26 tips voor het selecteren van een EPD of ECD dat bij je praktijk past

selecteren epd of ecdIn no time& zonder zorgen een nieuw EPD of ECD implementeren, begint met het juiste EPD of ECD kiezen voor je praktijk.
Deze 26 tips zijn gebaseerd op 20 jaar praktijkervaring, doe er je voordeel mee.

#1 Pak het aan als een project

Een selectietraject is een project.
Geen groot project in veel gevallen, maar wel een project.
Benader het op die manier en de kans van slagen wordt veel groter.
Maak een planning, stel een projectteam samen en stel een budget vast.

Houd regelmatig overleg en verdeel de taken.
Gebruik sjablonen van allerlei documenten en zorg voor een goed beheer van alle documentatie. Een goed begin….

#2 Benoem een kartrekker

Een persoon die verantwoordelijk is voor het project en de voortgang.
Hij of zij heeft tot taak afspraken te monitoren, overleg te plannen en te zorgen dat eenieder de taken ook uitvoert binnen tijd.
Bij problemen is hij of zij ook aanspreekpunt.

#3 Beschrijf de resultaten die het EPD of ECD moet opleveren.

Het is heel belangrijk om vooraf te bedenken wat een nieuw systeem moet opleveren.
Dit kunnen kwantitatieve en kwalitatieve voordelen zijn. }
Kwantitatieve voordelen zijn winst in tijd of geld.
Een voorbeeld van een groot kwalitatief voordeel is dat gegevens van cliënten altijd beschikbaar zijn, waardoor de zorg of behandeling beter wordt.

#4 Start bij de eigen praktijk en werkwijze

Neem de eigen organisatie of praktijk als uitgangspunt.
Ga altijd uit van de eigen praktijk of organisatie; welke visie en doelen zijn belangrijk, zijn er veel afhankelijkheden van andere instellingen of aanbieders, kunnen cliënten of patiënten gemakkelijk naar andere praktijken uitwijken, etc.

#5 Analyseer alle informatie die wordt vastgelegd en gecommuniceerd

Een ECD of EPD heeft tot doel om gegevens te kunnen vastleggen, raadplegen en communiceren.
Bij aanschaf van een nieuw systeem is het goed om te reviewen wat er precies gedaan wordt.

#6 Analyseer de bestaande manier van werken

In de bestaande processen wordt informatie vastgelegd en gecommuniceerd.
Het is belangrijk om precies te weten welke data door wie wordt vastgelegd en door wie de data wordt geraadpleegd.
Plus welke triggers zorgen dat gegevens worden vastgelegd of geraadpleegd.

#7 Analyseer hoe er binnen de organisatie of praktijk gecommuniceerd wordt

Na de analyse van de bestaande werkwijze is het relevant om de communicatie binnen de organisatie in kaart te brengen.
Gegevens worden gedeeld, er worden opdrachten gegeven om iets op te zoeken, uit te werken, cliënten of anderen te bellen.

#8 Beschrijf de toekomstige situatie

In de bestaande werkwijze gaat een verandering plaatsvinden.
Een nieuw systeem heeft per definitie gevolgen voor de manier van werken.
Als je de nieuwe situatie vooraf beschrijft zorg je voor een referentiekader.
Een referentiekader dat helpt om verschillende EPD of ECD systemen te toetsen.

#9 Betrek de juiste mensen

Niets is zo belangrijk als de juiste mensen op het juiste moment betrekken bij het project.
Wie zijn dat dan?
De juiste mensen zijn degenen die uiteindelijk de invoering van het systeem zullen vormgeven plus de beslissers in de praktijk.

#10 Maak tijd vrij

Tijd vrijmaken is vaak lastig.
Het is heel schaars.
Andere zaken slokken zomaar de tijd op.
Maar zorg dat je minstens 3 mensen voor 4 uur beschikbaar hebt, zodat je de voorbereiding van de selectie goed kan doen.
Gegevens uitwerken, informatie te verzamelen, bespreken hoe de gewenste werkwijze moet zijn.
Daarna komt de informatie van de leveranciers en het selecteren.
Alles kost meer tijd dan je zou willen….
En als je het niet vooraf regelt, komt de dubbele tijd terug om achteraf de problemen op te lossen.

#11 Plan het hele traject zorgvuldig

Zinvol gebruik maken van de gereserveerde tijd is veel gemakkelijker met een goede planning.
Een selectietraject kan volledig vooraf gepland worden, zodat je in een periode van 3 tot 4 maanden de selectie afrondt.
Plan het goed en het resultaat is beter het geeft je veel meer rendement en voortgang.

#12 Beschrijf de eisen die je aan een leverancier stelt

Het doel van een selectietraject is de keuze van een ECD of EPD, een systeem.
Maar je doet zaken met een leverancier, mensen binnen een
En de leverancier is zeker zo belangrijk als het product.
Je gaat immers een jarenlange relatie aan met deze leverancier.

Wat verwacht je van een leverancier?
Dat hij alleen licenties verkoopt of dat hij juist altijd in is voor het uitproberen van nieuwe technologische mogelijkheden?

#13 Een ECD of EPD vraagt onderhoud; denk na over beheer voor je de keuze maakt

Dat kan je uitbesteden, maar een deel zal binnen de eigen praktijk gedaan moeten worden.
Denk aan uitleg aan nieuwe collega’s of het toevoegen van nieuwe collega’s.
Iemand binnen de praktijk moet je verantwoordelijk voor worden gemaakt, bij voorkeur al tijdens de voorbereidingen van de selectie.

#14 Inventariseer welke koppelingen nodig zijn

Functionaliteit van een ECD of EPD is over het algemeen heel compleet.
Maar vaak is er wel een koppeling nodig met bijvoorbeeld een boekhoudpakket verzekeraars, of landelijke systemen om kwaliteitsdata aan te leveren.
Koppelingen zijn duur en het is goed om te weten welke koppeling je echt nodig hebt en welke de leverancier al heeft en welke nog gemaakt moeten worden, speciaal voor jouw praktijk.

#15 Inventariseer welke eisen de wetgever en andere instanties stellen

Maak een overzicht van alle eisen die de buitenwereld stelt aan bijvoorbeeld privacy of aanleveren van gegevens.
Voorbeelden hiervan zijn NEN7510 of de mogelijkheid voor beveiligde communicatie.
Verifieer of de leverancier aan deze eisen voldoet.

#16 Maak een overzicht van alle output die het systeem moet opleveren

Een inventarisatie van alle output, zoals datasets voor kwaliteit, brieven of verslagen, is een goed uitgangspunt om te toetsen of alles in het nieuwe systeem kan worden vastgelegd of eruit geëxtraheerd.

#17 Denk na over toekomstige communicatie met cliënten of patiënten

Een nieuw systeem geeft ongetwijfeld nieuwe mogelijkheden.
En het is niet ondenkbaar dat communicatie met patiënten of cliënten digitaal kan plaatsvinden, of dat hun gegevens gemakkelijker beschikbaar gemaakt kunnen worden.
Dat het kan wil natuurlijk niet zeggen dat het zo ook moet, maar overweeg de nieuwe opties.

#18 Inventariseer de consequenties voor de verschillende samenwerkingspartners

Er zijn maar weinig praktijken die niet met andere organisaties samenwerken.
De communicatie met artsen, paramedici, ouders of soms gemeentes of scholen verloopt in de bestaande situatie op een bepaalde manier.
Heeft een nieuw systeem gevolgen voor die communicatie?

#19 Doe een pre-selectie

Tegenwoordig is het vrij eenvoudig om veel informatie te verzamelen via internet.
Zo is het niet moeilijk om in een dag een hele lijst met relevante leveranciers te verzamelen.
Op basis van die inventarisatie kan al een deel van de aanbieders geschrapt worden.

#20 Raadpleeg klanten van beoogd leveranciers

Niet meteen in een eerste fase, dan blijf je bij je eigen organisatie, maar in een later stadium.
Sommige leveranciers veranderen hun gedrag, nadat je klant bent geworden.

#21 Maak je eigen keuze (en kopieer niet klakkeloos de buren)

De valkuil van datgene kiezen wat de buren hebben, is dat je niet meer nadenkt over je eigen doelstellingen en ambities.

Dus wat onderscheidt je van je collega’s? Niets? Dan kan je gerust hetzelfde systeem nemen.
Toch wel het een en ander?
Overweeg dan om je eigen keuze te maken.

#22 Nodig minimaal 3 leveranciers uit voor een demo

Ik adviseer om minimaal 3 en maximaal 5 leveranciers uit te nodigen voor een demo.
Allereerst niet meer om de eenvoudige reden dat het anders veel te veel tijd kost.
Maar ook niet minder, omdat je dan niets meer kan kiezen en dat weet een leverancier ook.

#23 Leg je beoordelingscriteria vooraf vast

Bepaal vooraf welke criteria belangrijk zijn.
Dat niet alleen, maar bepaal ook welke prioriteit ze hebben.
Immers, een platte lijst met criteria helpt niet veel bij een lastige keuze.
Dus is het handig om de doelstellingen die je als praktijk hebt, mee te wegen in je beoordelingscriteria.
Het is toch belangrijk dat je ECD of EPD past bij de ambities van de praktijk?

Misschien overbodig, maar kosten – zowel eenmalig als jaarlijks- zullen de keuze beïnvloeden.
Zorg dan dat dit opgenomen is in je beoordelingscriteria.
Neem vooral ook additionele kosten mee, zoals een upgrade van Windows, extra WIFI routers of extra licenties voor Zorgmail als dat van toepassing is.

#24 Modelleer standaarden

En vind vooral niet zelf het wiel uit als het niet nodig is.
Heeft een leverancier een blanco boek, vraag je dan af of je dat zelf wil invullen of dat anderen dat mogelijk al hebben.
Gebruik die kennis en ervaring om te fine-tunen naar je eigen situatie.

#25 Bekijk de demo met een breed publiek

Demo’s van leveranciers zijn niet alleen voor de beslisser of manager.
Behandelaren, ondersteunende medewerkers en administratieve krachten zullen hun eigen kijk op de mogelijkheden hebben die net zo relevant is voor de toekomstige situatie.

#26 (Her)organiseer de werkwijze al voor de implementatie

Twee aanpassingen tegelijkertijd doorvoeren is lastig.
Dat is al in legio zorgorganisaties gebleken.
De ICT component vraagt zoveel aandacht dat de aanpassingen in werkwijzes naar achteren schuiven.

En dat terwijl een EPD of ECD wel wordt ingericht met een nieuwe werkwijze in gedachten.
Dus eerst de werkwijze aanpassen en dan de ondersteunende ICT implementeren is de meest ideale volgorde.

Veel succes met het selectieproces!

Wil je hulp bij de selectie? Kijk dan eens naar de gratis video serie ‘Het juiste EPD selecteren doe je zo’

Selecteer in 7 stappen het juiste EPD of ECD

image_7_stappen_epdselectieElke praktijk of zorgorganisatie die ander EPD of ECD gaat selecteren wil de beste software tegen een aantrekkelijke prijs.

Maar welke software het beste past bij de praktijk hangt van een heleboel factoren af.

In dit STAPPENPLAN heb ik stap voor stap een aanpak beschreven, die elke praktijk kan doorlopen.
Doe je dit, dan zul je merken dat je met gemak tot een keuze komt.
Een keuze voor de leverancier en het systeem dat bij je praktijk past.

#1 HET BESLUIT NEMEN

Zo op het eerste gezicht lijkt dit wat overbodig, een besluit nemen.

Maar het is echt van groot belang. Op het moment dat een organisatie of praktijk het besluit neemt om een selectie te doen, worden daarvan ook de consequenties aanvaard.

Het kost tijd, geld en vraagt behoorlijk wat van de praktijk om naast het gewone werk ook een selectie-traject te doorlopen (en daarna de invoering ook nog).

Samenvattend, ik pleit er voor om een FORMEEL en BEWUST besluit te nemen om een nieuw systeem te gaan selecteren.

#2 DE VOORBEREIDING

En ook in de voorbereiding ben je nog niet met het EPD of ECD bezig, maar gedurende een periode van ongeveer 2 weken wordt het project goed opgezet. Heel belangrijk voor een strakke planning en goed verloop.

Tijdens de inrichten van het project wordt een projectteam samengesteld, de projectmanagementtaken moeten verdeeld worden en niet onbelangrijk, het gereedschap van het projectteam wordt ingericht en klaargezet.

Een projectteam bestaat uit mensen uit de organisatie zelf, sommige mensen kunnen dubbele rollen vervullen (maar bij voorkeur niet).
De rollen die ingevuld moeten worden zijn.

  • Project(bege)leider die afspraken maakt en voorzit, planningen maakt en bijhoudt, voortgang bewaakt en rapporteert, escaleert als dat nodig is.
  • Key-users zijn inhoudsdeskundigen die hun deel van de software beoordelen/testen en trainingen geven aan collega’s, ook de nieuwe collega’s die later aangenomen worden.
    Ik adviseer dat er per gebruikersgroep een key-user aangewezen wordt.
  • Een beheerder is op de lange termijn verantwoordelijk voor ondersteuning en communicatie met de leverancier, het testen van nieuwe versies, communicatie naar de praktijk over wijzigingen en beheer van documentatie.
    Afhankelijk van het gekozen pakket en het niveau van ondersteuning is deze taak groter of kleiner.
  • Een financieel deskundige is handig voor de declaratievormen.
    Een vertegenwoordiger van het management kan eventueel toegevoegd worden voor de bewaking van het traject of de inhoudelijke aansturing van de key-users.

In mijn opinie is het management ondersteunend en maakt het geen deel uit van het projectteam.

Mijn advies is om de betrokkenheid van het management goed te regelen met betreffende key-users.
Regulier overleg tussen de key-user(s) en het management over de inhoud is wel noodzakelijk.

Het voordeel van deze constructie is dat het management fungeert als stuurgroep, die in geval van escalatie geraadpleegd wordt.

Ik kan me voorstellen dat een kleine praktijk zich afvraagt of dit allemaal wel zo nodig is.
Het is denkbaar dat alle rollen door 1 persoon ingevuld worden of dat de leverancier de rol van beheerder toebedeeld wordt (alhoewel dat nooit voor 100% kan).
Maar let op, het is echt belangrijk om al deze rollen in te vullen, ook al is het in 1 persoon.

Taken

Taken van het projectteam zijn o.a.:

  • bewaken van de voortgang
  • inhoudelijke toets voor proces en informatie verzorgen
  • trainingen geven of organiseren
  • planning maken en bewaken
  • communicatie intern en extern
  • documentatie bijhouden tijdens het traject
  • criteria en programma van eisen opstellen
  • adviseren management (indien van toepassing)
  • beheer inrichten

Tools

Daarnaast is het handig om gebruik te maken van bepaalde tools om de projectmanagementtaken te vergemakkelijken.
Er zijn allerlei (gratis) online apps en producten, zoals

  • Cacoo voor het vastleggen van proces/informatie analyses
  • Trello of Asana voor het plannen en monitoren
  • Dropbox of GoogleDrive voor het beheren van documenten

#3 RICHT JE BLIK OP JE EIGEN ORGANISATIE

Uhh?? Eigen organisatie, en hoe zit het dan met het systeem?

Ja, je leest het goed.
Ga niet meteen naar de software kijken, maar eerst bepalen hoe de praktijk of organisatie moet werken of wil werken.

Ik zou bijna zeggen dat dit het geheim is van een geslaagde selectie.

Elke praktijk of organisatie heeft doelen gesteld die ze nastreeft.

Doelen zoals bijvoorbeeld efficiënter zorg verlenen, dichtbij mensen zorg verlenen, hoge kwaliteit zorg verlenen, voorop lopen met gebruik van technologische oplossingen en ongetwijfeld nog veel andere doelen die ik hier niet noem.

Maar om te weten wat ik wil, moet ik toch weten wat er kan?

Nee, we gaan eerst heel goed kijken naar hoe er gewerkt wordt.

In mijn aanpak zet je eerst de doelstellingen van de organisatie op een rij. Leid vervolgens de doelstellingen voor het nieuwe systeem af.

En zorg dat ook alle informatiestromen en werkprocessen op een gestructureerde manier geanalyseerd worden. 

Een mooie manier om deze analyses vast te leggen is in stroomschema’s.
Het tool
Cacoo is gratis en gemakkelijk te gebruiken.
Een schema geeft zoveel meer inzichten dan een beschrijving.
En vergeet ook niet over de grenzen van je eigen organisatie te kijken.

#4 VERTEL JE EIGEN VERHAAL

Een gedegen selectie houdt in dat je precies kan vertellen hoe je wil werken binnen je praktijk.
Wat de manier van werken is, welke informatie wordt verzameld, door wie, voor wie en welke informatie doorgegeven wordt aan wie en waarvoor.

Van elke gebruikersgroep beschrijf je een standaardpersoon.
Een korte typering van de mens die een bepaalde rol vervult.

Bijvoorbeeld: De secretaresse, Maya, is altijd zeer punctueel. Ze is overal van op de hoogte, ze weet altijd wie waar te vinden is. Dat komt ook, omdat ze al jaren op de praktijk werkt. Ze is weinig met ICT bezig en houdt niet erg van social media. Wat ze wel leuk vindt is foto’s bewerken en haar hond uitlaten.

En dan komt het allerbelangrijkste, de processtappen met bijbehorende informatie uit stap #3 neem je onder de loep.
Per stap ga je na hoe dat in de toekomst moet functioneren.

Het totaalplaatje dat daaruit komt, beschrijf je in een casus, een blik op de toekomstige manier van werken. Figuranten in dit verhaal, deze casus, zijn de standaardpersonen die je hiervoor beschreven hebt.

#5 EISEN EN WENSEN OP EEN RIJ

Na het voltooien van de vorige stap heb je alle ingrediënten om vooruit te kijken.
In stap #5 maak je het feitelijk programma van eisen (PvE).

Maak waar mogelijk gebruik van een standaard die door een beroepsvereniging is beschreven.

Dat scheelt werk en je voldoet aan de eisen.
Daarna is het zaak om de lijst aan te vullen met eigen specifieke of locale eisen en wensen.

Match elke eis met de doelen die in stap 3 zijn beschreven.
En gebruik vervolgens deze doelen om de eisen en wensen te prioriteren.
Nu weet je wat het meest en het minst belangrijk is.

Vervolgens extraheer je de minimale eisen waaraan voldaan moet zijn.

#6 DE PRE-SELECTIE

In deze stap vraag je een aantal EPD of ECD leveranciers het PvE te beantwoorden.
Ter voorbereiding maak je een lijst van alle mogelijke leveranciers voor jouw domein of domeinen.

Informatie kan je vinden op internet, tijdens beurzen, bij collega’s of misschien wel bij de vakvereniging.
(Deelnemers aan mijn online programma ontvangen een actuele lijst.)

Met die lijst ga je aan de slag en maak je een selectie van 5 of 6 leveranciers die zouden kunnen voldoen aan je eisen.

In deze stap beoordeel je ook of een leverancier bij je past.
Wat is de cultuur, de uitstraling op de website, is het een groot bedrijf of juist niet, dat zijn allemaal factoren die ook relevant zijn.
Na de selectie moet je immers nog vele jaren met elkaar samenwerken.

De gekozen leveranciers nodig je uit om schriftelijk het PvE te beantwoorden en om zichzelf kort te introduceren.
Hierbij is het belangrijk dat je ook een tijdspad meegeeft voor beantwoording en het vervolg daarna.
Het kan handig zijn om nu meteen een indicatie te vragen van de kosten, alhoewel daar ook een gevaar in schuilt.

#7 KIEZEN

De laatste stap is dan het feitelijk kiezen.
De uitgenodigde leveranciers hebben het PvE beantwoord.
Alle antwoorden breng je samen in een groot overzicht.
Met kleurcoderingen kan je aangeven of een eis wel, niet of gepland aanwezig is in de software.
Daarnaast heb je een indruk gekregen van elk bedrijf.

Beide sets resultaten – beantwoording PvE en beschrijving bedrijf – breng je samen en leg je tegen je criteria aan.

Daaruit volgt waarschijnlijk dat 3 of misschien 4 leveranciers goede kansen maken.

Kies er minimaal 3.
Maak ook een gedetailleerde planning van deze laatste selectiefase, zodat intern en extern de agenda’s in elk geval vrijgemaakt kunnen worden.
Verder, vergeet niet zowel de beslissers als de eindgebruikers in het beoordelingsteam op te nemen.

De gekozen leveranciers nodig je vervolgens uit om een demo te geven op basis van je casus uit stap 4. Daarnaast vraag je ze om een eerste offerte uit te brengen, die je zal meewegen in de besluitvorming.

Bespreek de demo’s goed voor en maakt een format voor de beoordeling van elk gesprek (niet te gedetailleerd). Zorg dat je hierin in elk geval de functionaliteit beoordeelt, in hoeverre je je eigen verhaal terugvindt en hoe de leverancier zich presenteert.
Is er aandacht voor jouw praktijk of eigenlijk niet?
Draait de leverancier zijn of haar verhaal af?

Bespreek meteen na iedere demo de resultaten en kom tot 1 eindoordeel.
Plan na afloop van de laatste demo een bijeenkomst om de finale plaatsen te bespreken.

Nummer 1 wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen, MAAR nummers 2 en 3 worden nog niet afgezegd.

Nadat het contract rond is, laat dan de overige leveranciers weten dat zij helaas niet gekozen werden.
Geef bij voorkeur een korte motivatie, zodat zij begrijpen waarom.

Veel succes met het selectieproces!

Wil je graag hulp bij deze stappen of een enorme tempoversnelling?
Overweeg dan mee te doen met het online programma ‘Selecteer met gemak het juiste EPD of ECD”.
Klik hier om meer te lezen.

Hoe verlies je minder tijd aan je EPD?

Wat zou het voor jou betekenen om per dag 1 uur extra tijd te hebben?

Herkenbaar? Het gevoel dat je wel wat extra tijd zou kunnen gebruiken?

Soms of juist heel vaak?
De aard van je werk, zorg ervoor dat je waarschijnlijk chronisch tijd tekort komt, dat je altijd haast hebt, kortom altijd te veel te doen in te weinig tijd.

Dat op zichzelf is een ongetwijfeld een bron van stress.
Maar een ander gevolg is dat je dossiervoering niet altijd op het niveau is waarop je het zou willen.

Een dossier dat op orde is, is noodzakelijk voor goede kwaliteit van zorg.
Zeker tegenwoordig met multidisciplinaire teams, gespecialiseerde en part-time werkende zorgverleners.

Suboptimale dossiervoering is zeker voor een deel te wijten aan tijdgebrek.
Maar voor een belangrijk deel ontbreken vaardigheden die nodig zijn om EPD systemen (en computers) blindelings te bedienen.

Hoe vaak worstel jij met je computer of EPD systeem, terwijl je een patient voor je hebt zitten?
Hoe vaak vul je je decursus nog in of aan na het consult of spreekuur?
En wat vind je daarvan?

Gelukkig kan je met een paar eenvoudige trucs je vaardigheden aardig verbeteren.

Denk eerst eens aan je computervaardigheden.
Had je de vorige keer de typetest gedaan? (voor het geval je het gemist hebt, klik hier om het nog eens na te lezen)
Hoe ging dat? Was je tevreden over het resultaat?

Ten tweede, consequent je toetsenbord gebruiken om gegevens in te voeren, verhoogt je invoersnelheid aanzienlijk.
Veel artsen vinden een decursus met korte teksten het prettigst lezen, ook in een EPD systeem.
Dat betekent dat alleen een paar velden aanklikken niet volstaat. Dus enige typevaardigheid is vereist.

Navigeren in je EPD met behulp van je toetsenbord is niet zo moeilijk.
Je begint met een aantal toetsen(combinaties), zoals de TAB toets om van veld naar veld te springen, de SHIFT-TAB combinatie om terug te springen, pijltjes toetsen om uit lijstjes te selecteren of de spatiebalk om opties te selecteren.
Welke toets(combinaties) gebruik je nu al als je in het EPD werkt?

Het lijkt een klein beetje idioot om over zulke kleine dingen te schrijven. Omdat het zo’n verschil kan maken voor artsen met chronisch tijdgebrek, verwachtte ik eigenlijk dat elke arts dit toepast.

Niets is minder waar. Ik spreek zo vaak artsen die dit soort trucs of handigheidjes niet kennen en helemaal niet binnen hun EPD. Dus ik maak regelmatig iemand blij met dit soort simpele tips om te voorkomen dat ze veel tijd verliezen met het heen en weer switchen tussen muis en toetsenbord.

En in de discussie over tijdwinst is het goed om je te realiseren dat in onderzoeken blijkt dat artsen hun eigen administratietijd aanzienlijk onderschatten. De inschatting is dat ze 10-15% van hun tijd bezig zijn met adminstratie, maar in werkelijkheid ligt dat tussen de 25 en 40%. Dat hangt een beetje af van het specialisme en of het klinisch of poliklinisch registratie betreft.

Maar goed, ik neem aan dat dat niet voor jou geldt.

Mocht dat wel het geval zijn, dan is dit mogelijk interessant voor je.

Volgende week lanceer ik een nieuwe training ‘Hoe bespaar je kostbare EPD tijd’.
In deze training leer je simpele technieken en methodes, trucs en tips om tijd te besparen op je EPD tijd.

Dus ben jij een arts die EPD tijd wil besparen tijdens consulten, sneller gegevens wil vinden en vastleggen zonder verlies van kwaliteit van dossiervoering?
Houd dan je mailbox in de gaten volgende week, want zodra de training gelanceerd wordt, laat ik het jou als eerste weten.

3 tips om je EPDen effectiever in te zetten

Baal je wel eens dat je EPD of HIS zoveel tijd vraagt tijdens je consult?

Zou je graag meer tijd aan je patiënt besteden en niet aan dat systeem?

Bekijk dan deze video van 1 minuut met 3 tips en zet meteen stappen om slimmer te EPD-en.

[wpvp_embed type=youtube video_code=N4tUOS7c0Og width=450 height=253]

Waarom zou een blog altijd een getypte tekst moeten zijn, vroeg ik me af. Vandaar dit keer een ander format dan een tekst. Wat vind je ervan? Laat je het me weten?

Hoe zorgen voor meerwaarde met het EPD?

 Doelgericht werken! 

10418246_s

 

Tijdens mijn zoektocht op internet naar gegevens, meningen en ervaringen van artsen met EPD systemen in hun dagelijks werk, stuitte ik op een artikel in Medisch Contact, Zorg niet beter met EPD.


Nieuwsgierig naar de details, vond ik na even zoeken het bijbehorende artikel: ‘Electronic health records and Clinical decision support systems‘ met als ondertitel: Impact on national ambulatory care quality. Een Amerikaans onderzoek naar 20 kwaliteitsparameters. In het onderzoek werden de registraties van 255000 poli bezoeken onder de loep genomen in de periode 2005-2007.

In ongeveer 30% van deze bezoeken werd een EHR gebruikt en daarvan beschikte 57% over CDS (clinical decision support).

De conclusie van de onderzoekers was dat het voor de kwaliteit van de zorg niet veel uitmaakte of er een EHR – al dan niet met CDS – gebruikt werd of niet. Daarbij is het van belang te weten dat zij zich concentreerden op 20 kwaliteitsparameters (voor de lijst verwijs ik naar het artikel zelf – tabel 2).


Wat heeft u daar nu aan?

De vraag is natuurlijk wat u hiermee kan. Als het toch niet uitmaakt voor de kwaliteit van zorg, waarom dan een EPD implementeren? Je zou je kunnen afvragen waarom we ons alle investeringen en inspanningen getroosten om EPD systemen te implementeren: geld en tijd investeren en vragen van zorgverleners, oplossingen vinden voor procesflows die absoluut niet door de techniek ondersteund worden, hardware matchen met de behoefte. Plus daarna de beheersfase: hoe doorontwikkelen naar volgende niveau’s van EPD systeem en – gebruik. Beter niet doen?

Wel doen! Maar slim! 
Primair – vind ik – zou elke vakgroep of manager zich af moeten vragen Wat willen wij als organisatie of vakgroep bereiken met (de invoering van) het EPD systeem? Het antwoord op die vraag maakt het namelijk veel gemakkelijker om prioriteiten te bepalen en richting te geven aan de (door)ontwikkeling van het EPD.

3 EPD-vraagstukken
Elke vakgroep, waar gewerkt wordt met een EPD, worstelt met de volgende 3 vraagstukken:

  1. hoe zorgen we dat alle gebruikers goed omgaan met het EPD? 2 tot 3 uur training is niet genoeg om alle basisfunctionaliteit goed te leren kennen, dus de eerste periode is een leerperiode waarin afspraken gemaakt moeten worden over:
  • welke gegevens waar en wanneer vastgelegd worden en
  • welke functionaliteit hebben we eigenlijk tot onze beschikking
  1. hoe zorgen we dat het EPD en het zorgproces goed op elkaar aansluiten? Deze vraag is zowel direct bij de start, maar zeker ook na verloop van tijd heel relevant. Aandacht blijven schenken aan hoe de procesflow en het EPD steeds dichter naar elkaar toe kunnen groeien is van wezenlijk belang om uiteindelijk een hoger EPD rendement te halen
  2. hoe zorg ik, als arts, dat het EPD het patiëntencontact niet verstoort? Tijdens consulten gegevens vastleggen en opzoeken kan verstorend werken, maar dat is niet nodig!

Omgaan met deze vraagstukken is gemakkelijker als de doelstelling van het EPD helder is. Ik zal met een voorbeeld laten zien wat ik bedoel.

Voorbeeld

Een vakgroep heeft de volgende doelstelling geformuleerd bij de start van het EPD: verwijzers moeten sneller geïnformeerd worden, en wel binnen 24uur na het contact met de patiënt. Hoe maakt u dat concreet?

  1. Artsen moeten goed omgaan met het EPD en de functionaliteit om brieven te maken heel goed beheersen. Daarvoor wordt zo nodig extra uitleg door collega’s gegeven. Daarnaast worden binnen de vakgroep afspraken gemaakt over hoe een brief wordt samengesteld en welke EPD velden opgenomen worden.
  2. De flow van accorderen en corrigeren van correspondentie moet optimaal ingericht zijn. Dit vereist goede kennis van deze flow, administratief medewerkers die brieven kunnen ontvangen en dagelijks afhandelen van brieven van de werklijst.
  3. De registratie en communicatie tijdens consulten moet optimaal zijn, zodat niet achteraf nog administratie nodig is.

Hoe kunnen deze eisen en wensen gerealiseerd worden?

  • concreet afspraken maken over verantwoordelijkheden
  • zorgen dat gebruikers over de vereiste EPD kennis beschikken. Waar nodig kennis en vaardigheden bijspijkeren en/of how-to kaartjes als geheugensteuntjes uitdelen
  • het proces zo inrichten dat het maken, controleren, corrigeren, accorderen en verzenden van correspondentie vanzelf loopt. Dit geldt voor de stappen in het EPD en voor de onderlinge afspraken
  • met een overzicht over de status van de brieven kan continu bekeken worden of de afspraken nagekomen worden, zodat ook snel bijgestuurd kan worden als het misgaat
  • de inrichting van de spreekkamers moet zodanig zijn dat de arts tijdens het consult en met de patiënt kan praten en de patiënt kan laten meekijken als dat zinvol is.
  • daarnaast moeten de tools voorhanden zijn om snel gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld een tekenpad of spraakherkenning, of een draadloos toetsenbord met draadloze muis.

Stappen zetten om het EPD en het zorgproces optimaal met elkaar te laten matchen helpt u om slimmer te werken. En slimmer werken maakt dat u meer tijd en aandacht heeft voor uw patiënten.