de secretaresse of assistente een memoblaadje erop geplakt had met wat te doen.

ToDo.. Hoe gaat dat in een EPD? Alles komt waarschijnlijk netjes op een ToDo lijstje. Reuze handig onder elkaar wat te doen met filter mogelijkheden, wat zou je nog meer willen? Als dokter – en assistente – wil je veel meer. Het visuele effect van twee stapels dossiers met geeltjes is toch anders dan een lijst met namen. Die stapels zijn voor iedereen zichtbaar, weliswaar alleen als je er voorbij loopt, maar de boodschap is ondubbelzinnig: nog veel werk te doen.

Toch weer stapeltjes? Ik kan in mijn pdf documenten geeltjes toevoegen, in diverse kleuren. Waarom dan niet in het EPD? Laten we eens vrijuit filosoferen. Een To Do- pagina, met een lijst die een gebruiker kan omzetten met ‘geeltjes’, gewoon ingetypt en als geeltje gevisualiseerd. Gebruiker kan kiezen of hij de to-do’s op prioriteit sorteert, op datum of op onderwerp en chronologisch of juist anti-chronologisch. Het resultaat is een paar virtuele stapeltjes, bij voorkeur visueel gemaakt of het grote of kleine stapeltjes zijn en met een klik opent een gebruiker het onderwerp. Zoiets vraagt nog wel wat van de EPD bouwer, maar wat vindt u? Zou het kunnen werken?

(Anti-)Chronologisch lezen
Gebeurtenissen, behandelingen en andere registraties volgen elkaar in de tijd op. Chronologie in de papieren dossiers is logisch: we lezen van links naar rechts en van boven naar beneden. Het einde van een papieren document is duidelijk. In digitale varianten van decursus of andere gegevens is het gebruikelijk om het meest recente bovenaan te plaatsten. Logisch, omdat een dokter dan weet dat er geen nieuwere informatie meer is. Toch is dit niet helemaal waar, want gegevens in een EPD zijn veel verder gefragmenteerd gepresenteerd (over het algemeen). Feitelijk vragen we de gebruikers alle mogelijke datasets te controleren op nieuwe gegevens. Veel klikken om alle data bij elkaar te krijgen.

Chronologisch overzicht Zou het nu echt zo lastig of performance vretend zijn om ook een chronologisch overzicht te maken van alle gegevens van een patiënt waarin een dokter alles kan scannen van boven naar beneden? Niet door veel te klikken naar tabbladen of andere pagina’s, maar door te scrollen om het ‘heen en weer’ lezen gemakkelijker te maken en waar u, dokter, zelf kan wisselen tussen chronologische en anti-chronologische weergave.

Tot slot
Dit zijn drie voordelen die relatief gemakkelijk in een EPD opgenomen moeten kunnen worden, heeft u dergelijke functionaliteit? Ik ben heel benieuwd naar de precieze invulling. Heeft u dit niet? Lijkt het u wat? Probeer met collega’s te formuleren wat u wil, welke positieve aspecten van het papieren dossier voor u van grote waarde zijn. Het is dan aan de techneuten om de technische oplossing daarbij te bedenken.

Hoe wordt u digitaal en medisch professional?

Afgelopen week had ik dus een gesprek met een enthousiaste dokter die al een aantal jaren werkt met een EPD. Overschakelen van Norma naar EPIC had wat voeten in aarde gehad, maar nu was hij toch wel erg tevreden.

Waarom? Onder meer omdat hij sneller klaar is met zijn spreekuur, sneller nog dan voor de invoering van het EPD.
Wat doet deze dokter dan onder andere? Hij kan met 10 vingers blind typen, is bovenmatig geïnteresseerd in het EPD en alles wat daarbij komt kijken en realiseert zich dat EPD-en onderdeel uitmaakt van zijn vak.
Is er meer? Jazeker. De organisatie heeft het goed voor elkaar. De structuur en cultuur van dit ziekenhuis zijn zo, dat continu verbeteren en ontwikkelen van het EPD onderdeel is geworden van de routine.

Ik hoor u denken: ‘Ja, voor hem is het gemakkelijk, want hij heeft bovengemiddeld interesse in het EPD en ICT, maar ik niet.’ Misschien ligt uw interesse meer op andere vlakken, maar het werken met PC en EPD is onderdeel geworden van uw vak als dokter. Het is onderdeel geworden van uw tools.

Weet u nog, dokter de Bruin van vorige week?

Dokter Jansen, neuroloog, werkzaam in hetzelfde ziekenhuis als dokter de Bruin, is samen met haar maatschap een zogenoemd ‘EPD ontwikkelpad’ ingeslagen. Dat kwam zo. Een paar maanden na de invoering voldeed het EPD niet meer helemaal en had de vakgroep allerlei wensen. Ad hoc werden die voorgelegd aan de ICT dienst, die aanpassingen doorvoerden in het EPD. Soms direct, somds duurde het enige tijd, maar vaak bleek het net niet de problemen op te lossen.

EPD doelstelling 
Jansen stelde een koersverandering voor en de vakgroep bepaalde een doelstelling voor het EPD, een stip aan de horizon:

  1. Rapportage naar de verwijzer binnen 2 uur nadat patiënt was opgenomen of ontslagen
  2. Op de polikliniek sneller werken dan voor de invoering van het EPD
  3. Een lege werklijst voor arts en poli aan het einde van de dag
  4. Volledig digitaal werken tijdens werkoverleg (MDO, vakgroepoverleg, etc)

Typecursus
Dat was een mooie doelstelling, maar hoe die te bereiken? Stap voor stap bepaalden Jansen en collegae wat nodig was om die doelstelling te bereiken:

Snel werken vraagt allereerst vaardigheid in het bedienen van de PC en het EPD. Vastgesteld werd dat vrijwel iedereen een typecursus nodig had.

EPD kennis vergroten 
Verder bleek dat niet iedereen voldoende kennis had van het EPD om snel een rapportage of de lege werklijst te kunnen realiseren. Eén van de collega’s nam het op zich om de anderen te ondersteunen.

EPD op de agenda
Ook werd het EPD een vast agendapunt op de agenda van het vakgroepoverleg. Voor het laatste punt, volledig digitaal werken tijdens overleg, bleken meer aanpassingen nodig. De overlegruimte, de hardware en de structuur van het overleg waren niet geschikt om helemaal digitaal te werken. Na een half jaar hadden ze flinke stappen gemaakt, maar was er nog steeds veel verbetering mogelijk.

ps: elke overeenkomst tussen bestaande personen en de in dit blog genoemde namen berust op toeval

Mix & Match in het EPD: van data naar overzicht

In het verleden, tijdens een EPD implementatie project, had ik te maken met een arts die de overstap naar het EPD een ramp vond. Hij deed erg zijn best, maar wist feitelijk niet hoe dat nu weer onder de knie te krijgen. En het was een zeer kundige dokter! Mijn vader was ooit patiënt bij hem geweest en tevreden patiënt. Op verzoek van mijn vader deed ik hem de groeten, min of meer in de veronderstelling dat hij mijn vader niet meer zou kennen.

Tot mijn stomme verbazing, zei hij na even nagedacht te hebben, heel enthousiast: “Ja, ik weet het weer, er zat daar en daar een probleem. Ja, ik zie zijn scan zo voor me. Bij hem hebben we toen..” Een gezicht, nee, dat kon hij niet voor zich halen. De herinnering hieraan triggerde mij en ik vroeg me wederom af: wat betekent dit voor het EPD-en? Naar mijn mening betekent het dat heel veel data in het EPD systeem– in alle uitgebreidheid en volledigheid – geen relevante informatie vormt voor deze dokter.

Beeld van een patiënt opbouwen
Hij las ongetwijfeld de papieren dossiers door, of nee, scande deze dossiers, en werd door triggerwoorden/markeringen, door de volgorde van registraties op het spoor van zijn patiënt gezet. En zo lezen veel artsen het dossier, maar op die manier kan hij geen EPD ‘lezen’.

De uniformiteit van data in een EPD, de onmogelijkheid om visual cues aan te brengen voor de toekomst, data gegroepeerd onder tabbladen in een logica die niet des dokters is, schept geen overzicht en orde.

Data of informatie?
En toch zijn veel EPDs zo georganiseerd. Zou dat historisch gegroeid zijn en niet veranderd? Immers, labresultaten komen meestal uit een labsysteem, radiologie verslagen uit een radiologiesysteem en de PA uit het PALGA systeem. Een herbezinning op deze organisatie door techneuten en ICT-ers is niet te verwachten. Hen biedt deze ordening waarschijnlijk een gevoel van overzicht en veiligheid. Alle data staat in het EPD en men weet wat waar te vinden. Prachtig! Waarom hoor ik dan weinig dokters die ‘Prachtig!’ roepen?

Overzicht met informatie, niet met data
Dokters die het EPD-en lastig blijven vinden, hebben volgens mij te maken met een mix & match probleem. Van de losse delen weer een totaalplaatje maken, is een uitdaging. Zo is de data in de meeste EPDs niet gemakkelijk om te zetten naar relevante informatie. Zie alle data maar weer eens in een verband terug te leggen, in chronologie en onderlinge relaties, dat is hard werken. We kunnen concluderen dat de manier van data vastleggen en presenteren niet aansluit niet bij de werk- en denkwijze van artsen, er is geen match.

We zullen dus moeten zoeken naar presentaties van data die beter aansluiten bij denken en werken van artsen. Om te zorgen dat data informatie kan worden.

Hoe maakt u werk van beter EPD-en?

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan met om te beginnen een paar eenvoudige en tijdsbesparende stappen.

Werk maken van beter EPD-en

In dit blog richt ik me tot jullie, managers, ICT adviseurs, functioneel beheerders, kortom, zij die die zorgverleners ondersteunen en faciliteren bij het EPD-en. Hoe kunnen jullie de eindgebruikers zodanig ondersteunen, zodat het EPD hen (beter) gaat ondersteunen.

Wel eens iets in een webwinkel aangeschaft? Na iedere aankoop krijg je standaard een korte vragenlijst met vragen als: Wat vond je van de service? Hoe bevalt het product? Wat kunnen we verbeteren?

Hoe staat het EPD ervoor, weet u het?
Implementatie van willekeurig welk systeem dan ook betekent een hele berg werk in de jaren die volgen. Immers, een goed begin is het halve werk, maar de andere helft van het werk moet wel gebeuren. Dat werk, het verder ontwikkelen van het EPD, gebeurt dat nu? Eindgebruikers voelen zich vaak heel alleen als de storm na de invoering is gaan liggen.

Ken je een zorgorganisatie waar ICT toepassingen – niet alleen het EPD – periodiek geëvalueerd worden, zoals de webwinkels hun verkopen evalueren? En hoe zit dat bij jouw organisatie?

Ik denk dat ik veilig kan concluderen dat het implementeren van het EPD of een andere toepassing over het algemeen vrij veel aandacht krijgt, maar dat daarna gebruikersvragen en -verzoeken ad hoc beoordeeld en verwerkt worden (of niet). Van gestructureerd en periodiek nagaan hoe het de gebruikers met het EPD vergaat is geen sprake. Veel toegepast wordt de opvatting: ‘.. als er iets mis is, weten ze ons echt wel te vinden. En we horen niets..’

Meten is weten!
Maar hoe moet het dan anders? Stel dat je periodiek wil meten hoe het EPD met zijn gebruikers ervoor staat, wat meet je dan? Met welke doelstelling? En niet onbelangrijk, hoe pak je dat aan? Hieronder ga ik in op deze vragen.

Allereerst, de doelstelling:
Na de eerste instructie zijn gebruikers aan de slag gegaan. Het leren gebruiken van het systeem in de dagelijkse werkzaamheden is voor hen de eerste uitdaging. Veel van de informatie die in de instructie werd aangereikt beklijft niet. Logisch, want alles is nieuw en niet iedereen voelt zich comfortabel bij het digitaal gaan. In de eerste evaluaties zou het accent moeten liggen op het correct en efficiënt gebruiken van het EPD; m.a.w. het expertise niveau van de gebruikers moet omhoog. In latere evaluaties kan je gaan denken aan vernieuwingen, herschikken van content, verdere ontwikkelingen zoals klinische paden, beslissingsondersteuning, workflow ondersteuning etc.

Dan het wat. Wat wil je precies weten?
Simpel is om, aansluitend bij de doelstelling, te beginnen bij concrete zaken die je ook daadwerkelijk kan oplossen. Functies in het EPD die handig zijn om te gebruiken, zal niet elke gebruiker kennen. Vraag daar naar. Focus ook op de structuur van het EPD: die hebben lang niet alle gebruikers doorgrond, terwijl dat wel nodig is om snel te kunnen navigeren. Kortom, afhankelijk van het niveau van de gebruikers blijf je dicht bij de bediening en de details van de inhoud of ga je verder richting een hoger niveau van EPD-en.

En last but not least, het hoe:
Je kan verschillende methodes kiezen, waarvan de meest simpele is: vragen wat er goed gaat en vragen wat er niet goed gaat. Als je je eindgebruikers kent, weet je wie je deze vragen het beste kan stellen. Niet alleen de meest fervente gebruikers, maar ook diegenen die het lastig vinden. Een andere methode, waarin je vraag en antwoord stuurt, is een vragenlijstje rondsturen (digitaal uiteraard). Bedenk hierbij wel dat de respons vrij laag is (met 30 procent doe je het niet slecht!) en je kan niet doorvragen naar de achterliggende wens of gedachte. Of, ook niet gek, een combinatie van beide methoden.

Net als bij die webwinkels, vraag de gebruikers van uw EPD systeem periodiek en structureel naar ervaringen, meningen en verbetervoorstellen en het EPD gaat leven en groeien.

Grijp de kans om werk te maken van beter EPD-en! Immers, EPD gebruikers in uw organisatie hebben, i.t.t. klanten van webwinkels, niet de keuze om over te stappen…

Hoe wint u tijd met het EPD?

Tijd Opzij, opzij, opzij, maak plaats, maak plaats, maak plaats, we hebben ongelofelijke haast……

“Ik ben meer tijd kwijt aan administratie dan aan de patiënt. Ik moet zelf brieven maken, allerlei administratieve handelingen doen, zoals bijvoorbeeld DBC’s vastleggen, e-mails zelf versturen in plaats van brieven dicteren. En dus ik houd minder tijd over voor de patiënt zelf.” Herkenbaar, dokter?

Het Elektronische Patiënten Dossier (EPD) kan u daarbij helpen:

Zorgeloos overstappen naar het EPD? 5 tips

Zou het mogelijk zijn om zorgeloos over te stappen naar het EPD? Ik denk van wel! En, .. ik denk dat veel artsen met name er van dromen. Heb je zelf ook zo’n droom of ken je iemand met zo’n droom? Roep je ook dingen als, het kost me veel meer tijd, ik heb op papier snel overzicht, ik kan niet typen, nu weet ik precies wat in waar in de status staat? Allemaal En dat is ook precies wat je om je heen ziet gebeuren bij de overstap van papieren dossiers naar EPDs. Toch kan het anders, daar ben ik van overtuigd. Het hoeft niet per se meer tijd te kosten of een worsteling te zijn om eindelijk die applicatie in de vingers te krijgen. Wel vraagt het een bepaalde houding tegenover een EPD en een EPD project. Daarom hieronder 5 tips over hoe je zorgeloos, of op zijn minst zorgelozer, de overstap kan maken naar het EPD.