3 Redenen waarom ook jij slimmer zou (moeten) willen EPD-en

Een EPD is een ding, een instrument en EPD-en is een werkwoord. En zoals zo vaak bij werkwoorden zijn er lastige dingen. In dit artikel lees je een aantal mooie dingen van werken met een EPD en een paar probleempjes die het lastig maken. Herken je er iets van in jouw situatie?

stapeldossiers_verkleindLaten we eens terug naar de tijd dat je nog geen EPD had. Hoe was je werk toen?

Dossiers waren regelmatig zoek, en het was erg vervelend om patiënten te zien zonder dossier. Patiënt-gegevens stonden op papier, losse briefjes in het dossier en in de computer, zodat je altijd op meerdere plekken gegevens moest zoeken. Voordeel was het gemak waarmee je het dossier even doorbladerde. Maar de leesbaarheid van de aantekeningen was erg dokter-afhankelijk. Een groot voordeel van papier: een recept uitschrijven duurde enkele seconden, in plaats van een serie klikken en typen. Ook onderzoeksaanvragen  hoefde je niet altijd zelf in te vullen, standaardlab, deed de poli of de verpleging. Brieven die dicteerde je en ze werden netjes uitgetypt.

Voor slimmer EPD*-en geen tijd? Wat is wijsheid?

 

Nu  het weer mooier weer is, en zeker met de lekkere temperatuur van een paar weken geleden, moeten ook de plantjes buiten weer water krijgen. Daar had ik het over met een vriendin en zij vertelde dat het zo veel werk was, al die planten water geven. Op mijn vraag waarom dat zo was, antwoordde ze dat de buitenkraan kapot was en ze dus binnen gieters vulde om buiten de planten water te kunnen geven. In mijn naïviteit vroeg ik waarom ze de kraan niet maakte. Ja, daar had ze geen tijd voor…..

Dweilen met de kraan open..
Zoiets is het toch? Laten we eens rekenen wat de planten water geven op deze manier kost in een gemiddelde zomer:

  • per keer 4-5 keer heen en weer lopen
  • de gieter vullen met water en
  • de planten water geven

Dat kost toch al gauw een minuut of 15 per dag of als het heel warm is twee keer per dag. In een gemiddeld jaar geef je zo je planten 15 dagen per maand water, wat neerkomt op 60 dagen in de zomerperiode. Grof geschat kost het water geven op deze manier minimaal 15 uur per zomerperiode. De tuinslang aankoppelen en een rondje door de tuin, kost misschien 5 minuten ofwel 5 uur in de hele zomer.

De investering waard?
Wat is jouw conclusie als je dit leest? Ik zou zeggen dat de reparatie de tijdsinvestering meer dan waard is. En bedenk nu eens hoe vaardig je bent met je EPD of HIS en de bijbehorende muis & toetsenbord? Is daar winst te halen? Wat zou de investering zijn?

Drie pijlers
Je kan zelf al veel doen, zonder dat je heel veel tijd of geld hoeft te investeren. Slimmer EPD-en bouw je op drie pijlers:

  • de opstelling van je computer in je spreekkamer
  • algemene computer-vaardigheden
  • EPD kennis en inzicht

Heb je deze drie pijlers goed opgebouwd dan kan je spelen met je EPD-gebruik tijdens je consulten en weet je de snelste manier(en) om gegevens in te voeren of op te zoeken. En het mooie is, elk van deze pijlers kan je zelfstandig opbouwen met een beperkte tijdsinvestering.

Wat kan je gemakkelijk zelf doen?
Om te beginnen, meld je aan voor het gratis webinar ‘Meer werk verzetten in Minder tijd‘ op 23 mei om 20:30u. Je leert in 30 minuten het effect van de opstelling van je computer op je consult en nog veel meer om efficiënt met je tijd om te gaan.

Je EPD skills verbeteren kan je ook prima zelf opstarten. Toets eerst waar je staat met de EPD SkillsCheck die je hier gratis kan downloaden. Daarna kan je direct aan de slag met verbeterpunten, die niet meer tijd vragen dan een minuut of 10 per dag.

 

*De term EPD kan je vervangen voor HIS of cliëntdossier, net wat voor systeem jij als dokter gebruikt. Voor de leesbaarheid refereer ik steeds aan EPD.

PS. 
Heeft dit blog meer vragen dan antwoorden over je EPD opgeleverd?
Neem contact op voor een gratis telefonisch EPD consult van 
15 minuten om jouw vraag te bespreken.
Image courtesy: amenic181 op freedigitalphotos.net

Is er overeenkomst tussen het EPD* en Appie, de app van AH?

Laatst ging ik voor een recept op zoek naar flespompoen in het assortiment van AH. Op mijn telefoon startte ik Appie, de app van AH. Ik koos voor de optie ‘Producten’ en kreeg een scherm met termen en bijbehorende foto’s, via de categorie ‘Aardappel, groente, fruit’ verder naar ‘Groente’ en toen wist ik het niet meer: Seizoensgroente? Nee. Kookgemak? Te veel keus. Uiteindelijk zag ik rechtsboven het vergrootglas en ja, na een klik, kreeg ik een zoekveldje. Daar typte ik ‘flespompoen’ in. Het resultaat? Een hele serie flesspenen…

Genoeg! Ik pakte mijn fiets en fietste naar de markt om daar mijn flespompoen te kopen.

Waarom snapte ik Appie niet?
Onderweg naar de markt dacht ik na over hoe iemand Appie zo in elkaar kon zetten. Thuis gekomen kon ik het niet laten om nog eens kijken. Ik concludeerde dat het doel van Appie niet is een specifiek product te vinden. Het is wel om een boodschappenlijstje te maken met de winkel als basis. Aangezien ik thuis de boodschappen niet doe, snap ik Appie dus niet.

Begrijp jij je EPD zoals ik Appie snap?
Of ken je alle ins en outs, zodat je feilloos samenwerkt, jij met je EPD? Weet je bij elk consult feilloos de (nieuwe) gegevens van de patiënt die voor je zit, te vinden? Als dat niet zo is, kan dat tot frustratie leiden.

Niet nodig!
Gelukkig is dat niet nodig. In twee keer 10 minuten kan je zelf al veel helderheid scheppen door een analyse van je EPD en je EPD vaardigheden of skills. Het analyseren van je EPD bewaar ik tot een volgende keer. In dit blog krijg je een paar korte testjes om je interactie met je EPD en je typevaardigheid te meten.

Hoe werk je met je EPD?
Een belangrijke factor in de interactie met je EPD is de bediening, welke knoppen moet je gebruiken en hoe snel kan je navigeren. In het volgende testje kan je nagaan hoe jouw interactie met het systeem is. Uiteindelijk bepaalt dat welke plek het EPD inneemt tijdens patiëntcontacten.

Ga achter je EPD zitten
Kies de eerste patiënt wiens naam met een A begint en wiens geboortedatum eindigt op 10-1937.
Neem 2 minuten voor het opzoeken van

  • de voorgeschiedenis
  • bij welke specialist hij of zij het laatst geweest is en wanneer
  • hoeveel medicatie de patiënt op dit moment gebruikt
  • de meest recente lab-uitslag
  • de laatste en voorlaatste reden van komst
  • of de patiënt een OK heeft ondergaan in de afgelopen 8 maanden

1. Hoe vaak herhaal je een handeling (klikken of een scherm openen)? Is dat nodig?
2. Hoe vaak wisselde je tussen muis en toetsenbordbediening?
1. Gebruik je de <TAB> toets om op een scherm van het ene veld naar het ander te gaan, en <SHIFT><TAB> om terug te gaan? Probeer het eens!
2. Gebruik je combinaties van toetsen, zoals <ALT><F4> of <ALT>+ een onderstreepte letter op een knop om een scherm te sluiten of een scherm verder te gaan? Opslaan doe je ongetwijfeld heel regelmatig: Zoek eens uit welke toetscombinatie je hiervoor kan gebruiken?

Proberen?
Doe dan de oefening nog eens met de eerste patiënt wiens naam met een B begint.

 

Typvaardig?
In de meeste EPD systemen ontkom je niet aan typen, naast klikken. Typen met 10 vingers is sneller dan met 2. Bovendien geeft het je de mogelijkheid om iemand nog aan te kijken. Secretaresse snelheden zijn niet nodig, maar blind met 10 vingers kunnen typen heeft veel voordelen. Hoe goed en snel typ jij?

Doe een testje: Dat kan op een van de volgende sites: http://www.typestars.com/Typevaardigheidstest.aspx. http://www.typingtest.com (met type-spelletjes) en http://www.gratistypetest.nl

Ben je tevreden met je resultaat?
Niet helemaal? Er zijn veel online typecursussen – gratis en betaald – waar je met 10 min per dag oefenen je snelheid kan verhogen.

Tip: op de site van Typelesonline.nl kan je oefenen met je eigen teksten. Het is gratis maar daarvoor krijg je wel reclame op je scherm.

Kan je al goed genoeg typen, maar wil je sneller werken, denk dan eens aan typehulpjes zoals, bijvoorbeeld

  • Fingertips (http://www.getfingertips.com windows only),
  • Type Pilot (http://www.colorpilot.com/typepilot.html) of
  • Quickphrase (http://www.typingmaster.com/individuals/quickphrase/).

Wil je absoluut niet typen, denk dan eens aan de mogelijkheid voor spraakherkenning.
NB alle sites waar ik naar verwijs zijn commerciële sites. Ik heb geen enkele band met deze sites of bedrijven. Ik verwijs je alleen door, omdat ik denk dat het zinvol voor je zou kunnen zijn.

Wat is het resultaat van deze eerste twee testjes naar je EPD vaardigheden? Tevreden? Ik begon het blog met mijn ervaringen met Appie. Is er een overeenkomst tussen Appie en jouw EPD? Laat je het me weten? Ik ben razend nieuwsgierig!

De volgende keer deel twee, waarin we je EPD onder de loep nemen.
PS. Heeft dit blog meer vragen dan antwoorden over je EPD opgeleverd, neem dan eens contact op voor een gratis (telefonisch) EPD consult van 15 minuten. Ik kan je helpen helderheid te brengen.

 

*De term EPD kan je vervangen voor HIS of cliëntdossier lezen, net wat voor systeem jij als dokter gebruikt. Voor de leesbaarheid refereer ik steeds aan EPD.

 

3 tips om je EPDen effectiever in te zetten

Baal je wel eens dat je EPD of HIS zoveel tijd vraagt tijdens je consult?

Zou je graag meer tijd aan je patiënt besteden en niet aan dat systeem?

Bekijk dan deze video van 1 minuut met 3 tips en zet meteen stappen om slimmer te EPD-en.

[wpvp_embed type=youtube video_code=N4tUOS7c0Og width=450 height=253]

Waarom zou een blog altijd een getypte tekst moeten zijn, vroeg ik me af. Vandaar dit keer een ander format dan een tekst. Wat vind je ervan? Laat je het me weten?

Hoe zorgen voor meerwaarde met het EPD?

 Doelgericht werken! 

10418246_s

 

Tijdens mijn zoektocht op internet naar gegevens, meningen en ervaringen van artsen met EPD systemen in hun dagelijks werk, stuitte ik op een artikel in Medisch Contact, Zorg niet beter met EPD.


Nieuwsgierig naar de details, vond ik na even zoeken het bijbehorende artikel: ‘Electronic health records and Clinical decision support systems‘ met als ondertitel: Impact on national ambulatory care quality. Een Amerikaans onderzoek naar 20 kwaliteitsparameters. In het onderzoek werden de registraties van 255000 poli bezoeken onder de loep genomen in de periode 2005-2007.

In ongeveer 30% van deze bezoeken werd een EHR gebruikt en daarvan beschikte 57% over CDS (clinical decision support).

De conclusie van de onderzoekers was dat het voor de kwaliteit van de zorg niet veel uitmaakte of er een EHR – al dan niet met CDS – gebruikt werd of niet. Daarbij is het van belang te weten dat zij zich concentreerden op 20 kwaliteitsparameters (voor de lijst verwijs ik naar het artikel zelf – tabel 2).


Wat heeft u daar nu aan?

De vraag is natuurlijk wat u hiermee kan. Als het toch niet uitmaakt voor de kwaliteit van zorg, waarom dan een EPD implementeren? Je zou je kunnen afvragen waarom we ons alle investeringen en inspanningen getroosten om EPD systemen te implementeren: geld en tijd investeren en vragen van zorgverleners, oplossingen vinden voor procesflows die absoluut niet door de techniek ondersteund worden, hardware matchen met de behoefte. Plus daarna de beheersfase: hoe doorontwikkelen naar volgende niveau’s van EPD systeem en – gebruik. Beter niet doen?

Wel doen! Maar slim! 
Primair – vind ik – zou elke vakgroep of manager zich af moeten vragen Wat willen wij als organisatie of vakgroep bereiken met (de invoering van) het EPD systeem? Het antwoord op die vraag maakt het namelijk veel gemakkelijker om prioriteiten te bepalen en richting te geven aan de (door)ontwikkeling van het EPD.

3 EPD-vraagstukken
Elke vakgroep, waar gewerkt wordt met een EPD, worstelt met de volgende 3 vraagstukken:

  1. hoe zorgen we dat alle gebruikers goed omgaan met het EPD? 2 tot 3 uur training is niet genoeg om alle basisfunctionaliteit goed te leren kennen, dus de eerste periode is een leerperiode waarin afspraken gemaakt moeten worden over:
  • welke gegevens waar en wanneer vastgelegd worden en
  • welke functionaliteit hebben we eigenlijk tot onze beschikking
  1. hoe zorgen we dat het EPD en het zorgproces goed op elkaar aansluiten? Deze vraag is zowel direct bij de start, maar zeker ook na verloop van tijd heel relevant. Aandacht blijven schenken aan hoe de procesflow en het EPD steeds dichter naar elkaar toe kunnen groeien is van wezenlijk belang om uiteindelijk een hoger EPD rendement te halen
  2. hoe zorg ik, als arts, dat het EPD het patiëntencontact niet verstoort? Tijdens consulten gegevens vastleggen en opzoeken kan verstorend werken, maar dat is niet nodig!

Omgaan met deze vraagstukken is gemakkelijker als de doelstelling van het EPD helder is. Ik zal met een voorbeeld laten zien wat ik bedoel.

Voorbeeld

Een vakgroep heeft de volgende doelstelling geformuleerd bij de start van het EPD: verwijzers moeten sneller geïnformeerd worden, en wel binnen 24uur na het contact met de patiënt. Hoe maakt u dat concreet?

  1. Artsen moeten goed omgaan met het EPD en de functionaliteit om brieven te maken heel goed beheersen. Daarvoor wordt zo nodig extra uitleg door collega’s gegeven. Daarnaast worden binnen de vakgroep afspraken gemaakt over hoe een brief wordt samengesteld en welke EPD velden opgenomen worden.
  2. De flow van accorderen en corrigeren van correspondentie moet optimaal ingericht zijn. Dit vereist goede kennis van deze flow, administratief medewerkers die brieven kunnen ontvangen en dagelijks afhandelen van brieven van de werklijst.
  3. De registratie en communicatie tijdens consulten moet optimaal zijn, zodat niet achteraf nog administratie nodig is.

Hoe kunnen deze eisen en wensen gerealiseerd worden?

  • concreet afspraken maken over verantwoordelijkheden
  • zorgen dat gebruikers over de vereiste EPD kennis beschikken. Waar nodig kennis en vaardigheden bijspijkeren en/of how-to kaartjes als geheugensteuntjes uitdelen
  • het proces zo inrichten dat het maken, controleren, corrigeren, accorderen en verzenden van correspondentie vanzelf loopt. Dit geldt voor de stappen in het EPD en voor de onderlinge afspraken
  • met een overzicht over de status van de brieven kan continu bekeken worden of de afspraken nagekomen worden, zodat ook snel bijgestuurd kan worden als het misgaat
  • de inrichting van de spreekkamers moet zodanig zijn dat de arts tijdens het consult en met de patiënt kan praten en de patiënt kan laten meekijken als dat zinvol is.
  • daarnaast moeten de tools voorhanden zijn om snel gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld een tekenpad of spraakherkenning, of een draadloos toetsenbord met draadloze muis.

Stappen zetten om het EPD en het zorgproces optimaal met elkaar te laten matchen helpt u om slimmer te werken. En slimmer werken maakt dat u meer tijd en aandacht heeft voor uw patiënten.