Wat is de overeenkomst tussen je EPD en het weer?

IMG_0654

Vorige week worstelde ik met de vraag waarom zoveel artsen een EPD gebruiken en dat niet optimaal doen. Waarom staan zij zichzelf toe om een zo’n belangrijk instrument sub-optimaal in te zetten? Ik vind namelijk dat een patiënt feitelijk recht heeft op een dokter die zijn of haar werk goed kan doen. En kan dat als je een van je instrumenten niet tot in de puntjes beheerst?

Afijn, daar worstelde ik mee en kwam er niet uit. Buiten zag het er niet heel aanlokkelijk uit, maar om uit de impasse te komen besloot ik te gaan hardlopen. Voor het eerst in veel te lang overigens, maar dat terzijde. Ik was nog niet weg of de zon brak door. Wat zag de wereld er anders uit!

Alle bomen en weilanden glinsterden en de zon was warempel al lekker warm. Ik werd er helemaal blij van! Gaandeweg mijn rondje vroeg ik me af waarom ik toch zo weinig zin had eerder vanochtend. Het was het weer. De bewolkte, sombere lucht lokte me niet echt, maar nu..heel anders. Gek fenomeen, eigenlijk het weer.

Het overkomt je en je kan het niet beïnvloeden als individu. Met heel veel individuen samen weer wel, zo blijkt uit de signalen van klimaat­veranderingen. En dat kost tijd. Maar ik, als individu, wat kan ik doen?

Ik klagen, wachten tot het vanzelf verandert of me er niks van aantrekken. Maar ik kan zelf ook echt iets doen: ik kan mijn plannen aanpassen, niet met de fiets gaan maar met de auto of mezelf beschermen met zo’n mooi regenpak of een paraplu. Ik kan mijn denken over het weer beïnvloeden en mijn gedrag.

Toen dacht ik weer aan de aanleiding om te gaan hardlopen en vroeg me af  wat de overeenkomst is tussen het weer en het EPD. Het EPD overkomt je ook als dokter, in de meeste gevallen tenminste. En ook bij je EPD kan je je gedrag veranderen en hoe je denkt over het EPD.

Je kan het EPD zien als iets waar je mee moet leren leven, maar ook als iets dat je kan helpen een betere dokter te zijn. In het eerste geval zal je veel klagen, of je wacht tot het vanzelf verbetert.

Maar er zijn ook artsen die zich realiseren dat het echt niet vanzelf beter wordt, zij gaan op zoek naar oplossingen. En net als bij het weer valt niet altijd mee het EPD te veranderen. Daar spelen zoveel factoren een rol. Wat wel prima kan, is je eigen gedrag en vaardigheden waar nodig veranderen.

Hoe ga jij om met het instrument EPD? Als je het leuk vindt, om te testen hoe EPD vaardig je bent en te ontdekken wat je zelf kan doen, vul dan de EPD check in.

Dit blog verschijnt in een reeks waarin ik je meeneem op mijn reis. Mijn reis is de nieuwe koers van EPD op Koers om dokters te helpen hun EPD zo goed mogelijk in te zetten in hun werk. 

III Het geheim van een goede EPD-landing

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en?

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

Het laatste artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-landing.

II. Het geheim van een goede EPD-sprong

Hoe komt een organisatie tot TOP-EPD-en? 

Nu het tweede artikel van een 3-luik dat ingaat op de invoering van een EPD systeem in zorgorganisatie. Zoals elk project, bestaat ook een EPD-project uit een aantal fases. Het aantal fases hangt veelal af van de theorie die je aanhangt. Maar ik houd van simpel en voor mij zijn het er 3: voorbereiding, invoering en de nazorg of zoals ik ze ook wel noem: de aanloop, de sprong en de landing. In dit stuk ga ik in op de EPD-sprong.

Image courtesy: olovedog - freedigitalphotos.net

Image courtesy: olovedog – freedigitalphotos.net

De EPD-sprong
In een EPD project is de sprong altijd spannend. Het testen zit erop, de opleidingen zijn afgerond, de functionaliteit staat op productie en degenen die ondersteuning moeten verlenen staan klaar voor de vragen en problemen die komen gaan. Kortom, de sprong is het moment waarop de EPD gebruikers daadwerkelijk aan de slag gaan in de praktijk.

Hoe zou het zijn om te kiezen wie het EPD wel en niet mogen gebruiken?

Vanmorgen vroeg ik me ineens af hoe het zou zijn als je de mogelijkheid had om EPD gebruikers uit te kiezen. Het is natuurlijk absurd, maar juist daardoor een leuke exercitie om eens uit te voeren.

Stel je eens voor:
Je bent functioneel beheerder of ICT adviseur en jij mag de EPD gebruikers uitkiezen; jij bepaalt wie het EPD wel en niet mag gebruiken.

WIE zou je zou je dan met het EPD laten werken?

  • Alleen aardige zorgverleners?
  • Alleen mannen of alleen vrouwen?
  • Jong of juiste oude zorgverleners?
  • EPD helden of juist alleen de kneuzen?
  • De verzamelaars van technologische gadgets of de vulpengebruikers?

Dit is wat ik zou doen:

  • Ik zou zorgverleners uitkiezen die communiceren en nadenken over het EPD. Mensen die nadenken en vervolgens bespreken wat ze goed vinden en wat ze minder goed vinden. Zo kunnen we samen tot een verbetering komen en daarna nog een en nog een.
  • Ik zou ook zorgverleners kiezen die iets willen leren. Immers een EPD is geen statisch ding. Integendeel, het is continu in beweging (als het goed is) en blijft nieuwe werkwijzes en mogelijkheden bieden.
  • Tot slot, zorgverleners die ik uitkies, bepalen steeds weer wat ze met het EPD kunnen doen voor hun patiënten, wat ze beter kunnen doen in de zorg en in de samenwerking met anderen.

HOE zou je je selectie maken?

  • Op basis van simpele criteria, zoals leeftijd, kleur haar, kleur ogen, specialisme?
  • Of op basis van relevante opleidingen, zoals een typediploma?
  • Of misschien op basis van te meten criteria zoals hoe vaak de computer gebruikt wordt op het werk: dagelijks, wekelijks of nooit of hoe nuttig ze het EPD vinden?

Zo zou ik mijn keuze maken:

  • Ik zou gaan kijken en praten op elke plek waar gewerkt wordt
  • En ik zou aansluiten bij overlegmomenten
  • Ik zou vragen wat men doet en waarom

En WAAROM zou je je selectie op jouw manier doen?

  • Is dat, omdat je graag zelfredzame EPD gebruikers hebt?
  • Of is dat, omdat het EPD tot een succes wil maken?
  • Of is het misschien, omdat je dan weet wat je van je gebruikers kan verwachten?

Mijn keuze zou ik op deze manier maken, omdat

  • De impact die het EPD heeft op het werk van individuele gebruikers bepaalt de impact die het heeft op de organisatie
  • Allerlei verschillende factoren een cruciale rol spelen bij het succesvol EPD-en en die factoren overstijgen het niveau van de content en de kwaliteit van het EPD systeem zelf
  • De EPD gebruiker die overziet wat het EPD kan betekenen, ook in staat is om mee te gaan met veranderingen

Gek idee?
Hoeveel van de EPD gebruikers zou ik in mijn selectie opnemen? 10%, 50%, 95%? Ik weet het niet precies. Geen 100% in elk geval. Wat moet er gebeuren om dat te realiseren?

Zorgverleners, zou het niet leuk zijn om dit ook eens te doen voor het kiezen van de EPD ondersteuners?

Mix & Match in het EPD: van data naar overzicht

In het verleden, tijdens een EPD implementatie project, had ik te maken met een arts die de overstap naar het EPD een ramp vond. Hij deed erg zijn best, maar wist feitelijk niet hoe dat nu weer onder de knie te krijgen. En het was een zeer kundige dokter! Mijn vader was ooit patiënt bij hem geweest en tevreden patiënt. Op verzoek van mijn vader deed ik hem de groeten, min of meer in de veronderstelling dat hij mijn vader niet meer zou kennen.

Tot mijn stomme verbazing, zei hij na even nagedacht te hebben, heel enthousiast: “Ja, ik weet het weer, er zat daar en daar een probleem. Ja, ik zie zijn scan zo voor me. Bij hem hebben we toen..” Een gezicht, nee, dat kon hij niet voor zich halen. De herinnering hieraan triggerde mij en ik vroeg me wederom af: wat betekent dit voor het EPD-en? Naar mijn mening betekent het dat heel veel data in het EPD systeem– in alle uitgebreidheid en volledigheid – geen relevante informatie vormt voor deze dokter.

Beeld van een patiënt opbouwen
Hij las ongetwijfeld de papieren dossiers door, of nee, scande deze dossiers, en werd door triggerwoorden/markeringen, door de volgorde van registraties op het spoor van zijn patiënt gezet. En zo lezen veel artsen het dossier, maar op die manier kan hij geen EPD ‘lezen’.

De uniformiteit van data in een EPD, de onmogelijkheid om visual cues aan te brengen voor de toekomst, data gegroepeerd onder tabbladen in een logica die niet des dokters is, schept geen overzicht en orde.

Data of informatie?
En toch zijn veel EPDs zo georganiseerd. Zou dat historisch gegroeid zijn en niet veranderd? Immers, labresultaten komen meestal uit een labsysteem, radiologie verslagen uit een radiologiesysteem en de PA uit het PALGA systeem. Een herbezinning op deze organisatie door techneuten en ICT-ers is niet te verwachten. Hen biedt deze ordening waarschijnlijk een gevoel van overzicht en veiligheid. Alle data staat in het EPD en men weet wat waar te vinden. Prachtig! Waarom hoor ik dan weinig dokters die ‘Prachtig!’ roepen?

Overzicht met informatie, niet met data
Dokters die het EPD-en lastig blijven vinden, hebben volgens mij te maken met een mix & match probleem. Van de losse delen weer een totaalplaatje maken, is een uitdaging. Zo is de data in de meeste EPDs niet gemakkelijk om te zetten naar relevante informatie. Zie alle data maar weer eens in een verband terug te leggen, in chronologie en onderlinge relaties, dat is hard werken. We kunnen concluderen dat de manier van data vastleggen en presenteren niet aansluit niet bij de werk- en denkwijze van artsen, er is geen match.

We zullen dus moeten zoeken naar presentaties van data die beter aansluiten bij denken en werken van artsen. Om te zorgen dat data informatie kan worden.

Hoe maakt u werk van beter EPD-en?

Laatst sprak ik een gynaecoloog die sinds een half jaar met het EPD in zijn ziekenhuis werkt. We hadden het over het EPD en hij gaf aan: ‘Het was wennen, maar nu kost het EPD me netto niet meer tijd. Ik moet vaak nog wel zoeken naar gegevens, en het invoeren van gegevens kost meer tijd. Maar, de tijd die ik extra kwijt ben aan registratie, win ik bij het maken van de brieven.’Zou dat nu het eindresultaat zijn? Is er geen winst meer te behalen voor deze dokter die ik als EPD-minded ken? Ik denk dat het wel kan met om te beginnen een paar eenvoudige en tijdsbesparende stappen.

Werk maken van beter EPD-en

In dit blog richt ik me tot jullie, managers, ICT adviseurs, functioneel beheerders, kortom, zij die die zorgverleners ondersteunen en faciliteren bij het EPD-en. Hoe kunnen jullie de eindgebruikers zodanig ondersteunen, zodat het EPD hen (beter) gaat ondersteunen.

Wel eens iets in een webwinkel aangeschaft? Na iedere aankoop krijg je standaard een korte vragenlijst met vragen als: Wat vond je van de service? Hoe bevalt het product? Wat kunnen we verbeteren?

Hoe staat het EPD ervoor, weet u het?
Implementatie van willekeurig welk systeem dan ook betekent een hele berg werk in de jaren die volgen. Immers, een goed begin is het halve werk, maar de andere helft van het werk moet wel gebeuren. Dat werk, het verder ontwikkelen van het EPD, gebeurt dat nu? Eindgebruikers voelen zich vaak heel alleen als de storm na de invoering is gaan liggen.

Ken je een zorgorganisatie waar ICT toepassingen – niet alleen het EPD – periodiek geëvalueerd worden, zoals de webwinkels hun verkopen evalueren? En hoe zit dat bij jouw organisatie?

Ik denk dat ik veilig kan concluderen dat het implementeren van het EPD of een andere toepassing over het algemeen vrij veel aandacht krijgt, maar dat daarna gebruikersvragen en -verzoeken ad hoc beoordeeld en verwerkt worden (of niet). Van gestructureerd en periodiek nagaan hoe het de gebruikers met het EPD vergaat is geen sprake. Veel toegepast wordt de opvatting: ‘.. als er iets mis is, weten ze ons echt wel te vinden. En we horen niets..’

Meten is weten!
Maar hoe moet het dan anders? Stel dat je periodiek wil meten hoe het EPD met zijn gebruikers ervoor staat, wat meet je dan? Met welke doelstelling? En niet onbelangrijk, hoe pak je dat aan? Hieronder ga ik in op deze vragen.

Allereerst, de doelstelling:
Na de eerste instructie zijn gebruikers aan de slag gegaan. Het leren gebruiken van het systeem in de dagelijkse werkzaamheden is voor hen de eerste uitdaging. Veel van de informatie die in de instructie werd aangereikt beklijft niet. Logisch, want alles is nieuw en niet iedereen voelt zich comfortabel bij het digitaal gaan. In de eerste evaluaties zou het accent moeten liggen op het correct en efficiënt gebruiken van het EPD; m.a.w. het expertise niveau van de gebruikers moet omhoog. In latere evaluaties kan je gaan denken aan vernieuwingen, herschikken van content, verdere ontwikkelingen zoals klinische paden, beslissingsondersteuning, workflow ondersteuning etc.

Dan het wat. Wat wil je precies weten?
Simpel is om, aansluitend bij de doelstelling, te beginnen bij concrete zaken die je ook daadwerkelijk kan oplossen. Functies in het EPD die handig zijn om te gebruiken, zal niet elke gebruiker kennen. Vraag daar naar. Focus ook op de structuur van het EPD: die hebben lang niet alle gebruikers doorgrond, terwijl dat wel nodig is om snel te kunnen navigeren. Kortom, afhankelijk van het niveau van de gebruikers blijf je dicht bij de bediening en de details van de inhoud of ga je verder richting een hoger niveau van EPD-en.

En last but not least, het hoe:
Je kan verschillende methodes kiezen, waarvan de meest simpele is: vragen wat er goed gaat en vragen wat er niet goed gaat. Als je je eindgebruikers kent, weet je wie je deze vragen het beste kan stellen. Niet alleen de meest fervente gebruikers, maar ook diegenen die het lastig vinden. Een andere methode, waarin je vraag en antwoord stuurt, is een vragenlijstje rondsturen (digitaal uiteraard). Bedenk hierbij wel dat de respons vrij laag is (met 30 procent doe je het niet slecht!) en je kan niet doorvragen naar de achterliggende wens of gedachte. Of, ook niet gek, een combinatie van beide methoden.

Net als bij die webwinkels, vraag de gebruikers van uw EPD systeem periodiek en structureel naar ervaringen, meningen en verbetervoorstellen en het EPD gaat leven en groeien.

Grijp de kans om werk te maken van beter EPD-en! Immers, EPD gebruikers in uw organisatie hebben, i.t.t. klanten van webwinkels, niet de keuze om over te stappen…

Het geheim van het EPD als 3e partij in de spreekkamer

Vroeger had de dokter in de spreekkamer een bureau staan met een paar stoelen er omheen en op dat bureau lag de papieren status. Nu ligt er soms nog een papieren status, maar er staat altijd een computer. Ongemerkt heeft die computer een steeds dominanter plek ingenomen in de spreekkamer en het is nu – met het EPD – een derde partij in de spreekkamer. Een partij om rekening mee te houden en te benutten. Allereerst een filmpje (1 min) over EPD-en in de spreekkamer.

Is dit ook uw schrikbeeld bij het gebruik van het EPD?

Hoe kunt u uw EPD efficiënter gebruiken?

De ik-wil- wel-maar- hoe?-EPD-gebruiker: “Drie vinkjes zetten op het papieren formulier…verleden tijd, maar het ging zo snel en ik kon dat zo goed als blind doen…..ik hoefde er niet verder over na te denken. Nu hebben we het EPD. Typen, verschillende velden, muis, en we moeten steeds efficiënter werken. Hoe doe ik dat? “

Elk EPD zit weer net anders in elkaar en op elke afdeling zijn de werkprocessen weer net even anders ingericht. Zijn er dan wel tips te geven die het werken met het EPD efficiënter maken? Jawel. Naast het weten welke gegevens u waar vastlegt in het EPD en het weten waar die gegevens weer ontsloten worden, is het ook van belang in te gaan op de praktische omgang met het EPD. Wat kunt u vandaag al doen?

Een aantal tips: