Beïnvloedt je EPD ook jouw plezier in je werk?

Via internet heb ik een anoniem onderzoek gedaan onder artsen die een EPD gebruiken. Een tiental artsen deelde hun mening. Wat bleek? Dagelijks digitaal werken leidt niet tot hele grote problemen, gelukkig. Toch zijn er belangrijke nadelen genoemd, die een behoorlijke impact op het werk hebben.

Impact
De impact is groot. Het gaat namelijk om het plezier in het werk en veel tijd die verloren gaan door problemen met het EPD. Dit wordt direct gevolgd door een negatieve impact op de relatie met de patient en kwaliteit van zorg.

Hoe weet je wat je kan doen aan slimmer EPD-en? 7 vragen om dit te bepalen

epd vragenSlimmer EPD-en moet leiden tot EPD winst. EPD winst is voor mij synoniem aan EPD succes. Succes van een EPD bouwt op 3 pijlers: 1) het systeem, 2) de gebruiker en 3) de organisatie. Zo zijn deze vragen ook opgebouwd. En, de antwoorden op deze 7 vragen kan je ook gebruiken als basis voor een EPD strategie, van jezelf maar ook van je vakgroep of praktijk. Denk er goed over na en bespreek het vooral ook tijdens gezamenlijk overleg. En beschouw het als een leidraad om in gesprek te komen en vooral te blijven. Zet het periodiek op de agenda, zodat je samen scherp blijft. En als je deze onderwerpen in lijn brengt met het beleid binnen je vakgroep, maatschap of praktijk, is het gemakkelijker om te kiezen en vol te houden.

Hier komen de vragen:

  1. Wat wil je in elk dossier vastleggen? Kies een x aantal items die altijd vastgelegd moet worden voor jullie praktijk of specialisme. Begin met een beperkt aantal, 3 bijvoorbeeld.
  2. Waar verwacht je de belangrijke items te kunnen vinden? Bepaal dus ook waar je de bij 1. gekozen items in je dossier vastlegt.
  3. Wat weet je van het EPD? Wat weten we samen van het EPD? Vaak werk je dagelijks met dezelfde manier met je EPD, maar dat wil niet zeggen dat je geen dingen meer kan leren. Ga actief op zoek, noteer vragen die het gebruiken van je EPD bij je oproepen.
  4. Samen met collega’s: Hoe organiseren we uitwisseling van tips en tricks?
  5. Welke work-arounds houd je in stand? Denk hierbij aan plakkers op bureaus, brieven die op stapeltjes blijven komen, prints uit het EPD die verspreid worden, ToDo lijstjes met te bellen patiënten, enz.
  6. Welke 2 problemen zijn structureel en hebben te maken met EPD-en? Vaak wordt gemopperd over problemen, zonder dat er iets gedaan wordt. Bepaal van belangrijke irritaties of problemen of je hoe je deze problemen kan oplossen, structureel of tijdelijk.
  7. Welke voordelen zie je van het EPD gebruik? Bedenk nog eens goed hoe het was, voordat je een EPD had, wat heb je inmiddels bereikt?

Dit waren ze, de 7 vragen om te achterhalen waar je staat op de slimmer EPD-en ladder. Vanuit deze vragen kan je bepalen welke stappen je gaat nemen. Het leuke is dat je dit steeds kan herhalen, bijvoorbeeld 2 of 4 keer per jaar, zodat je steeds een stapje verder zet op het pad van Slimmer EPD-en.

Kom je er niet uit, neem contact op en we bespreken samen hoe je het beste verder kan. Ik ben heel benieuwd naar je bevindingen, deel ze hieronder of stuur een mail. Veel succes!

Hoe zorgen voor meerwaarde met het EPD?

 Doelgericht werken! 

10418246_s

 

Tijdens mijn zoektocht op internet naar gegevens, meningen en ervaringen van artsen met EPD systemen in hun dagelijks werk, stuitte ik op een artikel in Medisch Contact, Zorg niet beter met EPD.


Nieuwsgierig naar de details, vond ik na even zoeken het bijbehorende artikel: ‘Electronic health records and Clinical decision support systems‘ met als ondertitel: Impact on national ambulatory care quality. Een Amerikaans onderzoek naar 20 kwaliteitsparameters. In het onderzoek werden de registraties van 255000 poli bezoeken onder de loep genomen in de periode 2005-2007.

In ongeveer 30% van deze bezoeken werd een EHR gebruikt en daarvan beschikte 57% over CDS (clinical decision support).

De conclusie van de onderzoekers was dat het voor de kwaliteit van de zorg niet veel uitmaakte of er een EHR – al dan niet met CDS – gebruikt werd of niet. Daarbij is het van belang te weten dat zij zich concentreerden op 20 kwaliteitsparameters (voor de lijst verwijs ik naar het artikel zelf – tabel 2).


Wat heeft u daar nu aan?

De vraag is natuurlijk wat u hiermee kan. Als het toch niet uitmaakt voor de kwaliteit van zorg, waarom dan een EPD implementeren? Je zou je kunnen afvragen waarom we ons alle investeringen en inspanningen getroosten om EPD systemen te implementeren: geld en tijd investeren en vragen van zorgverleners, oplossingen vinden voor procesflows die absoluut niet door de techniek ondersteund worden, hardware matchen met de behoefte. Plus daarna de beheersfase: hoe doorontwikkelen naar volgende niveau’s van EPD systeem en – gebruik. Beter niet doen?

Wel doen! Maar slim! 
Primair – vind ik – zou elke vakgroep of manager zich af moeten vragen Wat willen wij als organisatie of vakgroep bereiken met (de invoering van) het EPD systeem? Het antwoord op die vraag maakt het namelijk veel gemakkelijker om prioriteiten te bepalen en richting te geven aan de (door)ontwikkeling van het EPD.

3 EPD-vraagstukken
Elke vakgroep, waar gewerkt wordt met een EPD, worstelt met de volgende 3 vraagstukken:

  1. hoe zorgen we dat alle gebruikers goed omgaan met het EPD? 2 tot 3 uur training is niet genoeg om alle basisfunctionaliteit goed te leren kennen, dus de eerste periode is een leerperiode waarin afspraken gemaakt moeten worden over:
  • welke gegevens waar en wanneer vastgelegd worden en
  • welke functionaliteit hebben we eigenlijk tot onze beschikking
  1. hoe zorgen we dat het EPD en het zorgproces goed op elkaar aansluiten? Deze vraag is zowel direct bij de start, maar zeker ook na verloop van tijd heel relevant. Aandacht blijven schenken aan hoe de procesflow en het EPD steeds dichter naar elkaar toe kunnen groeien is van wezenlijk belang om uiteindelijk een hoger EPD rendement te halen
  2. hoe zorg ik, als arts, dat het EPD het patiëntencontact niet verstoort? Tijdens consulten gegevens vastleggen en opzoeken kan verstorend werken, maar dat is niet nodig!

Omgaan met deze vraagstukken is gemakkelijker als de doelstelling van het EPD helder is. Ik zal met een voorbeeld laten zien wat ik bedoel.

Voorbeeld

Een vakgroep heeft de volgende doelstelling geformuleerd bij de start van het EPD: verwijzers moeten sneller geïnformeerd worden, en wel binnen 24uur na het contact met de patiënt. Hoe maakt u dat concreet?

  1. Artsen moeten goed omgaan met het EPD en de functionaliteit om brieven te maken heel goed beheersen. Daarvoor wordt zo nodig extra uitleg door collega’s gegeven. Daarnaast worden binnen de vakgroep afspraken gemaakt over hoe een brief wordt samengesteld en welke EPD velden opgenomen worden.
  2. De flow van accorderen en corrigeren van correspondentie moet optimaal ingericht zijn. Dit vereist goede kennis van deze flow, administratief medewerkers die brieven kunnen ontvangen en dagelijks afhandelen van brieven van de werklijst.
  3. De registratie en communicatie tijdens consulten moet optimaal zijn, zodat niet achteraf nog administratie nodig is.

Hoe kunnen deze eisen en wensen gerealiseerd worden?

  • concreet afspraken maken over verantwoordelijkheden
  • zorgen dat gebruikers over de vereiste EPD kennis beschikken. Waar nodig kennis en vaardigheden bijspijkeren en/of how-to kaartjes als geheugensteuntjes uitdelen
  • het proces zo inrichten dat het maken, controleren, corrigeren, accorderen en verzenden van correspondentie vanzelf loopt. Dit geldt voor de stappen in het EPD en voor de onderlinge afspraken
  • met een overzicht over de status van de brieven kan continu bekeken worden of de afspraken nagekomen worden, zodat ook snel bijgestuurd kan worden als het misgaat
  • de inrichting van de spreekkamers moet zodanig zijn dat de arts tijdens het consult en met de patiënt kan praten en de patiënt kan laten meekijken als dat zinvol is.
  • daarnaast moeten de tools voorhanden zijn om snel gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld een tekenpad of spraakherkenning, of een draadloos toetsenbord met draadloze muis.

Stappen zetten om het EPD en het zorgproces optimaal met elkaar te laten matchen helpt u om slimmer te werken. En slimmer werken maakt dat u meer tijd en aandacht heeft voor uw patiënten.

Het EPD invoeren voor DUMMIES

Uit “het EPD invoeren voor DUMMIES”:

  • Het EPD project is een verandertraject, geen ICT project
  • Betrek je gebruikers in een vroeg stadium
  • Zorg dat ze goed getraind en opgeleid worden
  • Wijk niet te veel af van de bestaande zorgprocessen, zodat de overgang niet te groot wordt

In aanloop naar het gratis seminar heb ik eens op een rijtje gezet wat er misging bij allerlei implementaties die ik deed in het verleden. Mijn conclusie is dat het in alle fases in het EPD project regelmatig misging:

  • helemaal bij het begin, soms nog voordat er een EPD in beeld kwam bij gebruikers
  • tijdens de bouw en inrichting
  • rondom de daadwerkelijke start
  • in de nazorgperiode

En toch deed ik wat geadviseerd werd in de literatuur, ik luisterde naar wat ervaren adviseurs vertelden en gebruikte mijn eigen gezond verstand.

Wat ging er dan zoal mis?

Hieronder geef ik je alvast 3 voorbeelden, in het online seminar ga ik hier nog verder op in.

  1. IT project of niet?

Helemaal in het begin, bij de eerste gesprekken, is het altijd aftasten wat de doelstelling is van het project. EPD projecten hebben lang niet altijd heldere doelstellingen, de specialismen of vakgroepen hebben dat vaak ook niet. Wat wel duidelijk gesteld wordt: is ‘het moet geen IT project zijn‘. Toch was dit in de meeste gevallen de praktijk. En wat deed ik? Toch maar doorgaan op de ingeslagen weg, heel vaak met te weinig draagvlak bij toekomstige eindgebruikers.

  1. Wanneer is het een goed EPD?

Tijdens bouw/configuratie ligt de nadruk op datgene wat tastbaar is: het papieren dossier en bestaande formulieren. De transformatie van papier naar digitaal, garandeert echter allerminst dat eindgebruikers goed kunnen werken met het EPD. Daar is veel meer voor nodig. Vandaar dat we vaak proces- en informatie-analyses deden. In de praktijk zijn die analyses uitermate nuttig voor de IT-ers, maar bleken gebruikers de vertaalslag van een dergelijke analyse naar de EPD situatie heel lastig te kunnen maken. Het gevolg was dus toch weer veel nadruk op de tastbare inhoud, veelal los van de context.En wat deed ik? Onder invloed van tijdsdruk en anderen die dat geen probleem vonden, toch maar doorgezet.

  1. Wanneer is de startende EPD gebruiker goed voorbereid?

Training en opleiding, vaste prik in een EPD traject. En volkomen terecht, laat ik dat voorop stellen. Tegenwoordig hoor ik uit projecten regelmatig dat opleiding volgen randvoorwaardelijk is voor het verkrijgen van een inlogcode. Dat is op zich een aardig idee. Wat ik meemaakte is dat met name dokters, niet de tijd namen om de training goed te volgen. De trainingen ondersteunde ik met uitleg en oefenmateriaal. Die gebruikers die deze trainingen serieus volgden hadden ook daadwerkelijk een betere start dan zij die dat niet deden. Maar toch bleek één of twee keer een trainingssessie volgen niet voldoende om in de praktijk direct en vlot aan de slag te kunnen. En wat deed ik? Hopen dat het goed zou komen en zo veel mogelijk dichtbij gebruikers zijn in de eerste tijd na de EPD start.

Niet alleen tijdens de EPD implementatie spelen deze zaken. Ook daarna blijven deze onderwerpen actueel.

Visie
Het EPD invoeren voor DUMMIES, was toch niet toereikend gebleken. In de loop der jaren heb ik een visie ontwikkeld, hieronder vertaald in een aantal vragen:

  • Is het erg als ICT de startende partij is van een EPD project?
  • Zou de focus van het EPD verlegd moeten worden van de content, die toch aan verandering onderhevig blijft, naar (proces)verandering? De content volgt dan in een veel later stadium pas en het vraagt een heel andere benadering van het EPD als tool.
  • Geldt een leven lang leren niet ook voor het EPD? Alles in 1 keer willen of moeten kunnen, is niet realistisch.

Mening?

In een volgend bericht geef ik mijn antwoord op deze vragen. Nu ben ik vooral benieuwd naar jullie antwoorden. Wil je me dat laten weten op mijn blog?


PS Heb je al ingeschreven voor het gratis online seminar ‘3 fatale valkuilen waardoor je de acceptatie van EPD oplossingen vermindert’ ? Het is helemaal GRATIS, je hoeft er niet voor te reizen, dus wat heb je te verliezen? Heb je een PC met internetverbinding? Dan kan je meedoen!
Schrijf je in via onderstaande link:

=> 3 fatale valkuilen waardoor je de acceptatie van EPD oplossingen vermindert

3 Tips om als EPD gebruiker nog effectiever om te gaan met het EPD

Veel patronen in de klinische praktijk blijven hetzelfde na de introductie van het EPD. Tijdens de implementatie wordt (uiteraard) wel gekeken naar werkwijzen die gaan of moeten veranderen. Vanuit de optiek ‘efficiënt werken na invoering is er vrijwel altijd een directe relatie met de vragenlijsten en of formulieren. Logisch, een mens kan nu eenmaal niet alles ineens behappen.

Maar mocht u als EPD gebruiker vinden dat de status quo die bereikt is, wel weer wat opgeschud mag worden. Bekijk dan eens de volgende 3 praktische tips:

Tip 1: Breng het papiergebruik verder terug
Wanneer gebruikt u in het proces nog papier? Soms is dat -zeker in de beginperiode- heel valide, omdat het nu eenmaal lastig is om alles digitaal te doen. Zijn er nog papieren aanvragen in omloop of briefjes die gedeeld worden met secretaresses, poli-assistentes of collega’s of kladjes voor brieven of.. vult u zelf maar in.

Stiekem blijven veel papieren in omloop, omdat het gemakkelijker is of lijkt in het begin. Maar na verloop van tijd kunnen die vaak echt wel teruggebracht worden of aangepast wellicht.

Tip 2: Kijk eens in de spreekkamer: hoe is de opstelling van dokter en patient en PC en bureau
Niet altijd krijgt de opstelling in de spreekkamer voldoende aandacht bij de invoering van een EPD. Bekijk die eens kritisch, nu u weer wat verder bent. Verdwijnt u, dokter, (vanuit patiënt-perspectief) achter het beeldscherm? Zit de dokter helemaal schuin achter het toetsenbord om toch maar patiënt, data en toetsenbord te kunnen zien?

Niets van dat alles? Mooi, maar mocht dat niet zo zijn. Vraag eens wat er mogelijk is met kantelbare schermen, verzonken schermen of een extra scherm, misschien draadloos toetsenbord en muis. In veel gevallen, kunt u met een paar beperkte aanpassingen prettiger en dus effectiever werken.

Tip 3: Brieven maken kan nog efficiënter
De brief is nog steeds een belangrijk middel om gegevens te delen met collega’s. Er zijn grote verschillen in eisen die gesteld worden aan de brief; het varieert van een opsomming van de belangrijke feiten tot een uitgebreid epistel met van alles daar tussen. De meeste EPD systemen maken het genereren van brieven mogelijk.

Nu hangt het uiteraard sterk af van de content die in het EPD werd vastgelegd hoe leesbaar de gegenereerde brief is. Dit betekent dat u, met enige ervaring in het EPD gebruik, ook zou kunnen kiezen om tijdens het registreren van gegevens de brief al in het achterhoofd te hebben.

Een alternatief dat ik in mijn projecten met succes heb aangeboden, is een samenvatting in het EPD die dagelijks of zo nodig bijgewerkt wordt en integraal een verslag voor de brief is. Die samenvatting wordt dan aangevuld met eventuele uitslagen en andere relevante zaken.

De secretaresse kan dan een nette brief genereren, die relatief weinig correctie behoeft. Immers, het genereren van de brief is toch een snellere manier om brieven te maken en verwerken dan dicteren, uittypen, corrigeren en weer accorderen na aanpassingen…

Hoe wint u tijd met het EPD?

Tijd Opzij, opzij, opzij, maak plaats, maak plaats, maak plaats, we hebben ongelofelijke haast……

“Ik ben meer tijd kwijt aan administratie dan aan de patiënt. Ik moet zelf brieven maken, allerlei administratieve handelingen doen, zoals bijvoorbeeld DBC’s vastleggen, e-mails zelf versturen in plaats van brieven dicteren. En dus ik houd minder tijd over voor de patiënt zelf.” Herkenbaar, dokter?

Het Elektronische Patiënten Dossier (EPD) kan u daarbij helpen:

EPD biedt kansen

…maar je moet ze wel willen vinden.

‘Welke kansen biedt het EPD jullie?’ Hebt u die vraag ooit gesteld aan een maatschap of arts bij aanvang van het EPD project? Er gaat namelijk een heleboel veranderen, de kaarten worden als het ware opnieuw geschud en dat biedt nieuwe kansen.

Niet geheel tot mijn verbazing is de reactie niet een heel enthousiast betoog over alle mooie dingen die gaan komen. Nee, aanleveren voor prestatie-indicatoren of andere kwaliteitsdatasets is een mooie kans. Uiteraard is dat mooi, want dan scoor je bij Elsevier, maar dat is één keer per jaar.

Het dagelijks werk, de dagelijkse zorg voor patiënten, daar zou toch ook een kans moeten liggen! De kansen zijn er, wij kunnen ze helpen vinden. Allereerst, vaak afgedaan als logisch, is leesbaarheid. Een zegen voor apotheker en poli-assistente en collega’s die de patiënt zien in afwezigheid van de eigen dokter.