26 tips voor het selecteren van een EPD of ECD dat bij je praktijk past

selecteren epd of ecdIn no time& zonder zorgen een nieuw EPD of ECD implementeren, begint met het juiste EPD of ECD kiezen voor je praktijk.
Deze 26 tips zijn gebaseerd op 20 jaar praktijkervaring, doe er je voordeel mee.

#1 Pak het aan als een project

Een selectietraject is een project.
Geen groot project in veel gevallen, maar wel een project.
Benader het op die manier en de kans van slagen wordt veel groter.
Maak een planning, stel een projectteam samen en stel een budget vast.

Houd regelmatig overleg en verdeel de taken.
Gebruik sjablonen van allerlei documenten en zorg voor een goed beheer van alle documentatie. Een goed begin….

#2 Benoem een kartrekker

Een persoon die verantwoordelijk is voor het project en de voortgang.
Hij of zij heeft tot taak afspraken te monitoren, overleg te plannen en te zorgen dat eenieder de taken ook uitvoert binnen tijd.
Bij problemen is hij of zij ook aanspreekpunt.

#3 Beschrijf de resultaten die het EPD of ECD moet opleveren.

Het is heel belangrijk om vooraf te bedenken wat een nieuw systeem moet opleveren.
Dit kunnen kwantitatieve en kwalitatieve voordelen zijn. }
Kwantitatieve voordelen zijn winst in tijd of geld.
Een voorbeeld van een groot kwalitatief voordeel is dat gegevens van cliënten altijd beschikbaar zijn, waardoor de zorg of behandeling beter wordt.

#4 Start bij de eigen praktijk en werkwijze

Neem de eigen organisatie of praktijk als uitgangspunt.
Ga altijd uit van de eigen praktijk of organisatie; welke visie en doelen zijn belangrijk, zijn er veel afhankelijkheden van andere instellingen of aanbieders, kunnen cliënten of patiënten gemakkelijk naar andere praktijken uitwijken, etc.

#5 Analyseer alle informatie die wordt vastgelegd en gecommuniceerd

Een ECD of EPD heeft tot doel om gegevens te kunnen vastleggen, raadplegen en communiceren.
Bij aanschaf van een nieuw systeem is het goed om te reviewen wat er precies gedaan wordt.

#6 Analyseer de bestaande manier van werken

In de bestaande processen wordt informatie vastgelegd en gecommuniceerd.
Het is belangrijk om precies te weten welke data door wie wordt vastgelegd en door wie de data wordt geraadpleegd.
Plus welke triggers zorgen dat gegevens worden vastgelegd of geraadpleegd.

#7 Analyseer hoe er binnen de organisatie of praktijk gecommuniceerd wordt

Na de analyse van de bestaande werkwijze is het relevant om de communicatie binnen de organisatie in kaart te brengen.
Gegevens worden gedeeld, er worden opdrachten gegeven om iets op te zoeken, uit te werken, cliënten of anderen te bellen.

#8 Beschrijf de toekomstige situatie

In de bestaande werkwijze gaat een verandering plaatsvinden.
Een nieuw systeem heeft per definitie gevolgen voor de manier van werken.
Als je de nieuwe situatie vooraf beschrijft zorg je voor een referentiekader.
Een referentiekader dat helpt om verschillende EPD of ECD systemen te toetsen.

#9 Betrek de juiste mensen

Niets is zo belangrijk als de juiste mensen op het juiste moment betrekken bij het project.
Wie zijn dat dan?
De juiste mensen zijn degenen die uiteindelijk de invoering van het systeem zullen vormgeven plus de beslissers in de praktijk.

#10 Maak tijd vrij

Tijd vrijmaken is vaak lastig.
Het is heel schaars.
Andere zaken slokken zomaar de tijd op.
Maar zorg dat je minstens 3 mensen voor 4 uur beschikbaar hebt, zodat je de voorbereiding van de selectie goed kan doen.
Gegevens uitwerken, informatie te verzamelen, bespreken hoe de gewenste werkwijze moet zijn.
Daarna komt de informatie van de leveranciers en het selecteren.
Alles kost meer tijd dan je zou willen….
En als je het niet vooraf regelt, komt de dubbele tijd terug om achteraf de problemen op te lossen.

#11 Plan het hele traject zorgvuldig

Zinvol gebruik maken van de gereserveerde tijd is veel gemakkelijker met een goede planning.
Een selectietraject kan volledig vooraf gepland worden, zodat je in een periode van 3 tot 4 maanden de selectie afrondt.
Plan het goed en het resultaat is beter het geeft je veel meer rendement en voortgang.

#12 Beschrijf de eisen die je aan een leverancier stelt

Het doel van een selectietraject is de keuze van een ECD of EPD, een systeem.
Maar je doet zaken met een leverancier, mensen binnen een
En de leverancier is zeker zo belangrijk als het product.
Je gaat immers een jarenlange relatie aan met deze leverancier.

Wat verwacht je van een leverancier?
Dat hij alleen licenties verkoopt of dat hij juist altijd in is voor het uitproberen van nieuwe technologische mogelijkheden?

#13 Een ECD of EPD vraagt onderhoud; denk na over beheer voor je de keuze maakt

Dat kan je uitbesteden, maar een deel zal binnen de eigen praktijk gedaan moeten worden.
Denk aan uitleg aan nieuwe collega’s of het toevoegen van nieuwe collega’s.
Iemand binnen de praktijk moet je verantwoordelijk voor worden gemaakt, bij voorkeur al tijdens de voorbereidingen van de selectie.

#14 Inventariseer welke koppelingen nodig zijn

Functionaliteit van een ECD of EPD is over het algemeen heel compleet.
Maar vaak is er wel een koppeling nodig met bijvoorbeeld een boekhoudpakket verzekeraars, of landelijke systemen om kwaliteitsdata aan te leveren.
Koppelingen zijn duur en het is goed om te weten welke koppeling je echt nodig hebt en welke de leverancier al heeft en welke nog gemaakt moeten worden, speciaal voor jouw praktijk.

#15 Inventariseer welke eisen de wetgever en andere instanties stellen

Maak een overzicht van alle eisen die de buitenwereld stelt aan bijvoorbeeld privacy of aanleveren van gegevens.
Voorbeelden hiervan zijn NEN7510 of de mogelijkheid voor beveiligde communicatie.
Verifieer of de leverancier aan deze eisen voldoet.

#16 Maak een overzicht van alle output die het systeem moet opleveren

Een inventarisatie van alle output, zoals datasets voor kwaliteit, brieven of verslagen, is een goed uitgangspunt om te toetsen of alles in het nieuwe systeem kan worden vastgelegd of eruit geëxtraheerd.

#17 Denk na over toekomstige communicatie met cliënten of patiënten

Een nieuw systeem geeft ongetwijfeld nieuwe mogelijkheden.
En het is niet ondenkbaar dat communicatie met patiënten of cliënten digitaal kan plaatsvinden, of dat hun gegevens gemakkelijker beschikbaar gemaakt kunnen worden.
Dat het kan wil natuurlijk niet zeggen dat het zo ook moet, maar overweeg de nieuwe opties.

#18 Inventariseer de consequenties voor de verschillende samenwerkingspartners

Er zijn maar weinig praktijken die niet met andere organisaties samenwerken.
De communicatie met artsen, paramedici, ouders of soms gemeentes of scholen verloopt in de bestaande situatie op een bepaalde manier.
Heeft een nieuw systeem gevolgen voor die communicatie?

#19 Doe een pre-selectie

Tegenwoordig is het vrij eenvoudig om veel informatie te verzamelen via internet.
Zo is het niet moeilijk om in een dag een hele lijst met relevante leveranciers te verzamelen.
Op basis van die inventarisatie kan al een deel van de aanbieders geschrapt worden.

#20 Raadpleeg klanten van beoogd leveranciers

Niet meteen in een eerste fase, dan blijf je bij je eigen organisatie, maar in een later stadium.
Sommige leveranciers veranderen hun gedrag, nadat je klant bent geworden.

#21 Maak je eigen keuze (en kopieer niet klakkeloos de buren)

De valkuil van datgene kiezen wat de buren hebben, is dat je niet meer nadenkt over je eigen doelstellingen en ambities.

Dus wat onderscheidt je van je collega’s? Niets? Dan kan je gerust hetzelfde systeem nemen.
Toch wel het een en ander?
Overweeg dan om je eigen keuze te maken.

#22 Nodig minimaal 3 leveranciers uit voor een demo

Ik adviseer om minimaal 3 en maximaal 5 leveranciers uit te nodigen voor een demo.
Allereerst niet meer om de eenvoudige reden dat het anders veel te veel tijd kost.
Maar ook niet minder, omdat je dan niets meer kan kiezen en dat weet een leverancier ook.

#23 Leg je beoordelingscriteria vooraf vast

Bepaal vooraf welke criteria belangrijk zijn.
Dat niet alleen, maar bepaal ook welke prioriteit ze hebben.
Immers, een platte lijst met criteria helpt niet veel bij een lastige keuze.
Dus is het handig om de doelstellingen die je als praktijk hebt, mee te wegen in je beoordelingscriteria.
Het is toch belangrijk dat je ECD of EPD past bij de ambities van de praktijk?

Misschien overbodig, maar kosten – zowel eenmalig als jaarlijks- zullen de keuze beïnvloeden.
Zorg dan dat dit opgenomen is in je beoordelingscriteria.
Neem vooral ook additionele kosten mee, zoals een upgrade van Windows, extra WIFI routers of extra licenties voor Zorgmail als dat van toepassing is.

#24 Modelleer standaarden

En vind vooral niet zelf het wiel uit als het niet nodig is.
Heeft een leverancier een blanco boek, vraag je dan af of je dat zelf wil invullen of dat anderen dat mogelijk al hebben.
Gebruik die kennis en ervaring om te fine-tunen naar je eigen situatie.

#25 Bekijk de demo met een breed publiek

Demo’s van leveranciers zijn niet alleen voor de beslisser of manager.
Behandelaren, ondersteunende medewerkers en administratieve krachten zullen hun eigen kijk op de mogelijkheden hebben die net zo relevant is voor de toekomstige situatie.

#26 (Her)organiseer de werkwijze al voor de implementatie

Twee aanpassingen tegelijkertijd doorvoeren is lastig.
Dat is al in legio zorgorganisaties gebleken.
De ICT component vraagt zoveel aandacht dat de aanpassingen in werkwijzes naar achteren schuiven.

En dat terwijl een EPD of ECD wel wordt ingericht met een nieuwe werkwijze in gedachten.
Dus eerst de werkwijze aanpassen en dan de ondersteunende ICT implementeren is de meest ideale volgorde.

Veel succes met het selectieproces!

Wil je hulp bij de selectie? Kijk dan eens naar de gratis video serie ‘Het juiste EPD selecteren doe je zo’