Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Je EPD registraties zelf doen of laten doen? Dat is de vraag!

scribe plaatjeDe ‘medical scribe’, al meerdere malen kwam ik dat fenomeen tegen in de blogs van KevinMD. Het verbaast me en intrigeert me, dus besloot ik om eens op onderzoek uit te gaan. Deze week heb ik de blogs eens gegoogled. En wat blijkt? In de US is het een hele business, uitzendbureau’s die medical scribes opleiden en verhuren op aanvraag.

Wat is een medical scribe?
Allereerst misschien voor degenen die de term niet eerder gehoord hebben. Een ‘medical scribe’ is iemand die tijdens een patiëntbezoek gegevens voor de arts vastlegt in het EPD, vaak gebruikt tijdens poli’s en op de SEH. De scribe kan in dezelfde kamer zitten of in een andere ruimte en via microfoons en/of camera’s het gesprek volgen.

De scribes zijn niet zelden medisch studenten, maar specifieke (opleidings)eisen lijken niet te bestaan. Een van de artikelen is een blog van een scribe en hij beschrijft het werk als een heel nuttige ervaring voor zijn medische studie (5).

Elke scribe wordt op een andere manier ingezet. Dit betekent ook de kwaliteit van de registraties van deze functionarissen waarschijnlijk wisselend zal zijn. Overigens is hier nog geen onderzoek naar gedaan. Inmiddels wordt er wel veel gebruik van gemaakt in de VS.

Waarom is de medical scribe zo populair?
De opkomst van de scribes heeft alles te maken met de sterke opkomst van EMR’s in de VS en ‘meaningfull use’. Argumenten om te starten met medical scribes zijn o.a.:

  • EPD systemen die onvoldoende intuïtief zijn en niet passen in de workflow van artsen
  • steeds minder tijd beschikbaar per patiënt
  • steeds meer administratieve verplichtingen; financiële, verzekeringen, kwaliteitsindicatoren
  • groeiende noodzaak van accurate en volledige registratie vanwege medico-legale redenen

De beloofde winst is tweeërlei

  • de arts kan zich volledig richten op de patiënt
  • de productiviteit verhoogt, omdat registraties beter en sneller gedaan worden

Wat zijn de ervaringen?
Worden die beloftes ook waargemaakt? Hiervoor vat ik ervaringen samen van een SEH arts in de VS. Deze dokter omschrijft zichzelf als tech-savvy en handig met het EPD. Het duurde dan ook even, voordat hij de stap gezet heeft om een medical scribe in te huren op bepaalde momenten. In een blogartikel (4) deelt hij zijn ervaringen.

Het aspect van iemand die je steeds volgt en ook aanwezig is in de spreek-/onderzoekskamer beschrijft hij als iets vreemds, maar waaraan hij snel gewend was.

In zijn manier van werken heeft hij een drietal punten die veranderd zijn.
Allereerst, bespreekt hij nu hardop wat hij doet en wat zijn bevindingen zijn, zoals Ik luister naar uw hart en hoor geen bijzonderheden. Zo kan de scribe horen wat genoteerd moet worden en bijkomend voordeel is dat ook de patiënt weet wat er gebeurt en met welk resultaat. Ten tweede richt hij zich volledig op de patiënt en heeft meer rust, omdat hij de ‘te noteren punten’ niet meer hoeft te onthouden of in te voeren. En tot slot, nu doet hij elke keer een volledige anamnese plus lichamelijk onderzoek, waar hij dat voorheen bij een duidelijke beeld niet gedaan zou hebben.

De kwaliteit van de registraties is wisselend, niet elke scribe is even goed en de dokter zelf zou het (soms) anders noteren. De kunst is om de registraties te reviewen, maar ook los te laten. Goed is goed, ook al had je het zelf anders gedaan.

Een toename in productiviteit noemt hij als een positief resultaat. Sinds het moment dat hij de registraties van de scribe kort reviewt en orders invoert (niet toegestaan aan de scribes), is zijn toename in productiviteit enorm.

Het kost wel wat, want de toename in productiviteit is niet gelijk of hoger aan de kosten van de scribes. Ook in een ander artikel worden de kosten hoger geschat dan de winst met hogere productie (7).

Maar de kosten wegen op tegen een ander positief punt: de kwaliteit van leven van deze dokter. Hij waardeert de tijd en de rust die hij heeft tussen patiënten. Hij hoeft niet meer als een dolle alle registraties te doen tussen patienten en de tijd geeft hem gelegenheid om een artikel op te zoeken, mail te checken, telefoontjes te plegen etc.
Dus voor deze dokter is het voorlopig de moeite waard om een scribe in te huren, eigenlijk tot zijn eigen verbazing.

Patiënten perspectief
Last but not least. Kort wordt gerefereerd aan het gebrek aan privacy voor de patiënt. Het is niet onlogisch om te veronderstellen dat een derde die meeluistert naar jouw pijntjes, kwalen en problemen voor sommige patiënt een belemmering vormt om helemaal vrijuit te praten.

Ik heb er geen onderzoek naar kunnen vinden. In sommige settings zit de scribe niet in dezelfde kamer, maar kijkt/luistert mee in een andere kamer.De dokter hierboven geeft aan dat bij bepaalde onderzoeken de scribe op de gang wacht en later de bevindingen noteert.

In een ander artikel (2) pleit de auteur voor expliciete toestemming van de patiënt voor scribes in de spreek/onderzoekskamer en grote terughoudenheid bij voorgeschiedenis, anamnese en lichamelijke onderzoeken. Daarnaast vraagt deze auteur zich af of het niet zinvoller is om patiënten vragenlijsten te laten invullen die daarna overgenomen worden het het EMR door de scribes.

Ontwikkelingen in Nederland
Voor zover mij bekend wordt in het UMCU gewerkt met mensen die artsen en andere zorgverleners ondersteunen bij het werken met het EPD. Maar daar hoor ik graag meer over!

Bronnen

Voor dit blog heb ik diverse internetbronnen geraadpleegd. De belangrijkste noem ik hieronder, een enkele verwijzing vind je terug in de tekst:

Why have scribes become so pervasive in health care?(20140613) http://www.kevinmd.com/blog/2014/06/scribes-become-pervasive-health-care.html
Do medical scribes threaten patient privacy? (20140427) http://www.kevinmd.com/blog/2014/04/medical-scribes-threaten-patient-privacy.html
The disturbing confessions of a medical scribe (201403): http://www.kevinmd.com/blog/2014/03/confessions-medical-scribe.html
My experience with a scribe in the emergency department (201212): http://www.kevinmd.com/blog/2012/12/experience-scribe-emergency-department.html
How working as a scribe prepared me for medical school (20120307): http://www.kevinmd.com/blog/2012/03/working-scribe-prepared-medical-school.html
Scribes lead to unintended consequences from electronic medical records (20101129): http://www.kevinmd.com/blog/2010/11/scribes-lead-unintended-consequences-electronic-medical-records.html
Doctors hiring scribes because of electronic medical records (20100802) http://www.kevinmd.com/blog/2010/08/doctors-hiring-scribes-electronic-medical-records.html

Klik hier om het artikel te downloaden.

Het geheim van goed EPD-en

Net als autorijden leren gebruikers het EPD-en voornamelijk in de praktijk, zo is de algemene gedachte. Een korte instructie, aangevuld met een paar uur hands-on training in het EPD voorafgaand aan de implementatie is heel gebruikelijk. En die training richt zich dan (meestal) op het vastleggen van gegevens.

Logisch, maar ook de juiste keuze? Na drie jaar rapporteren artsen nog gebrekkige schrijf- en leesvaardigheden in hun EPD (lees meer)! Deze conclusie komt uit een onderzoek onder groep artsen. Dit sluit aan bij de ervaringen die ik terugzie en -hoor na EPD implementaties: het werken met EPD went, maar wordt niet snel ‘eigen’.
Waar ligt dat aan? De vaardigheden die nodig zijn om goed met een EPD te werken zijn (1) lezen, (2) schrijven en (3) navigeren. We zullen ze één voor één eens doornemen.
  • lezen in het EPD
Evident, het lezen op een computerscherm is anders dan het lezen op papier. Over het algemeen geven artsen voorkeur aan beknopte teksten. In papieren dossiers is de decursus opgebouwd als een chronologische – lineaire – weergave van gebeurtenissen, beleid, evaluaties etc. Stelt u zich dat eens voor op een computerscherm.
Lezen gaat dus anders. Het is eigenlijk geen lezen, het gaat meer om het organiseren en verzamelen van gegevens die op diverse plekken zijn opgeslagen. Het mooiste zou zijn als u een leesscherm heeft, waarin de voor u belangrijke items bij elkaar gebracht worden.  En als er een mix van gestructureerd gegevens (getallen, vinkjes) en stukjes tekst bestaat die in balans is. Nog mooier, als dit kan voor specifieke doelen, zoals een patiëntenpopulatie. Weet u als gebruiker niet precies waar u wat vinden kan? Dan wordt EPD-en een klus.
  • schrijven in het EPD
Het schrijven in een papieren status is gemakkelijk; niemand hoeft het te leren. Het leesbaar schrijven is in de computer weer veel vanzelfsprekender. Daar speelt veel meer de vraag of de registraties in het EPD aangeklikt of ingetypt moeten worden. Veel tekst intypen kost de meeste gebruikers veel tijd, veel klikken maakt het EPD minder leesbaar en laat weinig tot geen ruimte voor nuance. Dan nog de vraag, welk veld is voor welk gegeven bedoeld?Bepaal welk doel de data dient. Is het bedoeld voor bijvoorbeeld onderzoek of een aanlevering? Dan is gestructureerd vastleggen zinvol. Is data bedoeld om het klinisch beloop te beschrijven, dan biedt tekst verreweg het meeste flexibiliteit. Typen is dan een manier om gegevens in te voeren, maar vaak kunt tekstblokjes maken waarachter standaardteksten zitten. Spraakherkenning is een alternatieve manier die ook kan werken.
  • navigeren in het EPD
Een vergeten of miskende vaardigheid, zo kunnen we het navigeren wel noemen. Is in uw EPD opleiding aandacht besteed aan het navigeren in het EPD? Nee? Dan mist u een essentiële vaardigheid. Weten hoe u uw weg vindt in het EPD – waar welke gegevens te vinden en hoe u het snelst van de labuitslagen naar de huisartsgegevens van de patiënt komt – blijkt heel belangrijk bij het goed leren registreren en weer terugvinden van uw eigen registraties. Feitelijk zou dit les1 van de EPD opleiding moeten zijn. Immers, zoals bij (1) lezen al aangehaald, u gaat van lineaire tekst en gegevens naar non-lineaire gegevenssets waar u de organisatie weer moet zien te vinden.
Is dat alles, deze basisvaardigheden? In essentie, ja. De tijdsinvestering voor het aanleren van deze vaardigheden hangt samen met een aantal factoren. De belangrijkste daarvan is PC vaardigheid (zie ook deze link)
Bent u een ervaren en vaardige EPD gebruiker? Dan zult u relatief gemakkelijk uw weg weten te vinden. Bent u dat niet? Gun uzelf de tijd om vaardig te worden in het navigeren in het EPD. Dat betekent enerzijds uitzoeken hoe het EPD in elkaar zit, waar u welke gegevens kan vinden en anderzijds beter leren omgaan met de PC. Dit is een investering die u tijd en kwaliteit oplevert.

Hoe kunt u uw EPD efficiënter gebruiken?

De ik-wil- wel-maar- hoe?-EPD-gebruiker: “Drie vinkjes zetten op het papieren formulier…verleden tijd, maar het ging zo snel en ik kon dat zo goed als blind doen…..ik hoefde er niet verder over na te denken. Nu hebben we het EPD. Typen, verschillende velden, muis, en we moeten steeds efficiënter werken. Hoe doe ik dat? “

Elk EPD zit weer net anders in elkaar en op elke afdeling zijn de werkprocessen weer net even anders ingericht. Zijn er dan wel tips te geven die het werken met het EPD efficiënter maken? Jawel. Naast het weten welke gegevens u waar vastlegt in het EPD en het weten waar die gegevens weer ontsloten worden, is het ook van belang in te gaan op de praktische omgang met het EPD. Wat kunt u vandaag al doen?

Een aantal tips:

EPD-expert in 5 stappen

Kladblaadje
Laatst was een vriendin van mij als patiënt in het ziekenhuis op een polikliniek en schreef een behandelend arts aantekeningen in het klad op een vel papier. De behandeld arts zei: “ik vul dit later nog wel in, in het systeem hoor…” als een soort geruststelling. Mijn vriendin dacht: dat is echt dubbel werk. Wanneer gaat ze dat doen?

Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is gemaakt om het leven makkelijker te maken. Dossiers raken niet meer kwijt, gegevens niet meer verloren, tenzij je kladblaadjes gebruikt, en er is een grote beschikbaarheid. Maar is het leven er echt makkelijker van geworden als behandelaar? Een veel gehoorde klacht gaat over het niet overzichtelijk zijn van het EPD. Is dat de reden dat deze behandelaar niet meteen de gegevens invoerde?

Zorgeloos overstappen naar het EPD? 5 tips

Zou het mogelijk zijn om zorgeloos over te stappen naar het EPD? Ik denk van wel! En, .. ik denk dat veel artsen met name er van dromen. Heb je zelf ook zo’n droom of ken je iemand met zo’n droom? Roep je ook dingen als, het kost me veel meer tijd, ik heb op papier snel overzicht, ik kan niet typen, nu weet ik precies wat in waar in de status staat? Allemaal En dat is ook precies wat je om je heen ziet gebeuren bij de overstap van papieren dossiers naar EPDs. Toch kan het anders, daar ben ik van overtuigd. Het hoeft niet per se meer tijd te kosten of een worsteling te zijn om eindelijk die applicatie in de vingers te krijgen. Wel vraagt het een bepaalde houding tegenover een EPD en een EPD project. Daarom hieronder 5 tips over hoe je zorgeloos, of op zijn minst zorgelozer, de overstap kan maken naar het EPD.

De computer in de spreekkamer

‘Straks ben ik alleen nog maar aan het typen en zoeken in de computer’ is een veelgehoorde uiting tijdens EPD implementaties. En laten we eerlijk zijn, het is ook niet zo gek. De meeste EPD systemen zijn immers niet zo simpel en overzichtelijk dat gebruikers blind hun weg kunnen vinden. Ik vond een artikel uit 2001 waarin de auteurs ingaan op de plek van het HIS (huisartsinformatiesysteem) in de spreekkamer en in de arts/patient relatie.