Het geheim van goed EPD-en

Net als autorijden leren gebruikers het EPD-en voornamelijk in de praktijk, zo is de algemene gedachte. Een korte instructie, aangevuld met een paar uur hands-on training in het EPD voorafgaand aan de implementatie is heel gebruikelijk. En die training richt zich dan (meestal) op het vastleggen van gegevens.

Logisch, maar ook de juiste keuze? Na drie jaar rapporteren artsen nog gebrekkige schrijf- en leesvaardigheden in hun EPD (lees meer)! Deze conclusie komt uit een onderzoek onder groep artsen. Dit sluit aan bij de ervaringen die ik terugzie en -hoor na EPD implementaties: het werken met EPD went, maar wordt niet snel ‘eigen’.
Waar ligt dat aan? De vaardigheden die nodig zijn om goed met een EPD te werken zijn (1) lezen, (2) schrijven en (3) navigeren. We zullen ze één voor één eens doornemen.
  • lezen in het EPD
Evident, het lezen op een computerscherm is anders dan het lezen op papier. Over het algemeen geven artsen voorkeur aan beknopte teksten. In papieren dossiers is de decursus opgebouwd als een chronologische – lineaire – weergave van gebeurtenissen, beleid, evaluaties etc. Stelt u zich dat eens voor op een computerscherm.
Lezen gaat dus anders. Het is eigenlijk geen lezen, het gaat meer om het organiseren en verzamelen van gegevens die op diverse plekken zijn opgeslagen. Het mooiste zou zijn als u een leesscherm heeft, waarin de voor u belangrijke items bij elkaar gebracht worden.  En als er een mix van gestructureerd gegevens (getallen, vinkjes) en stukjes tekst bestaat die in balans is. Nog mooier, als dit kan voor specifieke doelen, zoals een patiëntenpopulatie. Weet u als gebruiker niet precies waar u wat vinden kan? Dan wordt EPD-en een klus.
  • schrijven in het EPD
Het schrijven in een papieren status is gemakkelijk; niemand hoeft het te leren. Het leesbaar schrijven is in de computer weer veel vanzelfsprekender. Daar speelt veel meer de vraag of de registraties in het EPD aangeklikt of ingetypt moeten worden. Veel tekst intypen kost de meeste gebruikers veel tijd, veel klikken maakt het EPD minder leesbaar en laat weinig tot geen ruimte voor nuance. Dan nog de vraag, welk veld is voor welk gegeven bedoeld?Bepaal welk doel de data dient. Is het bedoeld voor bijvoorbeeld onderzoek of een aanlevering? Dan is gestructureerd vastleggen zinvol. Is data bedoeld om het klinisch beloop te beschrijven, dan biedt tekst verreweg het meeste flexibiliteit. Typen is dan een manier om gegevens in te voeren, maar vaak kunt tekstblokjes maken waarachter standaardteksten zitten. Spraakherkenning is een alternatieve manier die ook kan werken.
  • navigeren in het EPD
Een vergeten of miskende vaardigheid, zo kunnen we het navigeren wel noemen. Is in uw EPD opleiding aandacht besteed aan het navigeren in het EPD? Nee? Dan mist u een essentiële vaardigheid. Weten hoe u uw weg vindt in het EPD – waar welke gegevens te vinden en hoe u het snelst van de labuitslagen naar de huisartsgegevens van de patiënt komt – blijkt heel belangrijk bij het goed leren registreren en weer terugvinden van uw eigen registraties. Feitelijk zou dit les1 van de EPD opleiding moeten zijn. Immers, zoals bij (1) lezen al aangehaald, u gaat van lineaire tekst en gegevens naar non-lineaire gegevenssets waar u de organisatie weer moet zien te vinden.
Is dat alles, deze basisvaardigheden? In essentie, ja. De tijdsinvestering voor het aanleren van deze vaardigheden hangt samen met een aantal factoren. De belangrijkste daarvan is PC vaardigheid (zie ook deze link)
Bent u een ervaren en vaardige EPD gebruiker? Dan zult u relatief gemakkelijk uw weg weten te vinden. Bent u dat niet? Gun uzelf de tijd om vaardig te worden in het navigeren in het EPD. Dat betekent enerzijds uitzoeken hoe het EPD in elkaar zit, waar u welke gegevens kan vinden en anderzijds beter leren omgaan met de PC. Dit is een investering die u tijd en kwaliteit oplevert.

Waarom het EPD het papier in stand houdt

Op twitter las ik op 8 april jl. de volgende tweet van @Perficient_HC:

‪#EHR design flaws causing doctors to revert to paper ‪http://bit.ly/17mH2au ‪#healthIT‪#hitsm

Daar wilde ik meer van weten en ben op zoek gegaan naar de bijbehorende journal-artikelen. Het artikel in de Int J Med Inf uit 2009 vond ik integraal, het artikel van half maart jl. uit de JAMIA helaas nog niet meer dan het abstract. Maar gelukkig, het in de tweet aangehaalde artikel op amednews.com heeft de artikelen samengevat. Resultaten in het recente onderzoek waren dat 10 van de 11 papieren work-arounds van EPD-ende dokters uit 2009, ook nu nog in gebruik waren.

De drie belangrijkste redenen om papier, naast het EPD te gebruiken waren en zijn efficiëntie, attentiewaarde (awareness) en geheugen. Wat moet u zich voorstellen bij een papieren work-around? Een post-it om belangrijke gegevens over te dragen aan collega’s, controles op een papiertje noteren, of een post-it als reminder voor een bepaalde taak. Doet u echt alles in het EPD of herkent u het wel?

Soms is papier nog altijd handiger of fijner. Het blijkt nog altijd eenvoudiger om een trend te zien in gegevens die overgenomen werden op papier, het EPD paste niet altijd bij de complexiteit van de werkwijze, het EPD biedt onvoldoende overzicht van gegevens, de dataset in het EPD aanpassen aan een bepaalde populatie is niet mogelijk. Ik kan me niet voorstellen dat u bij het lezen van deze opsomming, niets herkent. Ook in onze EPDs zijn dit belangrijke issues die tot nu toe niet goed opgelost blijken te worden.

Zijn het dan alleen maar technische ‘mankementen’? Het internetartikel gaat in op het meer ‘usable’ maken van EPD systemen. In zichzelf een heel goed streven en ook in onze Nederlandse EPDs is daar, zoals gezeged, een wereld te winnen. Opvallend vond ik wel dat die redenen om nog papier te gebruiken die niet systeem technisch waren, nauwelijks meer aan bod kwamen.

Niet alleen techniek dus! Opmerkelijk dat andere redenen niet genoemd werden, omdat technische aanpassingen tijd kosten. En dat terwijl u zelf als gebruiker direct wat kan doen! Namelijk kennis en vaardigheden in het gebruik van uw EPD verbeteren! U doet uzelf en uw patient een plezier. Uw vertrouwen in het EPD neemt toe en u zult merken dat de behoefte om nog ‘iets tastbaars in de hand te hebben’ afneemt. Bijkomend voordeel is dat u veel gerichter kan sturen op wat technisch moet verbeteren.

Maak een begin hiermee vandaag! Wilt u lliever samen met andere EPD gebruikers dit traject doen? Dat kan op vrijdagmiddag 24 mei as. tijdens de workshop Beter EPD-en begint bij jezelf. Klik hier voor meer informatie.

Hoe maakt u werk van beter EPD-en?

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan met om te beginnen een paar eenvoudige en tijdsbesparende stappen.

Werk maken van beter EPD-en

In dit blog richt ik me tot jullie, managers, ICT adviseurs, functioneel beheerders, kortom, zij die die zorgverleners ondersteunen en faciliteren bij het EPD-en. Hoe kunnen jullie de eindgebruikers zodanig ondersteunen, zodat het EPD hen (beter) gaat ondersteunen.

Wel eens iets in een webwinkel aangeschaft? Na iedere aankoop krijg je standaard een korte vragenlijst met vragen als: Wat vond je van de service? Hoe bevalt het product? Wat kunnen we verbeteren?

Hoe staat het EPD ervoor, weet u het?
Implementatie van willekeurig welk systeem dan ook betekent een hele berg werk in de jaren die volgen. Immers, een goed begin is het halve werk, maar de andere helft van het werk moet wel gebeuren. Dat werk, het verder ontwikkelen van het EPD, gebeurt dat nu? Eindgebruikers voelen zich vaak heel alleen als de storm na de invoering is gaan liggen.

Ken je een zorgorganisatie waar ICT toepassingen – niet alleen het EPD – periodiek geëvalueerd worden, zoals de webwinkels hun verkopen evalueren? En hoe zit dat bij jouw organisatie?

Ik denk dat ik veilig kan concluderen dat het implementeren van het EPD of een andere toepassing over het algemeen vrij veel aandacht krijgt, maar dat daarna gebruikersvragen en -verzoeken ad hoc beoordeeld en verwerkt worden (of niet). Van gestructureerd en periodiek nagaan hoe het de gebruikers met het EPD vergaat is geen sprake. Veel toegepast wordt de opvatting: ‘.. als er iets mis is, weten ze ons echt wel te vinden. En we horen niets..’

Meten is weten!
Maar hoe moet het dan anders? Stel dat je periodiek wil meten hoe het EPD met zijn gebruikers ervoor staat, wat meet je dan? Met welke doelstelling? En niet onbelangrijk, hoe pak je dat aan? Hieronder ga ik in op deze vragen.

Allereerst, de doelstelling:
Na de eerste instructie zijn gebruikers aan de slag gegaan. Het leren gebruiken van het systeem in de dagelijkse werkzaamheden is voor hen de eerste uitdaging. Veel van de informatie die in de instructie werd aangereikt beklijft niet. Logisch, want alles is nieuw en niet iedereen voelt zich comfortabel bij het digitaal gaan. In de eerste evaluaties zou het accent moeten liggen op het correct en efficiënt gebruiken van het EPD; m.a.w. het expertise niveau van de gebruikers moet omhoog. In latere evaluaties kan je gaan denken aan vernieuwingen, herschikken van content, verdere ontwikkelingen zoals klinische paden, beslissingsondersteuning, workflow ondersteuning etc.

Dan het wat. Wat wil je precies weten?
Simpel is om, aansluitend bij de doelstelling, te beginnen bij concrete zaken die je ook daadwerkelijk kan oplossen. Functies in het EPD die handig zijn om te gebruiken, zal niet elke gebruiker kennen. Vraag daar naar. Focus ook op de structuur van het EPD: die hebben lang niet alle gebruikers doorgrond, terwijl dat wel nodig is om snel te kunnen navigeren. Kortom, afhankelijk van het niveau van de gebruikers blijf je dicht bij de bediening en de details van de inhoud of ga je verder richting een hoger niveau van EPD-en.

En last but not least, het hoe:
Je kan verschillende methodes kiezen, waarvan de meest simpele is: vragen wat er goed gaat en vragen wat er niet goed gaat. Als je je eindgebruikers kent, weet je wie je deze vragen het beste kan stellen. Niet alleen de meest fervente gebruikers, maar ook diegenen die het lastig vinden. Een andere methode, waarin je vraag en antwoord stuurt, is een vragenlijstje rondsturen (digitaal uiteraard). Bedenk hierbij wel dat de respons vrij laag is (met 30 procent doe je het niet slecht!) en je kan niet doorvragen naar de achterliggende wens of gedachte. Of, ook niet gek, een combinatie van beide methoden.

Net als bij die webwinkels, vraag de gebruikers van uw EPD systeem periodiek en structureel naar ervaringen, meningen en verbetervoorstellen en het EPD gaat leven en groeien.

Grijp de kans om werk te maken van beter EPD-en! Immers, EPD gebruikers in uw organisatie hebben, i.t.t. klanten van webwinkels, niet de keuze om over te stappen…

Het geheim van het EPD als 3e partij in de spreekkamer

Vroeger had de dokter in de spreekkamer een bureau staan met een paar stoelen er omheen en op dat bureau lag de papieren status. Nu ligt er soms nog een papieren status, maar er staat altijd een computer. Ongemerkt heeft die computer een steeds dominanter plek ingenomen in de spreekkamer en het is nu – met het EPD – een derde partij in de spreekkamer. Een partij om rekening mee te houden en te benutten. Allereerst een filmpje (1 min) over EPD-en in de spreekkamer.

Is dit ook uw schrikbeeld bij het gebruik van het EPD?

Dokter, ben ik in beeld? Was getekend, uw patiënt

strip dokter, ben ik in beeld?

“Dokter, ben ik in beeld?” was getekend, uw patiënt

Is dit ook uw schrikbeeld bij het gebruik van het EPD?

In het afgelopen jaar heb ik bij een aantal specialismen het EPD ingevoerd. Veel artsen waren initieel niet erg happig op het EPD. Eén van de belangrijkste argumenten die ik daarbij hoorde was de vrees dat de patiënt letterlijk en figuurlijk achter het beeldscherm zou verdwijnen. Helemaal als ik de gewone schermen ging vervangen door breedbeeld schermen.

Patiënten waarderen EPD gebruik

Hoe wint u tijd met het EPD?

Tijd Opzij, opzij, opzij, maak plaats, maak plaats, maak plaats, we hebben ongelofelijke haast……

“Ik ben meer tijd kwijt aan administratie dan aan de patiënt. Ik moet zelf brieven maken, allerlei administratieve handelingen doen, zoals bijvoorbeeld DBC’s vastleggen, e-mails zelf versturen in plaats van brieven dicteren. En dus ik houd minder tijd over voor de patiënt zelf.” Herkenbaar, dokter?

Het Elektronische Patiënten Dossier (EPD) kan u daarbij helpen:

Hoe kunt u uw EPD efficiënter gebruiken?

De ik-wil- wel-maar- hoe?-EPD-gebruiker: “Drie vinkjes zetten op het papieren formulier…verleden tijd, maar het ging zo snel en ik kon dat zo goed als blind doen…..ik hoefde er niet verder over na te denken. Nu hebben we het EPD. Typen, verschillende velden, muis, en we moeten steeds efficiënter werken. Hoe doe ik dat? “

Elk EPD zit weer net anders in elkaar en op elke afdeling zijn de werkprocessen weer net even anders ingericht. Zijn er dan wel tips te geven die het werken met het EPD efficiënter maken? Jawel. Naast het weten welke gegevens u waar vastlegt in het EPD en het weten waar die gegevens weer ontsloten worden, is het ook van belang in te gaan op de praktische omgang met het EPD. Wat kunt u vandaag al doen?

Een aantal tips:

EPD-expert in 5 stappen

Kladblaadje
Laatst was een vriendin van mij als patiënt in het ziekenhuis op een polikliniek en schreef een behandelend arts aantekeningen in het klad op een vel papier. De behandeld arts zei: “ik vul dit later nog wel in, in het systeem hoor…” als een soort geruststelling. Mijn vriendin dacht: dat is echt dubbel werk. Wanneer gaat ze dat doen?

Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is gemaakt om het leven makkelijker te maken. Dossiers raken niet meer kwijt, gegevens niet meer verloren, tenzij je kladblaadjes gebruikt, en er is een grote beschikbaarheid. Maar is het leven er echt makkelijker van geworden als behandelaar? Een veel gehoorde klacht gaat over het niet overzichtelijk zijn van het EPD. Is dat de reden dat deze behandelaar niet meteen de gegevens invoerde?