Kopiëren en Plakken in het EPD zonder risico?

Het is altijd gebruikelijk geweest om gegevens binnen een papieren dossier over te nemen in een samenvatting of decursus notities, zowel van eigen registraties als registraties van anderen. Denk aan de registratie van controles of het overnemen van lab en andere onderzoeksresultaten, maar het kan ook gaan om een samenvatting van een klinische patiënt na een aantal opnamedagen.
Papier vs digitaal
Het kopieren in papieren dossiers is uit allerlei praktische overwegingen goed te verklaren. Maar een van de uitgangspunten bij de overgang naar een EPD is dat gegevens slechts eenmalig vastgelegd hoeven te worden en wel door de bron.
Toch blijkt in de praktijk dat copy/paste alles behalve is uitgebannen. Goed verklaarbaar, in brieven wordt veel data gekopieerd, maar ook binnen het dossier.
Verschil
Maar daar blijft het niet bij. Het blijkt dat bepaalde soorten gegevens niet of nauwelijks gekopieerd worden, zoals anamneses of beleid bijvoorbeeld. Onderzoeksresultaten, voorgeschiedenis, familie anamnese echter, worden wel vaak overgenomen, zowel vanuit eigen registraties als vanuit registraties van collega’s.
Poliklinisch meer dan klinisch
Daarnaast wordt in een klinische periode minder gekopieerd dan in een poliklinische periode, terwijl poliklinisch de contactmomenten verder uiteen liggen.
Niet zonder risico
Kopiëren van data is niet zonder risico. Het hergebruiken van data kan feitelijk alleen als ook geverifieerd is of de data nog klopt. Gebeurt dat altijd? Het risico niveau wordt grotendeels bepaald door een tweetal factoren: kopiëren van eigen vs andermans data en hoe lang het geleden is dat gekopieerde gegevens geregistreerd werden. Logischerwijs leveren gegevens van een andere auteur die heel lang geleden werden geregistreerd potentieel het meeste risico op.
Maar waarom kopiëren en plakken artsen data in medische dossiers?
Grotendeels gissen, maar een aantal factoren lijkt een rol te spelen. De eerste factor zou kunnen zijn, onvoldoende handigheid in het gebruik van het eigen EPD, waardoor het handiger lijkt om alle data maar bij elkaar in een veld of document te zetten.Een tweede mogelijke factor is tijdsdruk, artsen die tijdens patientencontacten ervaren dat ze te weinig tijd hebben om opnieuw gegevens in te voeren. Een mogelijke derde factor is het EPD ontwerp. Als er geen mogelijkheden zijn om te linken nar oudere/ andere gegevens binnen het dossier of als het markeren van data lastig is, zal een gebruiker sneller gegevens opnemen in een eigen registratie. En volledig willen zijn om medico-legale redenen, is nog een mogelijke factor.

Ik ben nieuwsgierig naar redenen om gegevens te kopieren. Wilt u  uw mening of gedachten delen? Laat hieronder een bericht achter.

Mix & Match in het EPD: van data naar overzicht

In het verleden, tijdens een EPD implementatie project, had ik te maken met een arts die de overstap naar het EPD een ramp vond. Hij deed erg zijn best, maar wist feitelijk niet hoe dat nu weer onder de knie te krijgen. En het was een zeer kundige dokter! Mijn vader was ooit patiënt bij hem geweest en tevreden patiënt. Op verzoek van mijn vader deed ik hem de groeten, min of meer in de veronderstelling dat hij mijn vader niet meer zou kennen.

Tot mijn stomme verbazing, zei hij na even nagedacht te hebben, heel enthousiast: “Ja, ik weet het weer, er zat daar en daar een probleem. Ja, ik zie zijn scan zo voor me. Bij hem hebben we toen..” Een gezicht, nee, dat kon hij niet voor zich halen. De herinnering hieraan triggerde mij en ik vroeg me wederom af: wat betekent dit voor het EPD-en? Naar mijn mening betekent het dat heel veel data in het EPD systeem– in alle uitgebreidheid en volledigheid – geen relevante informatie vormt voor deze dokter.

Beeld van een patiënt opbouwen
Hij las ongetwijfeld de papieren dossiers door, of nee, scande deze dossiers, en werd door triggerwoorden/markeringen, door de volgorde van registraties op het spoor van zijn patiënt gezet. En zo lezen veel artsen het dossier, maar op die manier kan hij geen EPD ‘lezen’.

De uniformiteit van data in een EPD, de onmogelijkheid om visual cues aan te brengen voor de toekomst, data gegroepeerd onder tabbladen in een logica die niet des dokters is, schept geen overzicht en orde.

Data of informatie?
En toch zijn veel EPDs zo georganiseerd. Zou dat historisch gegroeid zijn en niet veranderd? Immers, labresultaten komen meestal uit een labsysteem, radiologie verslagen uit een radiologiesysteem en de PA uit het PALGA systeem. Een herbezinning op deze organisatie door techneuten en ICT-ers is niet te verwachten. Hen biedt deze ordening waarschijnlijk een gevoel van overzicht en veiligheid. Alle data staat in het EPD en men weet wat waar te vinden. Prachtig! Waarom hoor ik dan weinig dokters die ‘Prachtig!’ roepen?

Overzicht met informatie, niet met data
Dokters die het EPD-en lastig blijven vinden, hebben volgens mij te maken met een mix & match probleem. Van de losse delen weer een totaalplaatje maken, is een uitdaging. Zo is de data in de meeste EPDs niet gemakkelijk om te zetten naar relevante informatie. Zie alle data maar weer eens in een verband terug te leggen, in chronologie en onderlinge relaties, dat is hard werken. We kunnen concluderen dat de manier van data vastleggen en presenteren niet aansluit niet bij de werk- en denkwijze van artsen, er is geen match.

We zullen dus moeten zoeken naar presentaties van data die beter aansluiten bij denken en werken van artsen. Om te zorgen dat data informatie kan worden.